Сколько хранятся договора с поставщиками

Бесплатные юридические консультации

по тел. 8 (800) 500-27-29 (доб. 677) Все регионы! Звонок по России бесплатный!

Какой срок хранения установлен для договоров поставки

По общему правилу срок хранения договоров поставки товара — пять лет после истечения срока действия такого договора, срок хранения для государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров — пять лет, по крупным поставкам — постоянно. Начало течения срока хранения договоров определяется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Сроки хранения договоров поставки в целях налогового учета — четыре года после отчетного (налогового) периода, в котором он в последний раз использовался в налоговых целях.

По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием (ст. 506 Гражданского кодекса РФ).

Поставка товаров для государственных или муниципальных нужд осуществляется на основе государственного или муниципального контракта на поставку товаров для государственных или муниципальных нужд, а также заключаемых в соответствии с ним договоров поставки товаров для государственных или муниципальных нужд (п. 2 ст. 530) (п. 1 ст. 525 ГК РФ).

Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также перечнями, утверждаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ)).

Обязанность обеспечения сохранности документов и сроки их хранения установлены, в частности (в зависимости от целей, для которых они могут понадобиться):

— Законом N 125-ФЗ — для архивирования документов организации;

— Налоговым кодексом РФ — для целей налогообложения;

— Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) — для целей бухгалтерского учета;

— Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).

Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок его хранения нужно по тому акту, который предусматривает больший срок.

Обязанность обеспечения сохранности договоров

Сохранность договоров, в том числе договоров поставки, важна потому, что впоследствии они могут понадобиться организации, в частности, для представления суду (по спорам, вытекающим из неисполнения обязательств контрагентом или обязательств самой организации перед бюджетом), налоговому органу и аудиторам.

Кроме того, акционеры, владеющие не менее чем 1% голосующих акций ПАО, вправе получить информацию о крупных сделках и сделках с заинтересованностью: вид, предмет, содержание и размер таких сделок, дата их совершения и срок исполнения обязательств по ним, сведения о принятии решения о получении согласия на совершение или о последующем одобрении таких сделок (пп. 1 п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Участники ООО вправе получить договоры, являющиеся крупными сделками и сделками с заинтересованностью (пп. 12 п. 2 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Несоблюдение установленных сроков хранения договоров может иметь для организации негативные последствия.

Сроки хранения договоров поставки по правилам архивного дела

Перечнем установлен срок хранения для государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров — пять лет, а по крупным поставкам — постоянно (ст. 526 ГК РФ, ст. 272 Перечня). При этом критерии отнесения договоров к крупным поставкам не установлены ни Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», ни Перечнем (Письмо Минэкономразвития России от 06.05.2016 N Д28и-1279). Критерии крупной сделки установлены п. 1 ст. 46 Федерального закона N 14-ФЗ и п. 1 ст. 78 Федерального закона N 208-ФЗ.

Срок хранения для договора поставки товара не выделен в отдельную статью Перечня, поэтому он составляет пять лет после истечения срока действия такого договора (ст. 436 Перечня). Начало течения срока хранения договоров определяется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1, п. 17 ст. 3 Закона N 125-ФЗ, абз. 4 п. 1.4 Перечня).

Срок хранения договоров поставки для целей налогового учета

Налоговые органы вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов (пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Такие документы могут быть истребованы у организации налоговыми органами в случаях проведения в отношении организации камеральной и выездной проверки, а также проверки в отношении контрагента (п. п. 6, 8, 8.1 ст. 88, п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93, п. 1 ст. 93.1 НК РФ).

По общему правилу организации обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Течение этого срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829). Указанный срок хранения документов соответствует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (Письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). В общем случае в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Специальные сроки хранения документов предусмотрены НК РФ для отдельных случаев:

— при переносе убытков на будущее организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода (п. п. 2, 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18, абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ);

— срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (Письмо Минфина России от 19.01.2018 N 03-03-06/1/2598).

В перечисленных случаях, помимо первичных учетных документов, наличие, в частности, договора поставки позволит подтвердить взаимоотношения сторон, а также основания возникновения убытка или формирования первоначальной стоимости амортизируемого имущества;

— для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности необходимо сохранить документы, которые подтверждают период ее возникновения. При этом суммы и даты образования безнадежных долгов должны быть подтверждены, помимо первичных учетных документов, договором поставки, в котором указана дата срока платежа (Письмо Минфина России от 08.04.2013 N 03-03-06/1/11347, Определение ВАС РФ от 09.10.2012 N ВАС-5055/12 по делу N А40-46789/11-20-195).

