21.01.2020

Исправления в путевых листах допускаются или нет

Ошибка в путевом листе. Как ее грамотно исправить?

Нужно ли исправлять ошибку в путевом листе путем внесения в него заверенных исправлений в графе «Расход бензина согласно норме»?

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Ответ прошел контроль качества

Предприятие находится на общей системе налогообложения. Списание ГСМ ведется на основании утвержденных приказом по предприятию путевых листов согласно нормам Минтранса. В путевых листах отражается сумма списания ГСМ по норме и фактическая, в налоговом учете сумма ГСМ списывается по норме. В одном из месяцев при заполнении путевых листов была допущена ошибка: сумма фактического расхода, которая превышала норму, была отражена в путевом листе и как расход по норме.

Нужно ли исправлять ошибку в путевом листе путем внесения в него заверенных исправлений в графе “Расход бензина согласно норме”, или достаточно составить бухгалтерскую справку, на основании которой принять к налоговому учету затраты на ГСМ согласно нормам, утвержденным на предприятии?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В данном случае следует внести исправления в путевой лист, соблюдая соответствующие правила. При этом организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы.

Обоснование вывода:

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ “Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта”, далее – УАТ).

Для целей налогообложения путевой лист является основным первичным документом для учета использования ГСМ, который подтверждает расходы перевозчика на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161). Кроме того, он в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Для путевого листа подобные ограничения не установлены.

При этом в письмах ФНС России от 23.03.2018 N СД-4-3/5412@, от 12.01.2018 N СД-4-3/264, Минфина России от 23.10.2017 N 03-03-10/69280, от 22.01.2016 N 07-01-09/2235 разъяснено, что законодательством не предусмотрена замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения в нем ошибок.

Порядок исправления ошибок в первичных документах содержится в действующем в настоящее время Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (смотрите информацию Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015), из п.п. 4.2, 4.3 которого следует, что ошибки в первичных документах, составленных на бумажных носителях, исправляются следующим образом (смотрите также письмо Минфина России от 31.03.2009 N 03-07-14/38):

– зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы;

– зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;

– исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью “исправлено”, подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Однако такой способ внесения исправлений в первичные учетные документы является не единственно возможным. Поясним.

Минфин России и ФНС России отмечают, что Закон N 402-ФЗ не предусматривает возможности исправления первичных учетных документов посредством их замены новыми документами. При этом организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований, установленных Законом N 402-ФЗ, нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и принимая во внимание особенности документооборота. Так, внесение исправлений в первичный учетный документ может осуществляться путем составления нового экземпляра документа, в котором указывается номер и дата документа, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дата исправления (по аналогии в исправлением счетов-фактур) (письмо Минфина России от 22.01.2016 N 07-01-09/2235, письма ФНС России от 23.03.2018 N СД-4-3/5412@, от 05.03.2018 N СД-4-3/4226@, от 12.01.2018 N СД-4-3/264).

В постановлении АС Поволжского округа от 24.05.2017 N Ф06-20469/17 по делу N А72-5811/2016 указано, что налоговое законодательство не содержит запрета на внесение недостающих сведений в первичные документы и исправление первичных документов путем их полной замены на новые документы с теми же реквизитами в соответствии с требованиями законодательства.

На наш взгляд, составление только бухгалтерской справки недостаточно для обоснования расходов на приобретение ГСМ, поскольку первичным документом для этого формально является путевой лист, поэтому безопаснее будет внести в него исправления, соблюдая указанные выше правила.

