Образец записки 2020 и 2021 годов | Скачать форму, форму

Образец записки 2020 и 2021 годов | Скачать форму, форму

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Памятка – одна из форм корпоративного общения в компании. При его приготовлении необходимо соблюдать определенные правила.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и все контролировать довольно сложно. Но и в малом бизнесе их часто интересует, как написать заметку, содержание такого отчета зависит от цели, для которой он написан. Потребность в его написании возникает, когда приходится реагировать на какие-то неординарные события. К тому же написано не только о неправильных: вносят и рациональные предложения по улучшению компании. При составлении «деловых писем» необходимо соблюдать определенные правила, о которых пойдет речь ниже.

Такое письмо имеет право написать каждый сотрудник. Обычно он состоит из двух частей. Первый уведомляет начальника о каждом факте или событии, а второй содержит запросы, предложения и любые другие обращения сотрудника к руководителю его коллеги.

За ручкой стоит потянуться, если:

    есть нарушение, которое вызвало или может привести к каким-либо неожиданным действиям; необходимо вмешательство руководства, например, нехватка логистических ресурсов для завершения проекта; некоторые сотрудники не приходят на работу или находятся под воздействием наркотиков / токсичных веществ / алкоголя для определенных сотрудников предлагается бонус за результативность или иное поощрение. нужно отправить кого-то в командировку работник должен быть отозван из отпуска или установленного законом отпуска; Любая другая ситуация, когда решение не может быть принято без участия руководителя.

В целом то, что есть примечание – это свидетельство того, что сотрудник правильно отреагировал на проблему, которую он обнаружил в деятельности предприятия. Сделать памятку – это не право, а обязанность конкретного специалиста. Об этом говорит тот факт, что сотрудник действовал не бездействуя, а предпринял необходимые шаги: уведомил начальство и сразу принял решение по проблеме.

Виды писем

Обычно классификация производится на основе типа информации, содержащейся в отчете. Перечислим самые распространенные виды:

    запрос на доступ к данным, у сотрудника нет информации; сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей; отчет о командировке; дополнительное бонусное предложение; информирование о проблемах, возникших в процессе работы и т. д.

Итак, существует множество типов и дизайнов записок, которые содержат всю информацию, относящуюся к работе.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность внедрить и использовать широкий спектр шаблонов в письменном сообщении о любых инцидентах или организационных и финансовых вопросах, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя единая форма справки не установлена ​​законом, она должна соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Единые системы документации. Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Это означает, что он должен содержать следующие элементы:

    наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому направлено обращение; Заголовок документа; текст – о чем сообщить руководству; дата, подпись и обязательная должность автора.

Обязательные требования изложены, теперь рассмотрим пример официального письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой тип размещения опор в документе называется угловым. Однако их можно разместить на сайте другим способом.

Пример 2

На чертеже – продольное расположение подпорок. Оба варианта верны.

Есть еще и третий вариант.

Пример 3

Но даже если у вашей компании есть привычка оформлять документы совершенно по-другому, не переживайте, это тоже правильно, так как обязательную форму чиновники не предусмотрели.

Читайте также:  Отсрочка от армии из-за семейной ситуации

Правила оформления

Написание заголовка никому не составит труда. Необходимо указать, кому адресован документ: его должность и фамилия, инициалы (возможны полные имена и фамилии). Письменное обращение не всегда направляется директору, оно также может быть отправлено лицу, в обязанности которого входит рассмотрение дела.

Первая фраза, которая обычно открывает образец заметки: Обратите внимание, это наиболее распространенный вариант. Сотруднику это удобно, так как он сразу переходит к теме сообщения, а руководителю сокращает время на изучение письма.

Пишите кратко по теме и с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств и информации: это поможет адресату быстрее понять, учесть, проверить и отреагировать на сообщение подчиненного.

Апелляция должна быть заполнена собственноручной подписью с указанием даты заполнения. Если есть вложения, укажите их наличие и перечислите.

Образцы для разных случаев

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Сотрудники имеют право информировать руководство как о проблемах, возникающих в процессе работы, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный руководитель имеет право обратиться к руководителю с просьбой об увеличении бонуса.

