Новый кассовый чек по Закону No 54-ФЗ: справочник по всем тонкостям

Новый кассовый чек по Закону No 54-ФЗ: справочник по всем тонкостям

Новый кассовый чек по закону № 54-ФЗ: путеводитель по всем реквизитам

Онлайн-кассы выдают чеки нового поколения. Акт о кассовых аппаратах вводит новые требования к данным, содержащимся в кассовом чеке. Мы подробно с ними разберемся и объясним, откуда берется необходимая информация.

Согласно Закону от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ о кассовых аппаратах, кассовый чек должен содержать более 20 наименований. Например, наименования проданных товаров, ставка НДС, ФИО кассира. Все требования к квитанции указаны в статье 4.7 Закона № 54-ФЗ. Единственное исключение – индивидуальные предприятия, работающие на особых условиях, которые не торгуют алкоголем или табаком. До 1 февраля 2022 года нельзя печатать наименования товаров на квитанции (п.17 статьи 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ).

А как насчет интернет-магазинов? Индивидуальный предприниматель, управляющий интернет-магазином, использует упрощенную систему налогообложения (6%). Следует ли использовать онлайн-кассу и когда? Если да, то как следует напечатать количество и наименование товара на квитанции, ведь каждая квитанция будет иметь огромную длину, если это произойдет? Если предыдущая редакция Закона № 54-ФЗ не обязывала этого предпринимателя использовать кассовые аппараты, то он имеет право продолжить работу без кассовых аппаратов до 1 июля 2018 года. Если использование CRC уже было обязательным, то с 1 июля 2017 года следует перейти на онлайн-кассы (либо обновить старую кассу с ECLZ, либо купить новую с фискальным диском). Такое требование изложено в ст. 7 сек. 9 Закона № 290-ФЗ, внесшего изменения в Закон № 54-ФЗ. Не указывать наименование и количество товаров в квитанции, все индивидуальные предприниматели в упрощенном порядке имеют право до 1 февраля 2022 года (п. 17 ст. 7 Закона № 290-ФЗ).

Откуда появляются реквизиты

Рисунок 1. Источники информации о денежном ваучере.

Часть данных, предоставляемых программным обеспечением кассового аппарата (отмечены синим цветом на рисунке 1), а именно:

вид чека (доход или расход); номер счета; количество товара; стоимость нескольких единиц одного и того же товара; сумма налога; общая сумма покупки; форма оплаты (наличная или безналичная форма, сумма полученная от покупателя, сумма сдачи); Сумма НДС; адрес электронной почты покупателя и отправителя дата и время покупки; рекламный текст.

Некоторые данные в квитанции поступают непосредственно из системы регистрации товаров (на рисунке отмечены желтым цветом):

Наименование товара; Цена за единицу; Ставка НДС; имя и фамилия кассира.

Другая часть реквизита отправляется на квитанцию ​​самой онлайн-кассой (на картинке зеленая):

серийный номер кассового аппарата; налоговая система; номер смены; реквизиты компании продавца; адрес места проверки документа, удостоверяющего личность налогоплательщика (ФИД); Регистрационный номер KCP (регистрационный номер машины, RNM); серийный номер фискальной копии запоминающего устройства; порядковый номер фискального документа; фискальная подпись на документе; QR код.

Как отражать ставку НДС, если компания применяет упрощенную систему налогообложения и не является плательщиком НДС? Должен ли он быть указан как 0% для каждой позиции или в стоимости выставления счета в целом? Организации и индивидуальные предприниматели, использующие упрощенную систему налогообложения, не являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Они не предоставляют НДС при печати денежных купюр: ни отдельно по каждой позиции (п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ), ни по чеку в целом (примечание № 6 к таблице 19 приложения к приказ ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20 / 229).

Необязательные реквизиты

Рис. 2. Контакты покупателя и продавца

Если заказчику не требуется электронный дубликат, бумажная квитанция будет напечатана без строк «Адрес покупателя» и «Адрес отправителя».

Еще одно необязательное требование – «порядковый номер кассы». Его не следует путать с регистрационным номером кассового аппарата, который присваивается налоговой инспекцией при регистрации кассы. Производитель дает кассовому аппарату серийный номер, и программное обеспечение кассового аппарата автоматически добавляет этот номер в чек. Эта информация может дублироваться в различных пунктах квитанции, но это не обязательно.