Исправления в путевых листах допускаются или нет

04.03.2013 Интернет, стартапы

При работе с путевыми листами зачастую возникают ситуации, в которых требуется внести изменения в путевой лист. В этой статье будет рассмотрен порядок внесения изменений в путевой лист и типичные ошибки при исправлении данных путевого листа.
Путевые листы являются первичными учетными документами, порядок исправления которых прописан в ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В нем говорится, что в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. При этом исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Напомним, что с 01.01.2013 утратил силу Закон ¹ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в котором в п. 5 ст. 9 говорилось, что внесение исправлений допускается в любые первичные учетные документы, за исключением кассовых и банковских, но при одном условии: корректировки могут производиться лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Как видно в приведенных выдержках из законов ¹ 129-ФЗ и ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», для путевого листа, как первичного документа, изменилось немногое: добавилось требование к расшифровке подписей лиц, заверяющих внесенные в документ изменения.
Рассмотрим данные изменения на примере путевого листа, составленного диспетчером. При исправлении в путевом листе, например, показаний спидометра на начало или конец рабочего дня диспетчер указывает дату внесения изменений, свою фамилию и инициалы, заверяет внесенные изменения своей подписью.
При внесении изменений в путевой лист следует обратить внимание на отсутствие следующих возможных ошибок:
Ошибка ¹1
Отсутствие даты внесения изменений в путевой лист и расшифровки подписи лица составившего документ, в частности диспетчера. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их составившие и подписавшие.
Ошибка ¹2
Отсутствие даты внесения изменений в путевой лист и подписи лица, составившего документ. Такое изменение путевого листа является не действительным и, как следствие, не действительным становится весь документ.
Ошибка ¹3
Отсутствует расшифровка подписи лица, составившего документ.
Ошибка ¹4
В разделе данных о возврате автомобиля не изменена фамилия и инициалы водителя, для исправления ошибки следует внести дополнительное изменение в раздел данных о возврате автомобиля, которое устранит противоречие в данных о водителе автомобиля, на который выписан путевой лист.
Ошибка ¹5
Отсутствует подпись лица, составившего документ.
Ошибка ¹6
Изменение, внесенное в путевой лист, не содержит информации о лице, составившем документ, и не подтверждено подписью данного лица. Согласно ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» вносить изменения и заверять их подписью с указанием расшифровки, могут только лица, составившие данный документ.
Таким образом, при внесении изменений в путевые листы нужно руководствоваться ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и обращать внимание на отсутствие рассмотренных ошибок.

Посмотреть еще:

Материалы Проводки по Приходу ГЛАВНАЯ СТРАНИЦА НАЛОГОВЫЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ГОДОВОЙ ОТЧЕТ И…

Часто ли наказывают по п. 1 ст. 126 НК РФ?П. 1 ст. 126 НК РФ…

Двойное налогообложениеДвойное налогообложение — одновременное обложение в разных странах одинаковыми налогами доходов. Двойное налогообложение вызвано…

Операции с недвижимым имуществом за вознаграждение или на договорной основеПодкласс 68.3 содержит две группы кодов:…

Департамент Росприроднадзора по Крымскому федеральному округу, Керчь Выбор территориального органаЦентральный аппарат Росприроднадзора02 Управление Росприроднадзора по…

Допускаются ли исправления в путевых листах

Как правило, в каждой организации есть арендованные, взятые в лизинг или собственные транспортные средства. Производственную направленностьзатрат служебного автомобиля подтверждает путевойлист вне зависимости от того, является ли организация автотранспортной или нет. Если документ заполнен не надлежащим образом, это может привести к спорам с налоговыми органами и значительным доначислениям. Сразустоит оговорить, что путевой лист оформляет не один бухгалтер. Ответственным за путевой лист должен быть и водитель. Также его заполняют: механик и диспетчер-нарядчик. Самое трудное для бухгалтера — добиться от всех ответственных лиц правильного заполнения путевого листа.

Чтобы избежать возможных ошибок, которые впоследствии могут вызвать претензии со стороны налоговых органов, рассмотрим самые распространенные из них.

Обращаем внимание, что наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов не допускается.

Ошибка 1. Отсутствуют подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности водителя. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие.

Ошибка 2. Не указано время возвращения. Отсутствие данных в графе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя. Можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько ушло времени на дорогу. Поэтому без этих данных в путевом листе не обойтись. Если время не проставлено, то возникнет расхождение между данными лицевой стороны путевого листа и оборотной.