Необеспечение сохранности договоров поставки в течение установленного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности в виде штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ, необходимый для осуществления налогового контроля, а также доначислению налогов или отказу в налоговых вычетах (п. 4 ст. 93, ст. 126 НК РФ).

При отсутствии у организации договора поставки из-за необеспечения его сохранности в течение установленных сроков применить к ней ответственность по ст. 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения) нельзя, поскольку договор не является первичным учетным документом (п. 8 ст. 3, ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Он устанавливает, на каких условиях стороны договорились сотрудничать, а уже последующие первичные учетные документы фиксируют, когда и как эти договоренности реально выполнялись, то есть свершившиеся факты хозяйственной жизни (например, товарная накладная документирует отгрузку товаров), и на их основе делаются проводки в бухгалтерском учете.

Срок хранения договоров поставки для целей бухгалтерского учета

Договоры поставки нужны в том числе аудиторам для выражения мнения о достоверности бухгалтерской отчетности аудируемого лица. При оказании аудиторских услуг аудиторская организация вправе исследовать в полном объеме документацию, связанную с финансово-хозяйственной деятельностью аудируемого лица, а также проверять фактическое наличие любого имущества, отраженного в этой документации (ч. 1, п. 7 ч. 2, ч. 4 ст. 6, п. 2 ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Сроки хранения установлены в Перечне.

Хотя договор поставки не относится к первичным учетным документам, организации нужно соблюдать сроки хранения таких договоров, установленные Перечнем, в силу ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.

Рекомендуем ознакомиться:

Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить

именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта . Или позвоните нам по телефону:
8 (800) 500-27-29 (доб. 677) Все регионы! Звонок по России бесплатный!

Срок хранения договоров

Договорные отношения обеспечивают законное основание для всех сфер ведения деятельности. Заключение соглашения производится до начала ведения партнерских отношений и действует до полного погашения обязательств. Форма регулирует правовые исполнения сторонами обязательств и имеет юридическую силу для контролирующих и судебных органов.

Порядок определения периода сохранности

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности. Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел. При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями. Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм. Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

В деловом обороте используются сроки:

  1. Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
  2. Неограниченные датой. В тексте может иметься формулировка «до погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.
Читайте также:  Сахарова фемес график работы

Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения имущества, договор аренды помещений при условии включения данных адреса месторасположения в реестр организаций и прочие.

Учет в журналах для контроля сроков

Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров. Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации. Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

  • данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа – поставки, оказания услуг и прочее;
  • указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним. Контроль за ведением журналов возлагается на различные службы – юридический отдел, бухгалтерию, кадры. В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

  1. Сотрудничество с контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.
  2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
  3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
  4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Примеры сроков хранения по видам договоров

Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода – 5 лет. В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет.

Исключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников. Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений. На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам. Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений. Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением. Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

Как утилизируют договоры после истечения времени хранения

Истечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию. В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг. Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.

В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель. В обязанности комиссии входят:

  • определение документов, утративших актуальность и выдержавшие положенный срок хранения. Информация о периодах хранения берется из журналов регистрации;
  • отбор экономически нецелесообразных форм и сверка периодов с внутренним документом, регламентирующим сроки;
  • составление описи документов;
  • утилизация и составление акта.

Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам. Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.

Сколько лет хранятся договора с поставщиками

dtpstory.ru


Заключение соглашения обеспечивает гарантию исполнения условий сделки. Инфо Договоры действуют до завершения погашения обязательств.

Однако на практике они могут определяться и другими локальными актами, к примеру, номенклатурой дел.

При ее составлении должны учитываться требования законодательства. В ряде случаев этот человек получает небольшую прибавку к заработной плате, которая должна компенсировать дополнительный

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

Нормативная база В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам.

И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов. Выделяют следующие сроки хранения документов:

    постоянный; временный (свыше 10 лет); временный (до 10 лет включительно).

Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные. Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций. Ведомственные перечни разрабатываются для документов, характерных для определенных ведомств.

Типовые и ведомственные перечни применяются:

    при определении состава и сроков хранения архивных документов, при составлении номенклатур дел и формировании документов в дела;

Срок хранения договоров

Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями. Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм. Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

В деловом обороте используются сроки:

  • Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
  • Неограниченные датой. В тексте может иметься формулировка «до погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.

Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения

Хранение договоров: особенности и порядок. Срок хранения договоров

При определении срока во внимание принимаются условия дополнительных соглашений.

Не ограниченные датой.

В содержании соглашения может присутствовать, например, такая формулировка, как «до полного погашения обязательств».

Отдельную категорию составляют документы постоянного хранения.

