21.01.2020

Обязательно ли учредительный договор подписывать учредителям и ставить печати?

Обязательна ли в договорах печать?

По состоянию на 2016 год проставление оттиска печати юридических лиц на договорах необязательно. У современных обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ ее и вовсе может не быть. Эти нормы введены для упрощения порядка регистрации новых юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Однако сформированное в советское время убеждение, что без печати документ недействителен, продолжает работать до сих пор. Владельцы бизнеса сферы B2C не спешат отменять использование печатей в ежедневной практике заключения контрактов с клиентами, и правильно делают.

Бессмысленно объяснять обывателю, что изготовить печать на заказ проще, чем подделать подпись руководителя организации.

Мы же будем говорить о необходимости печати для юридических лиц с точки зрения судебной практики. Отношение судов к предоставляемым доказательствам – основное, что должно вас интересовать. Многочисленные судебные разбирательства, в которых нам приходилось участвовать, подтверждают, что отсутствие печати на договоре не свидетельствует о несоблюдении норм или его подложности. Руководствуются при этом Гражданским Кодексом, а точнее его 160 статьей.

При заключении договора важнее обратить внимание на полномочия подписывающего лица. Если это генеральный директор, его полномочия подтверждаются Уставом общества. В остальных случаях желательно запросить заверенную копию доверенности на заключение соответствующих соглашений.

На каких документах требуется обязательное проставление печати

Иногда стороны договора при его заключении могут условиться о скреплении договоренностей печатями и это фиксируется в тексте. В таком случае отсутствие печати может быть основанием для признания сделки недействительной.
Финансовые и платежные документы на перечисление денежных средств – то есть на товарном чеке печать обязательна. Так же как и на выставляемом контрагенту счете на оплату.
Обязательна печать и на бланках строгой отчетности – тех же товарных чеках и квитанциях, например. Вообще,на любых документах, имеющих номер. Сюда относятся и страховые полисы, ведь их учет строго контролируется страховщиком. Печать на любом полисе обязательна.

При подаче документов на государственную регистрацию сделок с недвижимостью. Печать необходима на заверенных копиях учредительных документов юридического лица.

Обязательно ли ИП иметь печать

По состоянию на 2016 год не обязательно. Вы можете использовать свою печать при заключении договоров, так как это традиционно помогает клиентам уверяться в надежности сделки и полномочиях подписанта.

Все вышеперечисленное касается не только договоров, но и актов приема-передачи, выполненных работ и прочих документов, заключаемых индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами в ходе своей деятельности.

Обязательна ли печать организации на трудовом договоре

Тот факт, что нет печати на трудовом договоре, не указывает на недействительность этого договора. В соответствии с трудовым кодексом трудовые договоры должны заключаться в простой письменной форме, и к ним применяются соответствующие требования. Работодатель вправе сам решать – ставить печать или нет. Договор без печати полностью правомерен. Часто путаются с необходимостью проставления печати в трудовой книжке. Отсутствие печати организации на ее титульном листе накладывает ответственность на работодателя в виде штрафа.
Практика изучения договорных отношений показывает, что большинство юридических лиц используют круглую печать в отсутствие такой необходимости. Традиции делового оборота меняются не быстро, и до сих пор к нам обращаются встревоженные владельцы бизнеса – обнаружили, что на заключенном договоре нет печати… Здесь и мгновенное разуверение в надежности контрагента, и подозрения в нечестности делового партнера. Будьте спокойны – в случае любого судебного разбирательства наличие круглой печати организации не имеет никакого значения.

Подписание договора от имени компании

Иванов Виталий | руководитель юридического департамента ООО «Первая телевизионная компания»

В предпринимательской деятельности каждой организации крайне важно зафиксировать условия, по которым проводились переговоры и было достигнуто соглашение с контрагентом. Этот этап называется заключением договора. От грамотного и правильного с юридической точки зрения заключения договора во многом зависят дальнейшие взаимоотношения сторон. Одной из главных составляющих заключения договора является его подписание. Именно при подписании соглашения нужно соблюсти все формальные правила, от которых зависит его действительность. Вот почему руководителям и юридическому департаменту любой организации следует особенно внимательно отнестись к подписанию договора и соблюдению норм закона и рекомендаций.

Пункт 2 ст. 434 ГК РФ предусматривает несколько способов заключения письменного договора:

путем составления одного документа, подписанного сторонами;
путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

В соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного теми, кто совершает сделку, или уполномоченными на это лицами.