Ошибка 3. Данные о выданном бензине не указаны. Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету.

Ошибка 4. В графе «Расход: по норме» не проставлен норматив расхода топлива автомобиля. Несмотря на то, что речь о каком-либо лимите затрат на топливо не идет, налогоплательщикам все же лучше использовать нормативы.

Ошибка 5. Строки в графах «Место отправления и назначения» заполнены не верно, т.к. указаны лишь названия организаций. Здесь надо детально указать город, улицу, название организации. Пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Причем надо избегать общих слов в документе. В частности, в него не следует вносить нераскрытые маршруты: «по городу», «по району», «по области». Ведь из них нельзя понять, обоснованно списан бензин или нет. В путевом листе либо приложении к нему необходимо отдельно расшифровывать каждую поездку.

Ошибка 6. Не указан километраж. Необходимо отражать пройденный километраж для каждого пункта назначения. Это можно сделать по показаниям спидометра.

Ошибка 7. Не указан номер лицензионной карточки при выполнении перевозок в междугороднем сообщении.

Ошибка 8. В строке «Автомобиль» не указ гаражный номер автомобиля, что осложняет автоматизированный учет его работы.

Ошибка 9. В соответствующих строках медицинский работник подписью и личным штампом не удостоверил возможность допуска водителя по

Путевые листы выписываются на все служебные транспортные средства, будь то легковые автомобили или специальная строительная техника. Без таких документов невозможно вести учет расхода горючего и контролировать пройденное расстояние. Занимается заполнением таких листов ответственное лицо, которое должно быть назначено директором предприятия. Обычно это диспетчер или старший механик. Оформление такого документа – дело непростое, оно требует знания многих нюансов, но, даже зная все тонкости заполнения, иногда можно допустить опечатки или ошибки. В данной статье мы поговорим о том, как правильно делаются исправления в путевых листах, чтобы они могли считаться верными с юридической точки зрения.

На что обращать внимание

Работая с путевыми листами, человек может допускать некоторые ошибки. Согласно Федеральному закону под номером 402 в ст. 9, в первичной документации допускаются некоторые исправления, если они не противоречат федеральным законодательным актам. Любые правки должны подтверждаться подписями ответственных лиц и содержать точную дату. Подписи обязательно нужно расшифровывать. Это относительно новое требование. Главное, делая корректировку, не допустить при этом такие ошибки:

Нет расшифровки подписи ответственного сотрудника.
Не проставлена дата внесения изменения.
Нет подписи человека, который составил документ.
Внесенное изменение не содержит информацию о том лице, которое данное изменение внесло, и нет его подписи.

Во время заполнения путевого листа, когда правятся ошибки, корректором пользоваться воспрещается. Ведь в Федеральном законе четко прописано, что внесение правок возможно лишь одним способом, путем зачеркивания неверных данных и написания рядом с ними верных. Причем зачеркивать отдельные буквы или цифры воспрещается. Нужно зачеркнуть все слово или полную цифру. Подробный и наглядный образец исправлений, представленный здесь, может стать хорошим примером, на который можно смело ориентироваться.

На вопрос, допускаются ли исправления в путевых листах, можно однозначно ответить, что допускаются. Но при этом обязательно следует соблюдать некоторые правила исправления, которые действуют для всех документов первичного вида. Федеральный закон № 402 как раз и говорит, можно ли делать такие корректировки, и ему надо следовать.

Статьи по теме

Ошибки в путевом листе опасны тем, что инспекторы могут исключить расходы на топливо, командировку, зарплату водителя. Проверьте свой бланк путевого листа.

Компания сама разрабатывает и использует удобный для нее бланк путевого листа. Типовой формы документа нет (письма Минфина России от 25.08.09 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.09 № 16-15/139308 и от 13.10.09 № 16-15/107268).