К ним относят учредительные бумаги, соглашения о приобретении имущества, аренды и пр.Хранение договоров предполагает их регистрацию в специальной книге. В законодательстве отсутствуют четкие требования к форме учета. Предприятия самостоятельно разрабатывают журналы регистрации.

В нем должны присутствовать следующие сведения:

  • Номер, дата составления, название контрагента.
  • Краткое описание документа. Как правило, указывается тип соглашения (поставки, выполнения работ и пр.).
  • О продолжительности действия и окончательной дате, если заключено срочное соглашение.

В журнале должны присутствовать сведения о договорах и приложениях к ним.

Сколько надо хранить договора с поставщиками

На субъектов, с которыми они заключены, не распространяются соцгарантии, которыми могут пользоваться сотрудники, состоящие в штате. Гражданско-правовые соглашения могут храниться 5 лет после утраты своей актуальности.

В предметных указателях к этим перечням определено достаточно большое количество типов договоров с соответствующими периодами хранения. К примеру: Соглашение подряда с организацией.

Этот тип присутствует в первом перечне, срок хранения 5 лет.

Соглашение о реализации проектов научно-технической направленности на региональном уровне.

Сколько лет хранятся договора с поставщиками

Выделяют следующие сроки хранения договоров в организации:

  1. постоянный;
  2. краткосрочный (до 10 лет включительно).
  3. долгосрочный (свыше 10 лет);

Такая система, вытекающая вроде бы из логики самих документов, не очень удобна в применении. Это нередко создает путаницу и приводит к серьезным ошибкам в делопроизводстве.

Более распространена система хранения по типовой принадлежности. Как правило, у большинства предприятий договоры делятся на несколько разновидностей: профильные (напрямую касающиеся основной деятельности предприятия), хозяйственные и трудовые. Например, каков срок хранения договоров оказания услуг в организации?

voennpravo.ru

Срок хранения договоров подряда


Содержание Главная » Сроки хранения документов Вид документа Срок хранения Документы о финансировании Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов 5 лет Договоры банковского счета 5 лет после истечения срока действия договора Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств 5 лет после полного исполнения обязательств Учет и отчетность Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная Не менее 10 лет Не менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) 1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет)

Сколько лет хранятся договора с поставщиками

Содержание Срок хранение договоров о поставке Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме. Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.

Передача в архив Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия.

Срок хранение договоров о поставке

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558),

    Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 №1182).

Дальше в статье будем называть их Перечень-1 и Перечень-2 соответственно.

    договоры подряда с юридическими лицами (Перечень-1, ст. 440, 5 лет, ЭПК*); договоры об информационном обслуживании (Перечень-1, ст.

В ряде случаев этот человек получает небольшую прибавку к заработной плате, которая должна компенсировать дополнительный объем работ, но чаще всего, последний пункт просто игнорируют, упирая на отсутствие средств или других схожие факторы. В более редких случаях ответственным за сохранность документов вообще и договоров в частности, выступает юрист.

Но это не очень удобно, ведь этот человек сможет отвечать только за договор, а с остальными бумагами он обычно знаком только поверхностно.

Внимание Удобней всего, когда есть отдельный человек, который занимается именно этой проблемой.

Он будет максимально точен и не совершит мелких неприятных ошибок, как это могут сделать другие сотрудники.

Итог Хранение договоров в организации осуществляется по принципу полного соблюдения всех норм закона. Это обязательное условие, которое может отвести от предприятия все проблемы. Так, например договоры отчуждения имеют постоянный срок хранения и подлежат обязательной передаче в муниципальный или государственный архив.

Читайте также:  Работник компенсирует работодателю

К этой категории относятся такие виды договоров:

    продажи; факторинга; дарения; мены.

Трудовые договоры также хранятся в организации до того момента, пока она не ликвидирована, а в случае ликвидации должны быть переданы в муниципальный архив и хранится там на протяжении еще 75 лет.

К примеру, граждане сдают свои вещи при посещении театра, передают багаж в камеры хранения в аэропортах и пр.

К соглашениям такого типа применяются нормы ГК. Письменная форма – одно из требований, которому должен соответствовать договор хранения. Образец документа содержит: Предмет сделки.

Обязанности и права сторон. Условия оплаты (если она предусматривается)

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

Хранение договоров связано с определенными проблемами.

Разобраться во всем этом просто необходимо, хотя это и может быть сложно.