Таким образом, заключить договор можно, поставив собственноручную подпись руководителя или иного уполномоченного лица, либо путем обмена документами с помощью технических средств.

Кто может подписать договор

Договоры от имени компании могут подписывать:

руководитель организации;
участник (учредитель) организации (если ее руководитель выдал ему доверенность – специальный документ на подписание договора, или если его уполномочило собрание участников организации);
любое лицо (независимо от того, работает оно в организации или нет), которому руководитель компании выдал соответствующую доверенность.

Руководители организаций могут подписывать договор на основании учредительных документов (для упрощения далее будем упоминать об уставе как о самом распространенном документе) организации либо на основании указаний закона.

В зависимости от организационно-правовых форм компаний наименования должностей их руководителей различаются. К примеру, в обществах с ограниченной ответственностью руководителей именуют директор, генеральный директор. В государственных учреждениях – начальник. В кооперативах, фондах и пр. – председатель, президент.

Руководитель филиала или представительства компании действует по доверенности и положению о филиале (представительстве), в которых указаны его полномочия на подписание договора. При этом доверенность ему должен подписать руководитель основной фирмы.

Если договор подписывает руководитель, в преамбуле договора нужно указать его должность, фамилию, имя, отчество, а также название документа (в случае с доверенностью нужно также указать ее номер и дату), который дает право подписать договор.

Например, в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» ООО вправе передать по договору полномочия руководителя управляющему. Он сможет подписывать соглашения от имени организации вместо руководителя на основании договора с организацией.

Кроме того, любое иное лицо, не работающее в компании, также может подписать договор от ее имени, если руководитель организации выдал ему соответствующую доверенность. Рекомендуем подтвердить полномочия лица на подписание соглашения еще и специальным договором поручения. Косвенно этого требует п. 1 ст. 975 ГК РФ. В нем сказано, что доверитель обязан выдать поверенному доверенность (доверенности) на совершение юридических действий, предусмотренных договором поручения.

Если руководитель выдал доверенность на подписание договоров от имени организации, сам он также может подписывать договоры. Его права выдача доверенности не умаляет.

Подпись главбуха

Требования о подписании договоров (чаще всего кредитных) главными бухгалтерами, как правило, предъявляют банки или иные кредитные организации. Правомерно ли это?

Согласно абз. 3 п. 1 ст. 160 ГК РФ законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. В соответствии с п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» без подписи главбуха денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Нормы, обязывающие главного бухгалтера организации удостоверять верность копий договоров, есть в НК РФ. Так, в абз. 2 п. 13 ст. 167 НК РФ указано, что при получении оплаты, частичной оплаты налогоплательщиком – изготовителем товаров (работ, услуг) в налоговые органы одновременно с налоговой декларацией представляется контракт с покупателем (копия такого контракта, заверенная подписью руководителя и главного бухгалтера).

На практике главбух редко подписывает договоры, т.к. это усложняет гражданский оборот. Кроме того, главный бухгалтер не является органом юридического лица, который вправе совершать сделки, подписывать договоры.

Тем не менее подпись главбуха на договоре все же полезна для совершения и реализации соглашения, так как это позволяет ему быть в курсе всех сделок организации и с позиций учета помочь своему руководителю не упустить некоторые важные моменты.

Подтверждающие документы

Подтверждать полномочия лица на подписание договора может:

устав организации и протокол (решение) о назначении (избрании) ее руководителя;
доверенность;
приказ вышестоящего органа (организации).

Устав и протокол

В уставе организации следует указать компетенцию ее единоличного исполнительного органа – руководителя. Сделать это можно, например, так:

Как организации отказаться от использования печати и в каких документах печать остается обязательным реквизитом

В 2015 году вступил в силу закон, позволяющий организациям отказаться от использования печати (Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ ). Закон для бизнеса позитивный, поскольку оформление документов упростилось. Однако сразу после вступления закона у бизнеса возник ряд вопросов, некоторые ихз которых актуальны до сих пор. На каких именно документах ставить печать теперь не обязательно? Нужно ли менять уставные документы? С какой даты можно отказаться от печати? Давайте разбираться.