Включите в бланк все реквизиты, которые должны быть в путевом листе. Они перечислены в части II Обязательных реквизитов (утв. приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152). С 26 февраля 2017 года этот перечень дополнен. Путевой лист должен включать отметку о техсостоянии авто (приказ Минтранса России от 18.01.17 № 17). А вот печать в этом документе больше не нужна.

БУКВА ЗАКОНА

Проверьте обязательные реквизиты «первички»

Инспекторы снимают расходы, если в «первичке» заполнены не все обязательные реквизиты. Оспорить доначисления не удастся даже в суде (постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 18.01.17 № Ф02-7133/2016, Ф02-7330/2016 и ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.07.14 № А78-7040/2013).

Перечень обязательных реквизитов приведен в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Это:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование компании, составившей документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина и единица измерения;
должность ответственного лица;
подписи

Также надо учесть требования к первичным документам (см. врезку выше). Компания вправе включить в путевой лист дополнительные реквизиты — мы показали их на образце ниже (кликните, чтобы увеличить). Они обезопасят расходы на топливо.

Какие ошибки критичны, а какие можно не исправлять, видно из таблицы ниже.

Ошибка

В чем опасность

Комментарии редакции

Не указан период, на который оформлен путевой лист

Если из путевого листа непонятно, за какой период его оформили, он не подтверждает расходы

Вы можете оформить путевой лист на день, неделю или месяц, но не больше

Нет отметки о контроле технического состояния автомобиля

Инспекторы усомнятся в реальности поездки. Они могут исключить расходы на покупку топлива и отказать в вычете «входного» НДС

Проверку транспорта проводите перед началом каждой рабочей смены и заносите результаты в путевой лист. Как обезопасить компанию от доначислений и штрафов, читайте в статье «Три способа упростить заполнение нового путевого листа» // РНК, 2017, № 8

Нет или указан неверный номер водительского удостоверения

Ошибку можно не исправлять. Данные о водительском удостоверении можно написать, но если ошибиться, это некритично

В путевом листе указывайте должность, ФИО и подпись водителя. Это обязательные реквизиты путевого листа

Нет показаний одометра

Сведения о расходе бензина надо заполнить по показаниям одометра. Если таких данных нет, будьте готовы к дополнительным вопросам инспекторов

Данные о пройденном пути можно взять из других источников, например навигатора. Тогда безопаснее упомянуть его в бланке (письмо Минфина России от 16.06.11 № 03-03-06/1/354)

Нет подробного маршрута

Наличие подробного маршрута принципиально. Формулировки «по городу» налоговиков не устраивают

Безопаснее, если сотрудник детализирует данные в путевом листе. Иначе есть риск, что налоговики снимут расходы и судьи их поддержат (определение ВАС РФ от 30.08.13 № ВАС-11880/13, постановления арбитражных судов Поволжского от 02.12.16 по делу № А55-16446/2015и Уральского от 08.05.15 по делу № А50-14001/2014 округов)

Нет отметки о медосмотре водителя

Отсутствие отметок врача само по себе не мешает расходам. Но вместе с другими ошибками этот недочет может стать поводом для того, чтобы снять расходы на ГСМ

Водитель должен пройти медицинскую комиссию перед поездкой и сразу после нее. На отсутствие отметки о медосмотрах обратят внимание проверяющие Гостранснадзора. За такое нарушение компании грозит штраф от 20 000 руб. по статье 19.5 КоАП РФ (определение ВАС РФ от 01.04.13 № ВАС-4273/13)

С 26 февраля 2017 года на путевых листах можно не ставить печать или штамп компании

Компания при желании вправе ставить печать или штамп на путевых листах. Дополнительные сведения в путевом листе — это не ошибка. Подробно о новых реквизитах мы рассказали в статье «Путевые листы заполняйте по-новому» // РНК, 2017, № 6

Читайте также:

Опасные ошибки в акте на оказание услуг
Опасные ошибки в товарной накладной

Допускаются ли исправления в путевых листах

Автоправозащита.RU

В случаях, установленных законодательно, водителю требуется иметь при себе оформленный путевой лист. При отсутствии данного документа к ответственности могут привлечь как водителя, так и должностное лицо, ответственное за выезд ТС на линию. На основании п. 14 ст. 2 (далее – Устав), путевым листом признается документ, который предназначен для осуществления контроля работы ТС и автоводителя.

