Маршрутный лист
Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.
Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.
Кому нужен маршрутный лист
Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.
В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.
Порядок оформления маршрутных листов
Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.
Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:
- приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
- отчет работника о понесенных расходах;
- четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.
Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.
Правила заполнения маршрутного листа
Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.
Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.
Инструкция по заполнению маршрутного листа
Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.
- Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
- Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
- Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
- Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.
После оформления маршрутного листа
После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.
В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.
Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.
Маршрутный лист курьера (службы доставки)
Разработка предназначена для автоматизированной печати маршрутных листов для курьеров, предварительно сгруппированных по зонам доставки заказов. Позволяет получить максимальную точность за счет исключения человеческого фактора при заполнении таких важных полей, как адрес, телефон, фамилия клиента и пр. Теперь время составления маршрутных листов снизится до 5 минут!
Смотрите на видео: составление маршрутного листа курьера при помощи специальной обработки.
Проблемы, которые решает разработка «Маршрутный лист курьера (службы доставки)»
Ускоряет процесс выпуска курьеров на маршруты. Для составления маршрутного листа достаточно открыть форму, автоматически получить список незакрытых заказов, назначить к ним курьеров. Все маршрутные листы формируются нажатием одной кнопки. Остается просто отправить их на печать.
Сводит к минимуму ручные операции, связанные с оформлением документации на доставку. Человеческий фактор при составлении важных документов – это широко известная проблема. Теперь вы сможете свести его к минимуму. Все поля маршрутного листа, в том числе: адрес доставки, контактное лицо, телефон и другая важная информация, будут заполнены автоматически.
Экономит трудовые ресурсы диспетчеров. Обработка поможет сократить время составления маршрутных листов до 5 минут. Диспетчеру нужно просто назначить курьеров для незакрытых заказов (перечень формируется автоматически), и можно отправлять готовые заполненные маршрутные листы на печать.
«Внешняя печатная форма «Маршрутный лист курьера (службы доставки)» – это реальная помощь диспетчерам и курьерам. Обработка позволяет избежать ошибок и неточностей, экономит время и силы сотрудников, экономит средства компании благодаря отсутствию ошибок в маршрутных листах, выявляемых в процессе доставки.
Примеры использования разработки «Маршрутный лист курьера (службы доставки)»
Быстрая и точная доставка розничных заказов магазина (интернет-магазина). Если ваш магазин регулярно получает достаточно большие объемы заказов, необходимость автоматизации составления маршрутных листов очевидна. Ваши диспетчера больше не будут вручную переносить адреса и телефоны заказчиков, номера расходных накладных и другие данные. Все происходит быстро и просто: курьер может выезжать на маршрут в сжатые сроки.
Оптовый склад: срочные заказы и корректировка маршрута. С одной стороны, составление маршрута доставки на оптовом складе несколько проще, чем в рознице, так как значительная часть клиентов заказывают товары на постоянной основе. С другой – всегда находится некоторая часть заказчиков, которым товар нужен срочно, и заказ приходит буквально, в последний момент. Обработка поможет вам снизить время на формирование маршрутных листов до нескольких минут, в результате вы сможете повысить качество сервиса и удовлетворить потребности постоянных клиентов даже в случае срочного заказа.
Доставка несколько раз в день – повышайте качество сервиса! Для многих компаний доставка два или даже три раза в день вполне доступна с точки зрения наличия достаточного количества транспорта и курьеров. Но из-за сложности составления маршрутных листов компания вынуждена отказываться от дополнительной прибыли за счет доставки день в день. Повышение скорости составления маршрутных листов поможет вам повысить качество сервиса и получить дополнительную прибыль.
Кому предназначена разработка «Маршрутный лист курьера (службы доставки)»?
- Интернет-магазинам
- Торговым компаниям с собственной службой доставки
- Торговым сетям, которые имеют собственные складские площади.
- Поставщикам услуг по ремонту техники, изготовлению мебели под заказ и другим компаниям, чьи услуги связаны с необходимостью забрать в ремонт и доставить по адресу выполненный заказ.
- Экспедиторским службам (грузоперевозки, другие транспортные компании).
- Частным почтовым службам (доставка посылок по городу).