Организации больше не обязаны иметь круглые печати: разбираемся в деталях

Несколько лет назад законодательство обязывало организации иметь круглые печати с указанием названия и места нахождения. Но в апреле 2015 года вступил в силу Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ, который снял такую обязанность и сделал применение печатей правом АО и ООО. В законах об ООО и АО теперь используется следующая формулировка:

Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Выделим несколько ключевых моментов.

1) Теперь организации вправе, но не обязаны иметь печать. Другими словами, руководство может само решить, нужна ли обществу печать.
2) Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе. В уставе должно быть прописано, что у организации есть печать..
3) Печать приравнена к средствам индивидуализации. Печать — это лишь средство индивидуализации организации (такое же, как эмблема или товарный знак). И она может быть любой (не обязательно круглой).
4) Отдельные законы могут предусматривать случаи, когда организация обязана использовать печать. На уровне федерального законодательства могут сохраняться случаи, когда без печати не обойтись.

Законодательство РФ не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь печать. Вопрос об изготовлении и использовании печати предприниматели по-прежнему решают самостоятельно.

Когда печать можно проставлять (при ее наличии)

Многие законы прямо указывали, что при совершении тех или иных сделок проставление печати обязательно. Но поскольку наличие печати необязательно, то эти законы скорректировали. И предусмотрели, в каких случаях оттиск печати следует проставлять только при ее наличии. Перечень таких законов мы обобщили в таблице.

Наименование закона

Проставление печати

Трудовой кодекс РФ (ст. 230).

Печатью (при ее наличии) должен заверяться акт о несчастном случае на производстве.

Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ч. 5 ст. 61).

Доверенность от имени организации должна быть подписана ее руководителем или иным уполномоченным лицом и скреплена печатью организации (при ее наличии).

Гражданский процессуальный кодекс (ч. 3 ст. 53 ГПК РФ).

Доверенность от имени организации выдается за подписью ее руководителя или иного уполномоченного лица, скрепленной печатью этой организации (при ее наличии).

Гражданский кодекс (абз. 9 п. 1 ст. 913 ГК РФ).

Для оформления двойного складского свидетельства нужно применять печать (при ее наличии).

Федеральный закон от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ч. 10 ст. 16).

Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица, индивидуального предпринимателя (при ее наличии).

Федеральный закон от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ч. 2 ст. 54).

Доверенность, выдаваемая от имени организации другому лицу, должна быть подписана руководителем или иным уполномоченным на то лицом и скреплена печатью организации (при ее наличии).

Федеральный закон от 13.07.15 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости”(ч. 9 ст. 18).

При представлении в регистрирующий орган копий учредительных документов, они должны заверяться печатью юридического лица (при ее наличии).

Федеральный закон от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» (подп. 5 п. 1 ст. 10.2).

Отпуск (реализация) этилового спирта осуществляется при наличии у организации-покупателя заверенных подписью руководителя и печатью (при ее наличии) копии извещения об уплате авансового платежа акциза с отметкой налогового органа по месту постановки на учет покупателя спирта.

Федеральный закон от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» (абз. 6 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25).

Печатью (при ее наличии) должны заверяться:

выписки по счету депо;
закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства.

Федеральный закон от 22.04.96 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» (п. 1 ст. 17, абз. 11 ч. 4 ст. 18, п. 10 ст. 27.5-3).

Печатью (при ее наличии) должны заверяться:

решения об эмиссии ценных бумаг;
сертификаты эмиссионной ценной бумаги;
решения о выпуске российских депозитарных расписок.

Федеральный закон от 21.12.01 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16).

Печатью (при ее наличии) должны заверяться:

документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица;
документы, представляемые претендентами на покупку имущества.

Федеральный закон от 27.11.10 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (п. 6 ч. 3 ст. 90)

Печать (при ее наличии) должна проставляться:

на копии аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, прилагаемой к заявлению включении в реестр уполномоченных экономических операторов

Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (ст. ст. 51, 88).

Печать (при ее наличии) должна проставляться:

на доверенностях, прилагаемых к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом аукционе;
на заявке на участие в закрытом аукционе.

Если печать есть, нужно ее использовать

Из норм закона следует, что при наличии печати она должна проставляться. Ведь законодатели не предусмотрели, что печать проставляется «на усмотрение» или «по желанию». А значит, если печать у организации есть, то ей нужно пользоваться. И даже если компания была создана до того, как печать стала необязательной, лучше не спешить с ее уничтожением. Не исключено, что государственные органы могут потребовать оттиска печати на документах, ссылаясь на то, что такая организация должна иметь печать.