Нормативно-правовые документы, так или иначе регламентирующие вопросы, связанные с путевыми листами:

(далее – Приказ);
(об отрывных талонах путевых листов).
Устав;
(далее – Постановление);

Путевые листки, в соответствии с ч.

Вход на сайт

Рубрика: Ответов: 24 Вы можете тему в список избранных и на уведомления по почте. 3 След. → Последняя (3) »

[e-mail скрыт] Беларусь, Волковыск Написал 409 Репутация:

2 мая 2012, 9:48 Т.к.

сейчас путевые листы не являются БСО и печатаются на листах А4, можно ли теперь исправлять ошибки в них корректором? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

[e-mail скрыт] Беларусь, Витебск Написал 30471 Репутация:

Отсутствие путевого листа штраф завгару

Приказа допускает также включение в путевой листок и иных дополнительных реквизитов, не указанных в вышестоящем перечне.

Включение дополнительных реквизитов производится согласно распоряжению руководителя организации. Допускаются ли исправления в листе Поскольку специальной нормы в отношении исправлений в путевых листах ни Приказом, ни Постановлением не установлено, действует общая норма в отношении первичных учетных документов, указанная в ч.

7 ст. 9 ФЗ № 402 от 6 дек. 2011 года “О бухгалтерском…”. В этом пункте указано, что в первичном учет. документе допускаются исправления, которые должны сопровождаться датой осуществления такого исправления, а также подписями лиц, составивших документ, с указанием их ФИО или иных реквизитов, необходимых для идентификации таких лиц.

Инфо Содержание 1 Что представляет собой путевой лист? 2 Кому необходим путевой лист?

3 На какой срок выдают путевку?

Порядок внесения изменений в путевой лист

При работе с путевыми листами зачастую возникают ситуации, в которых требуется внести изменения в путевой лист.

В этой статье будет рассмотрен порядок внесения изменений в путевой лист и типичные ошибки при исправлении данных путевого листа.Путевые листы являются первичными учетными документами, порядок исправления которых прописан в ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В нем говорится, что в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.

При этом исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Напомним, что с 01.01.2013 утратил силу Закон ¹ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в котором в п.

Правила оформления и ведения путевых листов в 2022 году

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций Путевой листок — это специальный документ, подтверждающий факт передвижения транспортного средства, работу водителя, расход ГСМ.

С 2022 года начали действовать новые правила. В статье вы сможете узнать, как правильно заполнять путевой лист, скачать актуальный образец. 27 декабря 2022 Автор: Евдокимова Наталья Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля.

Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Исключением являются

Путевые листы 2022: главные изменения и образцы заполнения

В работе компаний, использующих транспорт, путевой лист — едва ли не главный первичный документ.

Напомним, что с конца 2022 в России действуют поправки, изложенные в Приказе № 476 Минтранса РФ. Согласно этому документу, скорректированы требования к заполнению путевых листов, обозначен новый порядок оформления документов, появились дополнительные обязательные реквизиты.

Так, с 2022 года в путевых листах нужно указывать точную информацию о владельце ТС. Юридические лица должны указать ОГРН, индивидуальные предприниматели — ОГРИП.

Как правильно вносить изменения в путевом листе?

08.12.2017Рубрика: Автор: Дмитрий Многие предприниматели или организации имеют собственные или арендованные транспортные средства.

Есть несколько способов, и каждый метод имеет свои особенности. Мы рассмотрим самый типичный способ внесения изменений, которым пользуются многие бухгалтера.В Федеральном законе о бухгалтерском учете №402 от 06.12.2011 года, в статье

Порядок внесения изменений в путевой лист

Отменить Отправить 27.11.2013 Зачастую при работе с путевыми листами возникают ситуации, когда требуется внести какие-либо изменения в путевой лист. Ниже мы постараемся пояснить порядок внесения изменений в путевой лист и наиболее часто встречающиеся ошибки при осуществлении исправлений.