Как работает решение «Маршрутный лист курьера (службы доставки)»?
Менеджеры вносят заказы покупателей в информационную базу «1С:Предприятие».
При первом заказе создается карточка заказчика, где указываются его ФИО, адрес доставки, телефон и другая важная информация. При повторном оформлении заказа используется готовая карточка. Также информация может обновляться, если клиент указал, например, новый адрес.
Диспетчер через определенный интервал времени (например, раз в день в 9 часов утра) запускает данную обработку и присваивает каждому заказу ответственного за доставку.
При этом диспетчеру не нужно указывать вручную никаких данных заказчика, вся информация есть в карточке клиента (в отдельных случаях – в заказе), откуда она и переносится в маршрут автоматически.
Когда все заказы распределены, менеджер запускает печать маршрутных листов и выдает их курьерам.
Печатные формы всех маршрутных листов формируются одновременно, нажатием одной кнопки. А потому распечатать все маршруты можно быстро и просто.
Так выглядит сформированный маршрутный лист:
На выходе из принтера, сформированный маршрутный лист курьера нужно будет просто вручить ответственному за доставку лицу. Вся необходимая информация уже будет заполнена системой:
- Номер заказа;
- Информация о доставляемом товаре;
- Дата и время доставки;
- Адрес доставки;
- Контактное лицо;
- Контактная информация клиента;
- Стоимость заказа;
- Примечание;
Преимущества разработки «Маршрутный лист курьера (службы доставки)»
При печати маршрутные листы формируются сразу в алфавитном порядке по ФИО курьера. Это позволяет диспетчеру не тратить время на поиск нужного маршрутного листа;
Обработка «видит» только те заказы, у которых способ доставки не «самовывоз»;
В маршрутный лист выводится телефон клиента, который явно не указан в самом заказе, но есть в контактной информации клиента;
Обработка может работать как в «обычном» интерфейсе, так и в полюбившемся многим пользователям интерфейсе «Такси»;
Обработка не требует «встраивания» в конфигурацию и поэтому может работать и с базовыми версиями программы.
- Дополнительно в маршрутный лист можно добавить любую интересующую вас информацию;
- «Маршрутный лист курьера (службы доставки)» можно внедрить в любую систему учета на базе «1С:Предприятие».
Технические особенности и поддержка
Имеется возможность адаптации разработки по индивидуальному заказу.
Разработка предназначена для конфигураций:
- Альфа-Авто
- Управление торговлей ред. 11
- Управление торговлей ред. 10.3
Гарантия сроком 3 месяцаМы готовы оперативно решить любые возможные проблемы, связанные с интеграцией и качеством работы программы
Все ошибки, возникающие в работе решения, оперативно и бесплатно исправляются как в индивидуальном порядке по запросу пользователей, так и в плановых релизах, в течение срока действия гарантии.
Порядок приобретения разработки «Маршрутный лист курьера (службы доставки)»
Запрос на приобретение или демонстрацию разработки можно отправить:
- Через форму обратной связи
- В комментариях внизу страницы
- По телефону: +7 (495) 975-76-54
- По электронной почте gr@1cstyle.ru
В соответствии с законодательством Российской Федерации покупатель вправе отказаться от заказанного товара в любое время до его получения.
Внимание! После получения комплекта исходных файлов, возврат денежных средств заказчику становится невозможным, так как программное обеспечение является объектом авторского права и охраняется, как литературное произведение (ГК РФ, ч.4, ст.1259). В свою очередь, непереодические издания в соотвествии с Законом о защите прав потребителей Российской Федерации (гл. 2, ст. 25) относятся к перечню непродовольственных товаров, не подлежащих возврату или обмену (в ред. ПостановленийПравительства РФ от 20.10.1998 №1222, 06.02.2002 № 81).
Фактом передачи товара считается получение комплекта исходных файлов по электронной почте или через другие службы электронного обмена.
Стоимость решения «Маршрутный лист курьера (службы доставки)» составляетот 18 000 рублей
Вы можете заказать индивидуальные доработки данного решения под специфику вашей деятельности. Оценка доработок производится в индивидуальном порядке по запросу.
Форма заказа решения
|