Нужна ли печать на договоре

Ещё до того, как печать перестала быть обязательной, судьи приходили к выводам, что законодательство не содержит обязательного наличия печати сторон по договору (постановление ФАС Московского округа от 22.03.12 № А40-62363/11-71-291).

Получается, что проставление печати на договорах и раньше не было обязательным (если этого, конечно, не требовал сам договор).

Без печати можно заключать и трудовые договоры, поскольку статья 57 ТК РФ не предусматривает печать в качестве обязательного реквизита. Таким образом, в целях заключения договоров отмена печати, в принципе, ничего не изменила.

Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам

Первичные документы

Формы первичных учетных документов организации вправе разрабатывать самостоятельно (см. «Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать»). При этом буквы «М. П.» на таких документах можно не ставить, поскольку оттиск печати не является обязательным реквизитом «первички» в силу статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Формы, обязательные к применению

Существуют документы, которые составляются только по строго установленным формам, содержащим поле для оттиска печати (например, приходные и расходные кассовые ордера № КО-1 и КО-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88).

Также предусмотрено, что на большинстве бланков строгой отчетности должна быть проставлена печать (пункт 3 положения, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359). Эти требования продолжают действовать.

Печать в трудовой книжке

Те организации, у которых есть печать, должны использовать ее для ведения трудовых книжек. Так, печать (при ее наличии) требуется проставлять на титульном листе при заполнении трудовой книжки и при изменении записей (пункты 2.2 и 2.3 инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Представление документов в ИФНС

Как правило, если копии представлены в ИФНС в бумажном виде, их требуется заверять печатью (статьи 91, 93.1 НК РФ).

Налоговая и прочая отчетность организации

Многие организации, которые сдают отчетность в электронном виде, уже давно забыли про печати на декларациях (ведь им достаточно лишь наличия электронной цифровой подписи).

А вот те, кто продолжает отчитываться «на бумаге», должны проставлять печать, поскольку формы некоторых отчетных документов предусматривают её наличие, например:

форма 4-ФСС;
книга продаж;
книга учета доходов и расходов (при применении упрощенной системы налогообложения).

Сдать через интернет отчетность в ИФНС, ПФР и ФСС

Нужно ли менять устав в связи с решением об использовании печати

Как мы уже сказали, законодатели предусмотрели, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе. Но как быть, если компания создана в те времена, когда наличие печати было обязательным, и упоминания в уставе не требовалось? Приходим к следующим выводам:

если в уставе ничего про печать не сказано, то можно оставить его в таком виде. Но тогда получится, что у организации печати нет и, соответственно, пользоваться ей нельзя;
если организация желает официально закрепить наличие печати, то в устав нужно внести изменения. Но тогда получится, что печать придется использовать даже в тех случаях, когда проставление печати необязательно.

А можно ли не вносить изменения в устав и одновременно продолжить пользоваться печатью? Однозначного ответа на данный вопрос нет. Ведь с одной стороны, если в уставе про печать ничего не сказано, то печати быть не должно. С другой стороны, существует целый ряд документов, на которых, по-прежнему, нужно ставить печать всем организациям (вне зависимости от содержания устава)

ДОКУМЕНТЫ «БЕЗ ПЕЧАТИ» или почему ООО и АО могут не ставить печать

В связи с возникающими до настоящего времени вопросами относительно необходимости проставления печати на документах организации представляем соответствующие разъяснения.

1. В настоящее время хозяйственные общества вправе не иметь печати. Еще 7 апреля 2015 года вступил в силу закон, позволяющий ООО и АО отказаться от использования печати [1] .

Принятый федеральный закон снял с них такую обязанность и сделал применение печатей правом общества. В законах об ООО и АО теперь используется следующая формулировка: «Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества» [2] . До вступления указанного закона в силу законодательство обязывало организации иметь круглые печати с указанием наименования и места нахождения.

Поправки внесены в законы о хозяйственных обществах и, соответственно, к индивидуальным предпринимателям отношения не имеют. Законодательство, как и прежде, не обязывает ИП иметь печать. Вопрос об изготовлении и использовании печати ИП решают самостоятельно.

Действующим законодательством предусмотрены случаи, когда применение печати является обязательным «при ее наличии» (См. Приложение 1).