Рисунок 3. Серийный номер кассового аппарата.

Фото 4. Регистрационный номер кассового аппарата.

Обычно чек имеет пометку «Добро пожаловать!» В начале и «Спасибо за покупку!» В конце. Эти надписи называются клише (вверху) и рекламными текстами (внизу) (рис. 5). Без этих строк квитанция считается законной, но создать их при настройке кассового ПО несложно – никогда не помешает обратить внимание на своего покупателя.

Фото 5. Рекламные фильмы и тексты.

Матричный код

В перечне требований к кассиру квитанция с QR-кодом не упоминается, но указана в ст. 4 Закона № 54-ФЗ «Требования к кассовым аппаратам». В частности, в нем говорится, что кассовые аппараты должны «обеспечивать возможность печати QR-кода на кассовом чеке размером не менее 20 х 20 мм». Получается, что QR-код не обязателен, но кассовый аппарат должен его распечатать (рис. 6).

Рисунок 6 – Матричный код (QR) для проверки чека покупателем с помощью мобильного приложения ФНС

Закодированный QR-код содержит следующую информацию

дата и время покупки; порядковый номер фискального документа; атрибут платежа (кредит или дебет, возврат) сумма расчета; серийный номер фискального накопителя; документ налоговый штамп.

Печать QR-кода может быть настроена там же, где и общая форма квитанции – в драйвере, прикладной программе или кассе, в зависимости от производителя вашей онлайн-кассы.

Санкции за нарушения

Должностные лица и частные предприниматели заплатят штраф в размере 2 000 рублей за не распечатку квитанции, а юридические лица могут быть оштрафованы на 10 000 рублей. Однако оба виновных могут получить предупреждение. Отметим, что срок административной ответственности за нарушение закона увеличен с двух месяцев до одного года.

Создание «правильного» чека – довольно сложный процесс, в котором все источники реквизита должны правильно работать вместе. Поэтому при выборе оборудования кассы стоит ориентироваться на комплексные решения, которые могут обеспечить комплектность товаров бухгалтерской системы, онлайн-кассы и программного обеспечения.

Номенклатура чека изменится с 2022 года

Грядут изменения в использовании кассовых аппаратов – с 2022 года наименование товара на квитанции станет обязательным для всех видов деятельности. Это серьезная и актуальная проблема для предпринимателей. Многие считают это требование ненужным и бесполезным, некоторые его просто боятся.

Фактически в требованиях 54-ФЗ изначально было прописано, что обязательным требованием для перекоса кассового чека было наименование товара. Следовательно, это положение не ново.

Обязательное наименование товара в кассовом чеке с 1 февраля 2022 года

В настоящее время в наименовании товара на квитанции необходимо указывать ИП и ООО по СИЗ, а также продавцов акцизных товаров и товаров с маркировкой. Для индивидуальных предпринимателей на специальных налоговых режимах действует освобождение от обязательного наименования товаров в онлайн-кассовом чеке, что отражено в п. 17 ст. 7 № 290-ФЗ от 07.03.2016.

С 1 февраля 2022 г. это исключение перестанет действовать, и квитанции без товарного наименования уйдут в прошлое.

Требования к номенклатуре в кассовом чеке

Современные кассовые аппараты уже давно умеют распечатывать все реквизиты кассового чека. От предпринимателей потребуется только вести номенклатурный учет, то есть вводить номенклатуру, которая будет напечатана на кассовом аппарате.

Раньше можно было выписать чек с анонимной позицией «товар» или «товары» и ввести общую сумму покупки, но теперь чек необходимо переписать:

цена за единицу товара, включая скидки, надбавки и НДС,

общая сумма для этого элемента.

К номенклатуре предъявляются следующие требования:

Название товара должно быть максимально понятным для покупателя, хотя четких требований нет. Лучше написать название производителя. В ближайшее время налоговые органы намерены создать единый каталог товаров, в котором каждая позиция будет иметь свой номенклатурный код.

Длина названия продукта ограничена – она ​​должна быть не более 128 символов без пробелов. Поэтому в некоторых случаях вам нужно будет сократить и, желательно, хорошо продумать, поскольку название продукта или услуги передается в федеральную налоговую службу.

