Приказ на право подписи первичных документов

Приказ на право подписи первичных документов

Приказ на право подписи первичных документов

Приказ на право подписи первичных документов оформляется в тех случаях, когда руководитель компании должен уполномочить одного из своих подчиненных подписать различные документы.
Как правило, такая практика распространена в крупных и средних компаниях, где директор физически не может прочитать и подписать все текущие документы.

Что такое первичные документы

Первичные документы – это все бухгалтерские и налоговые документы:

счета-фактуры, платежные поручения, сертификаты, заявления, заявления, накладные, накладные и т. д.

В большинстве случаев эти документы должны быть составлены без ошибок и подписаны ответственными сотрудниками и / или директором компании.

Кто наделяется правом подписи первичных документов

Право подписи обычно предоставляется сотрудникам, которые регулярно соприкасаются с первичными документами:

специалисты бухгалтерского и экономического отделов, менеджеры и руководители отделов продаж, экспедиторы, логисты, сотрудники и руководители загородных отделений и самостоятельных подразделений.

Кто составляет приказ

Распоряжение может быть написано любым сотрудником предприятия, в обязанности которого входит выполнение данной задачи, имеющим необходимые компетенции, знания и навыки для подготовки распорядительных документов.
Чаще всего это юрист, специалист по кадрам или секретарь.

Но кто бы ни участвовал в непосредственном написании приказа, он должен быть рассмотрен и урегулирован директором компании, потому что без его подписи документ не будет считаться действительным.

Порядок предоставления права подписи

Прежде всего, руководство компании определяет сотрудников, которые в силу характера своей работы постоянно имеют дело с разного рода документами. Затем принимается решение о том, как дать им право подписи. Это можно сделать двумя способами

составление специальной доверенности, написание заказа.

Доверенность уместна в тех случаях, когда документы подписываются не только на территории компании, но и в других местах: например, когда водитель-доставщик принимает груз со склада партнерской организации, или когда бухгалтер получает выписка из банка и др. Еще одна отличительная черта доверенности – ее можно оформить не только на сотрудника компании, но и на внешнее лицо.
Регламент распространяется только на тех сотрудников, которые зарегистрированы в компании и имеют право подписывать внутренние документы компании.

После выдачи приказа руководитель рабочего места подтверждает подписи подчиненных, указанных в приказе, своим автографом.
Срок выполнения заказа определяется индивидуально: он может быть бессрочным, а может быть оформлен на срок один квартал, шесть месяцев, один год и т. д. в зависимости от ситуации в компании.

Основание для приказа

Согласно общепринятым стандартам подготовки заказов, любой такой документ должен иметь под собой какую-то основу. В данном случае это Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402 (статьи 7 и 9). В этом случае в постановлении может быть указана прямая ссылка на него или просто написано «Для соблюдения действующих правил» – такая формулировка также не будет считаться нарушением.

Как написать приказ: основные правила и образец

На сегодняшний день не существует единой формы приказа на право подписи первичных документов, поэтому компании и организации могут писать ее в любой форме или по формуле, утвержденной в учетной политике предприятия.
Однако необходимо соблюдать определенные стандарты. В частности, в заказе необходимо указать:

номер заказа, Дата выпуска, название компании, Город, в котором зарегистрирована компания.

В основной части должны быть указаны все лица, имеющие право подписи первичных документов, с указанием:

должность, фамилия, имя и отчество, перечень документов, которые должен подписать конкретный сотрудник.

Следует отметить, что приказ может относиться к отдельному сотруднику организации или целой группе людей.

Как оформить приказ

Подход к формату заказа также может быть полностью гибким: компании могут использовать простые листы формата A4 или A5 или собственный бланк для написания этих административных документов. Причем ордер может быть написан от руки или на компьютере – он не играет никакой роли в определении законности документа.

Но при этом заказ обязательно должен быть подтвержден подписью руководителя компании или другого сотрудника, уполномоченного подписывать такие документы.