Путевые листы являются важными документами первичного учета, и порядок их исправления четко прописан в ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В нем говорится, что в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.

При этом все исправления должны содержать дату исправления, а также подписи всех лиц, участвовавших в исправлении документа, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо любой иной информации, позволяющей идентифицировать эти лица.

Ранее, в Законе № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в п.

Порядок внесения изменений в путевой лист

Пожалуйста, подождите. Мы разошлем вашу новость, анонс или пресс-релиз в более 1000 СМИ Мы опубликуем вашу новость в самых авторитетных и профильных изданиях России и СНГ Предоставим подробный отчет, с ссылками на все публикации

17.09 13:02 04.03.2013 При работе с путевыми листами зачастую возникают ситуации, в которых требуется внести изменения в путевой лист. В этой статье будет рассмотрен порядок внесения изменений в путевой лист и типичные ошибки при исправлении данных путевого листа.Путевые листы являются первичными учетными документами, порядок исправления которых прописан в ч.

Правила оформления и ведения путевых листов

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Отдельные бланки разработаны для владельцев и арендаторов:

легковых автомобилей;
грузовых автомобилей;
специального транспорта;
легкового такси;
грузового такcи;
автобусов общественных и необщего пользования.

Необходимые предпринимателям формы утверждены двадцать лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с Приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476, с 15.12.2017 в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Индивидуальных предпринимателей обязали указывать свой ОГРИП, а организации — ОГРН.

Читайте также: Одв 1 в зуп 2 5

Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка должно указываться в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Новая форма путевого листа с 2022 г.

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Приказом Минтранса России от 21.12.2018 № 467 в путевые листы с 01.03.2019 были внесены несколько важных поправок:

стало больше обязательных реквизитов. Теперь предприниматели должны вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки);
диспетчерам надо также фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее;
изменился максимальный срок, на который можно оформлять путевой лист 2022. Еще в начале года однажды оформленный документ мог действовать в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его можно будет по возвращении водителя на парковку;
в ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, у каждого из них должен быть свой путевой лист. Но при выезде отметку о контроле технического состояния нужно проставлять только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки;
с весны технический контроль транспортного средства может быть предсменным либо предрейсовым (зависит от конкретной ситуации);
штамп медицинского работника в путевом листе стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он просто может написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, выбрасывать его не следует, им можно продолжать пользоваться. Но если оттиска в путевом листе не будет, наказать уже не смогут.

Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2022 года обязательно должны содержать следующие сведения:

название и номер самого документа;
информацию о владельце автомобиля;
период действия (срок (один или несколько дней), в течение которого путевой лист может быть использован, в формате «число, месяц, год»);
данные о водителе ТС, а именно: Ф.И.О, дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
информацию о самом ТС: тип и модель, в том числе прицепа, если он имеется;
регистрационный номер;
показания одометра;
дату и время выезда и заезда на парковку;
данные о прохождении технического осмотра перед рейсом (сменой).

Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ должен быть возвращен уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Кому и зачем нужны путевые листы

Путевые листы необходимы организациям для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает:

обоснованность рейса;
законность перевозки груза и пассажиров;
исправное состояние транспортного средства;
право водителя управлять ТС.

Если путевки на руках водителя не окажется, придется заплатить административный штраф по статье 12.13 КоАП РФ.

Путевые листы: правила заполнения в 2022 году

Порядок оформления путевых листов установлен Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152, который действует в редакции от 21.12.2018, вступившей в силу 01.03.2019. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2022 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Однако, по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписать путевку можно на один рейс, один рабочий день или смену. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.

Унифицированный бланк путевого листа

Кто и как заполняет

Форма № 3 для легковых автомобилей

Можно применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и в обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в Письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257.