Нужно понимать, что в случае невыполнения требований законодательства в такой сфере, как хранение договоров в архиве, делопроизводство может быть не только не эффективным, но и опасным с точки зрения возможного наказания или штрафа.Договора обязаны постоянно быть в наличии не только на момент их действия, но и после этого. Возможно, потребуется

Срок хранение договоров о поставке

В результате пересмотра по нему принимается решение.

Комиссия может продлить срок хранения или указать на необходимость уничтожить документы. Рекомендации Стоит сказать, что делопроизводитель или секретарь могут не знать обо всех соглашениях, заключенных предприятием.

Это особенно актуально для крупных компаний. В этой связи специалисты рекомендуют:

    Вынести из указателей, присутствующих в перечнях, все типы прописанных там документов. Создать единый их список. С составленным перечнем пройти по всем подразделениям предприятия, которые имеют полномочия на заключение договоров. Передать список руководителям отделов с просьбой отметить, какие именно виды соглашений они оформляют.

После получения нужной информации неотмеченные договоры можно хранить 5 лет.

Инфо Предприятие может отдельно регистрировать постоянно действующие и разовые соглашения. С субъектами, оказывающими услуги.

Перечень сроков хранения, Учет и уничтожение документов, дело, договор

Начало ► Справка, Бухучет, Налоги ► Бухучет

Сколько лет хранить бухгалтерские документы и другие документы: декларации, страховые взносы в ФНС РФ, ФСС РФ.

Срок хранения договоров

Множество различных организаций в процессе своей деятельности заключают договора и бухгалтерам необходимо знать срок хранения договоров в организации, чтобы избежать проблем. Под договором следует подразумевать документы, которые являются своего рода подтверждением взаимоотношений организации с контрагентами, связанных с любым видом ее деятельности.

Поскольку предприятие могут в любой момент навестить с целью проверки представители различных государственных служб или наведаться акционеры, руководителю данного предприятия стоит заранее позаботиться о нахождении в его распоряжении оригиналов всех договоров, когда-либо заключенных с другими организациями и/или лицами. Также руководитель в обязательном порядке должен хранить договора и все документы, которые хоть как-то связаны с их подписанием и исполнением ровно столько, сколько установлено соответствующими законами, т.е.

Срок хранения договоров

Бесплатная консультация по телефону: 7(499)1105806 Содержание По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (уплатить цену работы).

Договор подряда заключается на изготовление или переработку (обработку) вещи либо на выполнение другой работы с передачей ее результата заказчику. Имеет ли отношение Договор ГПХ к документообороту кадровой документации? Работодатель вправе заключать с гражданами как трудовые (ст.

56 ТК РФ), так и гражданско-правовые договоры.

Так, для выполнения разовых работ, не предусмотренных трудовыми функциями штатных сотрудников организации, используются гражданско-правовые договоры. В соответствии со ст.ВниманиеДоговоры, пожалуй, один из самых сложных документов для определения срока хранения.

Сколько лет хранятся договора с поставщиками

Содержание Сам процесс хранения договоров связан с некоторыми проблемами.

Бывает так, что определить типовую принадлежность документа, вид, срок и условия его хранения, способ уничтожения достаточно сложно.

Все вышеперечисленные факторы регламентируются законом, но один и тот же договор в разных ситуациях может иметь разные сроки действия, поэтому нередко возникают проблемы с определением длительности хранения. Для эффективного и правильного ведения делопроизводства необходимо четко уяснить порядок и требования законодательства в этой сфере, чтобы избежать штрафов или наказания. Ниже рассмотрим срок хранения договоров купли-продажи в организации.

Наличие договоров в постоянном доступе требуется не только на тот период, когда продолжается их действие.

После этого они бывают нужны для извлечения из них какой-либо информации.

dtpstory.ru

В результате пересмотра по нему принимается решение. Комиссия может продлить срок хранения или указать на необходимость уничтожить документы. Рекомендации Стоит сказать, что делопроизводитель или секретарь могут не знать обо всех соглашениях, заключенных предприятием. Это особенно актуально для крупных компаний. В этой связи специалисты рекомендуют:

  1. Вынести из указателей, присутствующих в перечнях, все типы прописанных там документов.
  2. Создать единый их список.
  3. С составленным перечнем пройти по всем подразделениям предприятия, которые имеют полномочия на заключение договоров.
  4. Передать список руководителям отделов с просьбой отметить, какие именно виды соглашений они оформляют.

После получения нужной информации неотмеченные договоры можно хранить 5 лет.

Cколько должны храниться договора в организациях?