Если печать есть, то надо записать это в устав. Желательно, чтобы из устава хозяйственного общества можно понять, есть ли у общества печать. Так, если общество намерено использовать печать, в его уставе будет соответствующая формулировка. В этом случае на общество распространяется обязанность проставлять печать в определенных случаях, предусмотренных законом (См. Приложение 1). В остальных случаях общество проставляет печать по своему усмотрению.

Если же общество отказывается от печати, то для удобства заинтересованных лиц можно прямо прописать в уставе: «Общество не имеет печати».

Необязательность печати на первичных учетных документах. Требования, которым должны соответствовать первичные учетные документы, перечислены в п.2 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Среди обязательных реквизитов не упоминается оттиск печати организации. Это означает, что налоговая инспекция не сможет предъявить претензии по причине отсутствия оттиска печати в первичных учетных документах.

Такой вывод подтверждается письмом Минфина РФ от 6 августа 2015 г. N 03-01-10/45390.

Необязательность печати на договорах. Печать компании, даже при её наличии, может не ставиться на договоре. Достаточно подписи лица, совершившего сделку (ст. 160 ГК РФ). Обязательна она будет только в случаях, когда это прямо предусмотрено законом. В таких случаях проставлять печать на документах обязаны только те общества, которые не отказались от применения печати.

Кроме того, стороны отдельного договора могут самостоятельно взять на себя обязательство проставлять оттиск печати на подписываемых документах. Таким образом, во избежание наступления негативных последствий следует проверить все действующие договоры и продолжать использовать печать там, где этого требует договор.

Выводы:

1) ООО и АО вправе, но не обязаны иметь печать.

2) Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества. Отсутствие таких сведений означает, что общество не имеет печати.

3) Первичные учетные документы можно оформлять без печати.

4) Даже если печать есть, ее можно не проставлять на договорах.

Приложение 1

случаи, когда применение печати является обязательным

при ее наличии

Акт о несчастном случае на производстве

Двойное складское свидетельство

от имени организации в суд

, выдаваемая от имени организации

ФЗ от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ч. 2 ст. 54 ).

Доверенности от имени организации (при обжаловании действий таможенного органа),

копии аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, «бумажная» отчетность, выписка из системы учета товаров, представляемых должностным лицам таможенных органов.

ФЗ от 27.11.10 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (ч. 6 ст. 39 , п. 6 ч. 3 ст. 90 , п. 2 ч. 5 ст. 177 , п. 1 ст. 184 )

Доверенность , прилагаемая к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом аукционе, доверенность, в целях получения аккредитации участников электронного аукциона, заявка на участие в закрытом аукционе.

ФЗ от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг…» (ст. ст. 51 , 61 , 88 ).

Журнал учета проверок

ФЗ от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юр. лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)…» (ч. 10 ст. 16 ).

Копии учредительных документов при представлении в регистрирующий орган

ФЗ от 21.07.97 № 122-ФЗ «О гос. регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (п. 4 ст. 16 ).

Копии извещения об уплате авансового платежа

ФЗ от 22.11.95 № 171-ФЗ «О гос регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции…» (подп. 5 п. 1 ст. 10.2 ).

Выписки по счету депо, закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства.

ФЗ от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке» (абз. 5 п. 3 ст. 16 , абз. 5 п. 1 ст. 17 , п. 2 ст. 25 ).

Решения об эмиссии ценных бумаг, сертификаты эмиссионной ценной бумаги, решения о выпуске российских депозитарных расписок

ФЗ от 22.04.96 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» (п. 1 ст. 17 , абз. 11 ч. 4 ст. 18 , п. 10 ст. 27.5-3 ).

Документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица, документы, представляемые претендентами на покупку имущества.

ФЗ от 21.12.01 № 178-ФЗ «О приватизации гос. и мун. имущества» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16 ).

Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», п. 2.2, 2.3.

[1] Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ».

[2] п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

учредительные документы организации;
должностная инструкция;
локальные нормативные акты;
приказ;
распоряжение;
доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

связанных с банковскими расчетами;
различных ведомостях;
кадровых бумагах;
декларациях;
счетах-фактурах;
кассовых документах;
договорах, которые нужно регистрировать;
доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

Обязательна ли в договорах печать?

На каких документах требуется обязательное проставление печати

Обязательно ли ИП иметь печать

Обязательна ли печать организации на трудовом договоре

Оценка статьи:

(пока оценок нет)

Загрузка...