Форма № 4-с для грузовых автомобилей
со сдельной зарплатой водителям

Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Она может быть выдана только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий документ. Бланк содержит отрывной талон, на основании которого исчисляется зарплата.

В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня.

Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов.

Форма № 4-п для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям

Форма № 3-спец для специального транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.)

Форма № 4 для легкового такси

В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Такой лист водитель получает только на смену, после чего он должен сдать его диспетчеру.

Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Если организации подходят такие путевые листы, бланки скачать можно прямо по ссылкам в таблице из соответствующих Постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Нужно принимать во внимание и другие требования к их оформлению.

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи должны быть проверены на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС должен завизировать уполномоченный сотрудник, например механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится также отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, а также ставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы все путевки были оформлены одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль, потраченный на дорогу, и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять в ручном режиме.

Образец заполнения путевого листа

Рассмотрим подробно, как заполнять каждое поле на примере формы № 3 (для легкового автомобиля) для индивидуального предпринимателя. Образец с учетом последних изменений подготовлен с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс.

Начнем с указания серии, номера и срока действия документа. Серия — необязательный элемент, поэтому его может не быть. Что касается номеров, то они присваиваются путевым листам в соответствии с утвержденной нумерацией.

Срок действия определяется в зависимости от ситуации. В нашем примере документ выписан на одну смену.

Следующий раздел предназначен для данных о собственнике или арендаторе транспортного средства.

Юридические лица должны писать:

наименование;
организационно-правовую форму;
адрес местонахождения;
контактный телефон;
ОГРН.

Ф.И.О. (отчество при наличии);
почтовый адрес;
контактный телефон;
ОГРИП.

Информацию о самом транспортном средстве необходимо указывать так, как заявлено в документации. При заполнении надо написать:

марку авто (можно латиницей или кириллицей, главное — чтобы было понятно);
номер, полученный при госрегистрации;
парковочный номер, если такой имеется. Если его нет, поле можно пропустить, нарушения не будет.

Следующий большой раздел необходим для того, чтобы было понятно, кто будет управлять ТС. О водителе надо сообщить:

Ф.И.О. (отчество при наличии);
табельный номер;
данные из водительского удостоверения (номер, категория или класс).

Допуск автомобиля не разрешается без контроля технического состояния транспортного средства и медицинского осмотра. Соответствующие отметки должны быть проставлены в путевом листе с указанием конкретного времени прохождения. Указанные данные подтверждаются уполномоченными лицами.

Но есть один нюанс: индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие исключительно легковые автомобили, вправе не проводить предрейсовую проверку технического состояния ТС. Остальные должны это делать, поэтому для большинства автотранспортных предприятий отметки техников в путевых листах обязательны.

Обращаем внимание, что у организации может не быть собственного медработника и(или) механика. В таком случае для организации медицинских осмотров и технического контроля можно оформить работников по совместительству либо передать эту работу на аутсорсинг.

Непосредственно перед выездом в путевом листе надо указать показания счетчика (только целые числа) и время их снятия. Также следует вписать данные о том, какое горючее выдано, в каком количестве (если выдача топлива предусмотрена). Все данные подтверждаются подписью самого работника.

У многих возникают вопросы, какие данные можно записывать в раздел «Задание водителю». Если речь идет о легковом автомобиле, то в выписанном на него путевом листе пишут, в чье распоряжение передается ТС. В бланках для грузовиков можно написать заказчика перевозок, в автобусах — пункт назначения.

Менять задание водителю запрещено. Это может сделать только уполномоченное лицо собственника или арендатора ТС, которое выступает представителем работодателя. Если ТС используется в специальных целях, например, сотрудниками правоохранительных органов или дорожных служб, в путевом листе должна быть проставлена соответствующая отметка.

Когда ТС выезжает с парковки (гаража), диспетчер обязательно фиксирует время. В дальнейшем эти данные важны для расчета отработанного времени и, конечно, заработной платы.