Если на момент оплаты наименование товара неизвестно, в кассовом чеке следует указать способ оплаты как «предоплата». Когда товары и их количество известны, выдается вторая квитанция с использованием метода расчета «полный расчет». Все эти функции доступны практически во всех кассовых программах.

Что еще обязательно указывать в реквизитах кассового чека:

ИНН и наименование организации (продавца);

подпись, сумма и форма оплаты;

номер фискального накопителя;

фискальный код документа;

код маркировки (для товаров с обязательной маркировкой);

регистрационный номер онлайн-кассы и др.

К некоторым видам деятельности также предъявляются дополнительные требования. Например, признак расхода и возврат расхода должны указываться на квитанции организациями, которые принимают товар и выдают за него деньги (ломбарды, дворы металлолома).

Для продажи товаров с этикеткой отразите атрибут знака в виде буквы M, для продажи табака код знака – тег 1162. Для тех, кто работает по агентскому контракту, квитанция должна включать знак агента.

Покупатель может вернуть товар по разным причинам. Затем следует зачеркнуть квитанцию ​​со словами «Вернуть подтверждение получения».

По желанию покупателя квитанция может быть доставлена ​​ему в электронном виде.

Если в ваучере не указано название товара, этот документ будет недействителен в новых условиях. Если использование онлайн-кассы невозможно, фискальный чек заменяется бланком строгой бухгалтерской формы (CAF) или фискальным чеком. В этих фискальных документах также указывается наименование товара.

Штраф за отсутствие номенклатуры в чеке с 2022 года

В настоящее время санкциями за нарушения в использовании кассовых аппаратов являются напоминания и мелкие штрафы, указанные в ст. 14.5 КоАП РФ. Недостаточно предупреждения за отсутствие номенклатуры в квитанции от 1 февраля 2022 года – такого уведомления не будет. В первую очередь увеличатся размеры штрафов.

Для каждого обнаруженного случая потребуются следующие суммы:

официальный – до 3000 рубли,

Для должностного лица – до 3000 руб., Для организации – до 10 000 руб.

Также есть закон, который вступит в силу 1 января 2022 года. Согласно ему, 54-ФЗ перестанет существовать как таковая, а все требования 54-ФЗ и ст. 14.5 КоАП РФ будет перенесен в Налоговый кодекс.

Затем будут применяться новые штрафы за ненадлежащее использование кассовых аппаратов, в том числе блокировка веб-сайта, банковских счетов, счетов с автоматическим выставлением счетов и т. д.

Кроме того, налоговые органы смогут проводить операционные проверки и отслеживать нарушения на срок до 3 лет, то есть, если 5 февраля 2022 года у вас будет нененклатурный аудит, вы можете выявить его в феврале 2024 года и попросить объяснений.

Обязательное наименование товара в чеке. Что делать? С чего начать?

Нравится нам это или нет, но есть закон, и его нужно исполнять. Пока неизвестно как.

Бытует мнение, что номенклатура товаров требует наличия программы учета товаров (CU). На самом деле это не так. По закону вам не нужно пользоваться услугой ЗДЕСЬ. Вам нужно только держать в кассе каталог товаров. Эти кассовые решения особенно важны для малого бизнеса. Ведь по старинке некоторые предприниматели до сих пор ведут записи в блокнотах и ​​таблицах Excel, несмотря на то, что услуги по автоматическому подсчету балансов давно перестали быть роскошью и вполне доступны.

Но об этом поговорим позже. Для начала разберемся, как создать базу товаров на кассе, если ее никогда не было.

Как создать базу товаров в кассе

Итак, для ведения товарной базы на кассе существуют следующие варианты ввода номенклатуры:

Загрузите из файла Excel или CSV через личную учетную запись.

Вы создаете таблицу с товарами в файле по определенному шаблону, переходите в личную кассу через свой компьютер и загружаете этот файл в соответствии с инструкциями. Наверное, есть инструкция, как это сделать в справочной службе вашей кассы.

Ручной ввод каждого товара в онлайн-кассу, по частям.

Откройте каталог (или карточку) товаров на кассе. Создайте карточку для каждого товара и заполните все поля вручную. Этот способ, конечно, не такой быстрый, как первый. Но этого достаточно, если вам нужно добавить буквально несколько записей в каталог.