Кроме того, документ должен быть подписан всеми лицами, указанными в нем, а также сотрудниками, ответственными за его выполнение.
Ставить или не ставить печать на заказ – это выбор составителя, поскольку это касается внутреннего документооборота в компании, более того, с 2016 года законодательно отменено требование использовать печати и штампы в деятельности юридических лиц.

Заказ обычно оформляется в одном оригинале.

После написания приказа

После того, как приказ был правильно написан, составлен и выпущен, он должен храниться вместе с другими административными документами компании в течение всего срока его действия. По истечении срока они должны быть переданы в архив, где они должны храниться в течение периода, предусмотренного законодательством или местными постановлениями (но не менее трех лет), а затем их можно утилизировать.

Приказ о наделении правом подписи — оформляем правильно

Этот документ требуется каждой организации в связи с требованиями правил бухгалтерского учета. В этой статье вы найдете пример приказа на право подписи документов, узнаете нюансы его выполнения, а также узнаете, в каких случаях необходимо оформлять доверенность.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?

Статья 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ гласит, что каждый хозяйственный факт должен быть оформлен предварительным бухгалтерским документом (договор, счет-фактура, счет, кассовый аппарат, акт и т. Д.). При этом Минфин России, комментируя положения закона в информации № ПЗ-10/2012 от 12.04.2012, выразил мнение, что каждый руководитель должен утвердить список лиц, уполномоченных подписывать такие документы.

Действующие нормативные акты не содержат абсолютного стандарта, определяющего порядок предоставления таких прав сотрудникам, поэтому в этом вопросе следует придерживаться установленных привычек документооборота, согласно которым право подписи может быть делегировано.

путем утверждения соответствующего постановления; путем выдачи доверенности на подписание первичных документов.

Принцип, используемый для различения этих двух подходов, заключается в том, что доверенность распространяется только на сотрудников компании, а доверенность распространяется на каждого человека, указанного в документе. Подготовка этих документов регулируется различными правовыми источниками – в первом случае это Трудовой кодекс РФ, а во втором – Гражданский кодекс.

Выбор между этими двумя источниками зависит от целей менеджера: если внутрикорпоративная документация должна быть подписана, лучшим решением будет дать рекомендацию. Однако, если он должен подписывать и передавать документы за пределы компании (например, письма, сопровождающие отгрузку товаров или счета-фактуры), лучше выбрать доверенность. В целях безопасности и защиты коммерческой тайны многие люди опасаются делегировать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с доверенностями является наиболее популярной. Однако в случае, если менеджер намерен поручить сотруднику ряд второстепенных задач и не готов предоставить ему право подписывать документы в глобальном смысле, он также может предоставить доверенность.

Тем не менее, в обоих правовых актах необходимо уточнить:

персональные данные уполномоченного лица; названия документов, которые он сможет подписать.

Также в обоих случаях руководитель компании должен заверить образец подписи уполномоченного лица, который должен быть помещен в отдельный столбец формы.

Образец приказа о предоставлении права подписи

Менеджер может разрешить основной бухгалтер, его заместитель или другой сотрудник, который действует как менеджер по созданию налогов, финансовых и юридических документов для подписи. Команда для подписания основных документов может быть составлена ​​в любой форме, потому что применимые положения не предусматривают единую форму. Тем не менее, в соответствии с применимой практикой потока документов, форма должна содержать следующую информацию

Название компании, его требования; Пустые данные (номер и дата); Правовая основа для экспедирования прав на подпись (статья 7 и 9 Федерального акта № 402-ФЗ 06.12.2011 «Бухгалтерский учет»); имена и позиции сотрудников, где передано право на подпись; Список документов, что данный человек будет иметь право подписать от имени главы; Узоры подписей уполномоченного лица и директора.

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур

По тем же принципу вы можете перенести возможность подписания не только первичных документов, но и финансовых документов. Однако такие действия связаны с повышенным ответственностью сотрудников, поскольку они могут привести к серьезному ущербу организации. Крайне важно, чтобы сотрудник была достаточная квалификация, и что новые полномочия соответствуют его масштабам.