От начальника отдела продаж ООО «Домострой»

5 апреля 2019 г. № 4г. Санкт-Петербург Санкт-Петербург

О повышении надбавки к зарплате

Хочу сообщить, что продавец Карева Инна Игоревна превысила план продаж в марте 2020 года более чем в два раза. Поэтому прошу увеличить ее бонус.

Менеджер по продажам Настина И. А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Часто протокол пишется за нарушение дисциплины. Вот пример того, как написать заметку, показывающую, что ваш непосредственный руководитель не только сообщает о нарушении, но и предлагает действия.

Записка о списании ТМЦ

Если инвентарь просрочен, пришел в негодность, он списывается и выбрасывается. О том, как списать описи, читайте в статье «Как составить образец акта списания описи. Представленный ниже документ также относится к данному сборнику документов.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

Его можно использовать для информирования об управлении техническими и технологическими проблемами, требующими вмешательства лиц, принимающих решения.

Письмо об отзыве из отпуска

Докладная о самоизоляции

Любой, кто вернулся из-за границы или имел контакт с кем-то, кто потенциально инфицирован коронавирусом, должен соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не считалось отсутствием на работе, работодатель должен быть проинформирован об обязательном ремонте. Здесь пригодится записка о необходимости самоизоляции сотрудников, которую нужно подготовить и отправить в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

Из-за распространения коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на формат удаленной работы. Если руководитель еще не убедился – сотрудник пишет записку об удаленной работе с просьбой перейти на более безопасный режим работы.

Осталось добавить, что каждый документ оформляется на стандартном листе формата А4. Если текст заметки большой и не помещается на одном листе, используйте другой лист. Писать на обратной стороне не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные листы нумеруются. Кроме того, рекомендуется скрепить все листы так, чтобы они составляли единый документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, переходящих на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому не забудьте изучить не только образцы того, как писать заметки от руки, но и сказать несколько слов об электронных заметках. Они уже существуют, и принципы их приготовления практически не отличаются. Однако пользователи не вводят адресата и отправителя, потому что программы обмена сообщениями делают это автоматически.

Читайте также:  Подтверждение основного вида экономической деятельности в России; 2020 -

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в компании нужно как-то отделить от общего потока электронных писем, чтобы было понятно, где они личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют автоматически отправлять, регистрировать и отправлять ответы и решения. В этом случае все электронные документы подписываются в электронном виде как отправителем, так и получателем – после принятия решения.

Если нет единой системы, обращение пишется на почту компании, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан передать письмо конечному получателю. Чтобы ваше письмо было доставлено, необходимо настроить уведомления о получении при отправке письма.

Срок хранения

Каждая документация, непосредственно связанная с деятельностью компании или торговой организации, имеет свой срок хранения. Согласно такому ведомственному нормативному документу, как Перечень архивных документов нормативного управления, создаваемых в ходе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием срока их хранения (документ утверждается административный акт Минкультуры России – Приказ № 558 от 25 августа 2010 г.), необходимо обеспечить хранение формы С3 в архивах организации или предприятия не менее пяти лет.

Срок хранения отдельных документов может быть продлен, но только на основании решения и приказа, подтверждающего продление, выданного директором компании. Это тот случай, когда установлено, что определенная документация должна храниться в течение длительного периода времени (например, в случае длительного судебного процесса). Особенность определения срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Срок их обязательного хранения оговаривается отдельным актом местного законодательства компании: уставом или постановлением о номенклатуре дел.

Служебная записка. Образец написания

Памятка – это наиболее распространенная форма общения между сотрудниками компаний и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников разных отделов друг с другом. Этот документ позволяет быстро решать любые проблемы: экономические, отраслевые, служебные, юридические и т. Д.

Кто может писать служебную записку

Памятку может написать абсолютно любой сотрудник компании, борющийся с любой проблемой. Адресатом записки также может быть любой сотрудник организации, в том числе директор, руководитель отдела или рядовой сотрудник, при условии, что решение, выраженное в записке по данному вопросу, находится в его / ее компетенции.