В МТС Касса, кстати, есть собственный глобальный каталог продукции (GGT). Так что здесь даже пополнение каталога по частям происходит очень быстро. Достаточно отсканировать штрих-код новинки, касса «заберет» его с GST и заполнит все поля за вас. Кассиру останется только ввести ставку НДС, количество товаров и их цену.

Загрузка из системы учета товаров.

Этот метод для тех, кто решил сразу взять быка за рога и скорректировать учет товаров вместе с номенклатурой. Метод очень похож на первый, только товар можно вводить не в личном кабинете, а непосредственно в службе учета товаров. Программу для учета товаров необходимо выбрать заранее и у специалиста, который подключит ее к кассовому аппарату. Товары из ЗДЕСЬ в кассу передаются автоматически.

Что касается МТС Касса, то услугу учета товаров отдельно подключать не нужно. Он уже встроен и находится в вашем личном шкафчике. Поэтому, если вы решили перейти к отстаиванию остатков чуть позже, он уже в вашем распоряжении.

Погрузка товаров из электронных накладных.

Это стоит прочитать, если вы продаете товары с этикетками или алкоголь. Современные кассовые услуги интегрированы с ЭОД и ЕГАИС. При приеме электронных счетов-фактур сайт распознает новый товар, автоматически создает для него карту и добавляет ее на баланс.

Какие методы создания товарной базы поддерживает ваш кассовый аппарат, зависит от его кассовой программы.

Как и кто должен заносить наименование товара в чек?

Товарная база в кассовом аппарате уже создана, давайте разберемся, как вписать название в товарный чек.

При регистрации онлайн-кассы в кассу вводятся практически все необходимые реквизиты кассового чека, поэтому вам нужно будет ввести только несколько реквизитов: наименование товара, количество, цену. Указывает номенклатуру в квитанции кассира при создании этого финансового документа.

Есть несколько способов занесения товаров в чек:

Сканирование штрих-кода.
Для этого вам понадобится сканер. Товары в базе данных должны быть указаны с использованием штрих-кода.

Поиск по наименованию товара.
Это возможно при наличии умного поиска на кассе. Просто введите несколько первых букв, и кассовый аппарат сам найдет нужное имя.

Применение специальной панели для выбранных товаров на экране онлайн-кассы.
Здесь представлены самые популярные продукты, такие как хлеб, молоко и, наконец, водка. Просто нажмите на соответствующий предмет, и кассовый аппарат внесет его в чек.

Голосовой поиск.
Работает только при использовании приложения для оформления заказа на мобильных устройствах.

После ввода названия товара на чеке кассиру нужно только ввести количество и цену. Сумма квитанции рассчитывается сама собой после создания фискального документа.

Перечисленные способы занесения наименований товаров на чек доступны не на всех кассах – все зависит от типа кассы и кассовых программ.

Что делать, если в моей кассе все сложно

Да, это может быть так, если у вас есть автономный кассовый аппарат или фискальный регистратор с очень простой программой для кассового аппарата.

В автономном кассовом аппарате, например, для создания товарной базы вам, вероятно, понадобится специалист и подключение к компьютеру, а выбор невелик. Чтобы присвоить чеку имя, сначала нужно присвоить каждому продукту на карте уникальный номер. И в контрольном формировании набрать его на клавиатуре. Другой вариант – сканировать штрих-коды, но они, как вы понимаете, есть не на всех товарах.

Запоминание кодов для всех товаров невозможно, поэтому работать без сканера на независимой кассе с количеством товаров более 30 нереально. Но здесь не все гладко, ведь память в отдельно стоящих кассах очень ограничена, поэтому не все предметы могут поместиться в базу.

В фискальном регистраторе создать базу данных часто проще, но есть только два способа ввести название чека: сканирование и умный поиск.

В смарт-терминалах, как правило, есть все эти методы, кроме нескольких нюансов. О них мы поговорим дальше, а пока вернемся к вопросу: а что делать, когда дела с кассовым аппаратом усложняются?

Возможны два варианта: либо заменить кассовый аппарат на новый, например, на смарт-терминал, либо обновить существующий. Новый кассовый аппарат стоит недешево. Вам придется покупать новый кассовый аппарат и регистрировать его полностью с нуля. По желанию можно арендовать кассовый аппарат.