По возвращении в путевке фиксируют время прибытия, показания одометра, информацию о движении горючего. О норме расхода топлива данные нужно брать из Распоряжения Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р, утв. нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте.

Все данные подтверждаются подписями уполномоченных сотрудников автотранспортного предприятия.

Если в пути были какие-то задержки, это фиксирует водитель в специальном разделе. Некоторые рекомендуют в этом поле также указывать время обеда.

Оборотная сторона состоит из таблицы и еще нескольких строк. Таблицу заполняет водитель, вписывая количество поездок. Их может быть несколько, а может быть всего одна. Ему следует написать место назначения и время отправления, прибытия. Если речь идет о легковом автомобиле, который передан в пользование частному лицу, он должен подтвердить записи водителя.

Последний раздел — результат работы автомобиля за смену и расчет заработной платы. Его нужно заполнить для того, чтобы можно было начислить заработную плату. Если водитель получает деньги, исходя из пройденного пути, можно заполнить только 2 поля, «пройдено, км» и «за километраж, руб. коп.». Если идет повременная оплата, заполняют два других поля — «всего в наряде, ч» и «за часы, руб. коп.». Допустимо заполнять все строки, если это необходимо.

Как правило, эту часть заполняют в бухгалтерии, поскольку именно бухгалтеры отвечают за расчет и выдачу заработной платы работникам.

Особенности заполнения путевых листов грузиков, автобуса и других ТС

Правила заполнения документов общие. Но поскольку транспортные средства разные, есть и небольшие особенности. Например, в путевке, выписываемой на автобус, есть поля, предназначенные для указания сведений о кондукторе, данных о маршрутах. Их обязательно надо заполнять.

Ответственность за ошибки

Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации, а также уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке свою подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они могут исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, а также уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Правила регистрации и хранения

Все путевые листы должны быть зарегистрированы в специальном журнале. Этим занимается работник организации, уполномоченный выпускать транспортные средства в рейс. Выглядит документ как таблица, куда вписывают данные о водителях, номерах полученных путевок, дате закрытия бумаг. Пример:

Журнал можно купить или распечатать самостоятельно и вести до тех пор, пока он не закончится. Потом его следует хранить в течение 5 лет после внесения последней записи.

Закрытые путевые листы также предписано хранить не менее пяти лет (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Допускаются ли исправления в путевых листах

Обращаем внимание, что наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов не допускается.

Ошибка 7. Не указан номер лицензионной карточки при выполнении перевозок в междугороднем сообщении.

На что обращать внимание

Нет расшифровки подписи ответственного сотрудника.
Не проставлена дата внесения изменения.
Нет подписи человека, который составил документ.
Внесенное изменение не содержит информацию о том лице, которое данное изменение внесло, и нет его подписи.

Статьи по теме

БУКВА ЗАКОНА

Проверьте обязательные реквизиты «первички»

наименование документа;
дата составления документа;
наименование компании, составившей документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина и единица измерения;
должность ответственного лица;
подписи

Какие ошибки критичны, а какие можно не исправлять, видно из таблицы ниже.

Ошибка

В чем опасность

Комментарии редакции

Не указан период, на который оформлен путевой лист

Если из путевого листа непонятно, за какой период его оформили, он не подтверждает расходы

Вы можете оформить путевой лист на день, неделю или месяц, но не больше

Нет отметки о контроле технического состояния автомобиля

Нет или указан неверный номер водительского удостоверения

В путевом листе указывайте должность, ФИО и подпись водителя. Это обязательные реквизиты путевого листа

Нет показаний одометра

Нет подробного маршрута

Наличие подробного маршрута принципиально. Формулировки «по городу» налоговиков не устраивают

Нет отметки о медосмотре водителя

С 26 февраля 2017 года на путевых листах можно не ставить печать или штамп компании

Читайте также:

Опасные ошибки в акте на оказание услуг
Опасные ошибки в товарной накладной

Оценка статьи:

(пока оценок нет)

Загрузка...