Внимание! Этот документ можно скачать в программе КонсультантПлюс.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение внутренней заметки заключается в том, что она показывает, что сотрудник видит, понимает и общается с уполномоченными лицами, столкнувшимися с трудностями, и, таким образом, по закону передает ответственность от себя профессионалам, которые привержены решению конкретной проблемы по долгу службы.

В случае возникновения споров, недоразумений и конфликтов этот документ поможет вам быстро понять, кто виноват в каждом конкретном случае.

Назначение записки – уведомление уполномоченного лица о проблеме, а также просьба о ее устранении, внесении рациональных предложений и согласовании совместных действий.

Еще одна важная роль некоторых заметок заключается в том, что они являются основными бухгалтерскими документами. В частности, они служат для обоснования и документирования определенных затрат, понесенных для нужд предприятия, таких как покупка оборудования, расходы на рекламу, транспорт и т. Д. В таких случаях записи следует хранить так же долго и бережно, как и другие первичные документы. (в экстренных случаях) после их оформления. налоговая проверка).

Читайте также:  Отпуск по беременности и родам в 2021 году

Основные правила написания служебной записки

Юридически закрепленного понятия «купюра» нет, поэтому нет и строго определенной формы ее изготовления. Каждый сотрудник может подготовить его в любой форме или по шаблону, разработанному и утвержденному компанией. Документ может быть рукописным или написанным на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы записи были написаны на бланках и подписаны ответственными лицами. Обычно этот документ выпускается в единственном экземпляре, но при необходимости может быть сделана копия.

Основное требование – записка должна всегда содержать информацию о

    название компании, дата его подготовки, Сотрудник, который пишет записку, Офицер, к которому он отправляется.

Кроме того, записка должна точно указывать на конкретную проблему и возможные способы решения.

Если сотрудник записывает примечание, стоит сертифицироваться главой кафедры, который, таким образом, удостоверен, что он прочитал проблему и согласуется с предлагаемыми решениями.

После приготовления примечания оно должно быть зарегистрировано во внутреннем реестре документов, чтобы следы его не исчезнули в бумажной площадке.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что MEMO не имеет гармонизированного шаблона, с точки зрения рабочего потока, проект вполне стандартный.

В правом верхнем углу документа сначала необходимо указать адресату: для которого он направлен (должность, полное название компании, фамилия, имя сотрудника). Затем, аналогичным образом, введите данные сотрудника, который является автором записки. Затем справа введите имя документа и дату его создания и внутренний номер документа. На данный момент вы также должны указать город, где компания зарегистрирована с записью заметки. Затем документ должен иметь короткий заголовок (то есть, краткое описание проблемы для решения). Вторая часть примечания должна сосредоточиться на сущности проблемы. Это должно быть подробно описано, указывая на другие должностные лица, вовлеченные в него. Затем следует предложить примечание для решения возникновения проблемы.

В конце концов следует подписаться автором (с обязательным переписанием риска) и при необходимости предоставляется менеджеру принять.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Примечание – это официальный документ, принятый во внутреннем обращении документов в Обществе. Его правильный рисунок важен для создания успешного общения. Получатель должен четко понять, что отправитель хочет донести его. Для достижения этого документ должен содержать следующие моменты:

    Точные номера (например, высота вознаграждения, премиум). Даты (например, дата отправки работника в командировку). Список оснований для использования мер, указанных в примечании. Список материальных предметов, которые находятся в петиции отправителя. Данные об всех людях, которые происходят в записке.

ПРИМЕЧАНИЕ начинается с «заголовка», в котором хранятся данные, связанные с общением и именем организации. Информация о компании также должна быть указана. В конце примечания, пожалуйста, укажите дату, подпись и его запись.

Домены недавно практикуются, которые отправляются по электронной почте. Однако классический вариант написан проектирование проекта.

Можно сказать, что подготовка таких заметок является способ связи между сотрудниками одного уровня. Например, их можно отправить из главы отдела Генерального директора. Обычно глава отдела просит своих сотрудников. Если сотрудники делают записку, она будет рассматриваться как отчет. Правильная подготовка примечания определяет, будет ли запрос отправителя будет принят. Получатель должен хорошо понять, что он требует его и почему. Все официальная информация должна быть предоставлена, но должна быть кратко и контент.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ссылка на основную публикацию
×
×