Если у вас есть автономные кассовые аппараты, такие как Меркурий или Атол, вы можете подключить их к кассовому сервису МТС. В этом случае кассовый аппарат можно заменить и перерегистрировать. Подключаем к ПК или ноутбуку с ПО кассы МТС. Благодаря этому вы можете работать с любой номенклатурой и даже с маркированными товарами, а также при желании можете вести реестр товаров.

В кассовом аппарате с фискальным диском все намного проще. Там вы можете просто выбрать другую, более умную кассовую программу. Кстати, МТС предлагает кассовые программы для ПК, ноутбуков и планшетов под любую операционную систему: Windows или Android.

Дополнительные советы по выбору касс для работы с номенклатурой

Если вы внимательно прочитали предыдущие главы, то, скорее всего, вы догадались, с какой кассой лучше всего связать свою судьбу. Здесь мы поговорим не только о смарт-терминалах, но и о нюансах, которыми они отличаются друг от друга с точки зрения работы с номенклатурой.

Внесение номенклатуры как на кассе, так и в личном кабинете. К сожалению, в некоторых кассах вы встретите либо первый, либо второй вариант. На самом деле удобно, когда они оба. Ведь иногда кассиру так неудобно прекращать торговлю и приходиться вводить новые позиции, которые будет вводить другой сотрудник, например, менеджер по товарам. Ведь к кассе можно подойти с любого устройства. Даже с телефоном.

Обратите внимание на возможность редактировать карточки товаров при оформлении заказа, а не только в личном кабинете. Затем кассир может внести небольшую корректировку. Это намного быстрее.
Опять же, эта опция доступна только в определенных кассах, в том числе кассах с кассами МТС.

Наличие на кассе дополнительного каталога товаров будет большим плюсом. Если при сканировании штрих-кода кассовый аппарат не обнаружил товар в каталоге (забыл ввести позицию), он «извлечет» его из своего каталога и создаст карточку для нового товара.
Касса МТС работает на основе собственного глобального каталога продуктов (GGD).

В современных смарт-терминалах, но не во всех, есть специальная панель с любимыми товарами. Если она есть – это дополнительный плюс для удобного поиска. Штрих-коды есть не на всех товарах на рынке. А благодаря этой панели вы можете быстро разместить такой товар в чеке.
Особенность кассовых аппаратов МТС в том, что на таком табло здесь есть фото, поэтому скорость поиска товара гарантирована на космическом уровне.

Даже если вам сейчас не нужна платная услуга учета товаров, онлайн-касса с ней лучше, чем без нее. Это подготовка к будущему – если ваш бизнес вдруг вырастет, вы сможете подключить услугу ЗДЕСЬ. Поверьте, у него много преимуществ и очень доступная цена.
Система регистрации товаров уже встроена в кассу МТС и может быть подключена в любой момент.

Когда элементы каталога создаются с нуля, удобнее переносить их из таблиц Excel сразу, а не по отдельности. Элементы из таблиц Excel можно загружать только через Личный кабинет, поэтому должна быть возможность работать с файлами Excel.

Если вы продаете товары с обязательной маркировкой, обратите внимание на интеграцию кассы с EDI.

Для работы со складскими товарами удобнее всего будут смарт-терминалы и кассы (при наличии хорошей кассовой программы). Они могут легко ввести необходимые данные самостоятельно. С автономными кассовыми аппаратами дело обстоит сложнее – зачастую введение номенклатуры не обходится без приглашения специалиста и приостановки продажи. А это потеря дохода и дополнительные расходы на обслуживание.

Почему предприниматели выбирают кассы МТС?

«МТС Кэш» – это готовое решение для любой компании, отвечающее требованиям 54-ФЗ. О преимуществах смарт-терминалов МТС мы уже много раз упоминали в этой статье. Остается сказать немногое:

Автономный режим работы – кассовый аппарат выдаст квитанцию ​​даже без интернета, а при наличии связи отправит данные в ОФД сам;

Автоматическое и бесплатное обновление по 54-ФЗ;

Поддержка быстрых платежей, т. е. вы сможете принимать безналичные платежи без подключения терминала авторизации и платить комиссию всего 0,4-0,7%;

Функциональных возможностей гораздо больше, чем требуется по закону. Доступен даже в базовом тарифе;

Множество различных функций для удобной работы с номенклатурой;

Для менеджера есть специальное приложение, с помощью которого он контролирует торговлю со своего смартфона.