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

В ряде случаев этот человек получает небольшую прибавку к заработной плате, которая должна компенсировать дополнительный объем работ, но чаще всего, последний пункт просто игнорируют, упирая на отсутствие средств или других схожие факторы. В более редких случаях ответственным за сохранность документов вообще и договоров в частности, выступает юрист.
Но это не очень удобно, ведь этот человек сможет отвечать только за договор, а с остальными бумагами он обычно знаком только поверхностно. Удобней всего, когда есть отдельный человек, который занимается именно этой проблемой.
Он будет максимально точен и не совершит мелких неприятных ошибок, как это могут сделать другие сотрудники. Итог Хранение договоров в организации осуществляется по принципу полного соблюдения всех норм закона.


Это обязательное условие, которое может отвести от предприятия все проблемы.

Срок хранения договоров

Предприятие может отдельно регистрировать постоянно действующие и разовые соглашения.

    С субъектами, оказывающими услуги. К таким документам, как правило, прилагаются дополнительные соглашения.

Особое внимание уделяется порядку хранения договоров, связанных с арендой или коммунальным обслуживанием.

  • Подряда. Такие договоры используются при строительстве.
  • С сотрудниками.
  • Книги регистрации выполняют очень важную функцию. Каждое учтенное соглашение в журнале имеет свой номер, посредством которого документ можно быстро найти в базе. Особенности периодов Предприятия вправе самостоятельно группировать договоры по их назначению и определять продолжительность их хранения в соответствии с экономической целесообразностью.


    При этом следует учитывать минимальный период, предусмотренных законодательством. Он равняется 5 годам.

    Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

    А вот у другой компании весь процесс может быть четко описан в нормативной документации, будет присутствовать отдельный человек, отвечающий за архив, или даже специальные номенклатуры, правила формирования подшивки, журнал регистрации и так далее. Оба варианта могут быть удобными, в зависимости от многих факторов.

    К примеру, первый вариант подойдет маленькой фирме со скромным оборотом. Там будет не так и много документов, которые всегда можно будет без проблем найти все в том же темном уголке.

    Служба правового консалтинга

    Это, в свою очередь, позволяет заключать соглашение в отношении индивидуально определенных и родовых объектов. Соответственно, на отношения может распространяться обычный или специальный (характерный для складского хранения) режим.

    • Субъектный состав. В качестве хранителя в рамках сделки может выступать и коммерческая и некоммерческая структура. При этом для последних закон делает оговорку. Некоммерческие организации могут являться хранителями, если эта деятельность направлена на достижение целей, в соответствии с которыми они созданы. Контрагентами выступают субъекты, для которых передаваемые предметы являются продукцией, реализацию которой они осуществляют.
    • Наличие вознаграждения.

    Хранение договоров: особенности и порядок. срок хранения договоров

    • договоры страхования имущественной и гражданской ответственности (Перечень-1, ст. 447, 5 лет);
    • договоры на выполнение региональных научно-технических проектов (Перечень-2, ст. 5, постоянно) и т.п.

    *Отметка ЭПК означает, что по прошествии срока хранения экспертная комиссия организации должна просмотреть дело и вынести решение: или уничтожать его, или хранить дальше. Без просмотра комиссией уничтожать дела с такой отметкой нельзя. Будьте внимательны с договорами «возмездного оказания услуг» (статья 443 Перечня-1): они касаются услуг только консультационных, информационных и услуг по обучению. Хранятся 5 лет. А дальше появляется соблазн воспользоваться статьей 436 Перечня-1 «Договоры, соглашения» и одним махом подвести под нее все остальные договоры нашей организации, которые мы не опознали в списках. Это верное решение, но пока делать так еще рано.

    Сроки хранения договоров

    Третьи сдают на макулатуру, сжигают и так далее. Когда начинается срок хранения Это очень важный вопрос, так как именно с ним возникает множество ошибок. Хранение договоров на предприятии РБ или РФ в данном случае абсолютно одинаково и начинается в тот момент, когда начинается новый год, в котором конкретный документ больше не действует. К примеру, есть договор, который закончился в 15 июля 2010. Его нужно сохранять на протяжении 5 лет, однако уничтожать его можно не 15 июля 2015, а в начале 2016 года.

    То есть, отчет пошел с 01.01.2011, а не с седьмого месяца предыдущего года. Обычно, с целью вообще минимизировать шанс на ошибку, к определенному ранее сроку добавляется 1 год.

    И только после того, как он пройдет, начинается процедура уничтожения. Особенности хранения В целом есть специальные рекомендации по тому, как именно должен выглядеть и работать архив.
    Как правило, от сотрудников требуется отправлять документы не раньше определенного срока, вне зависимости от того, когда у них фактически закончилось время действия. И обычно подобная архивация происходит в начале года. То есть, даже если договор закончился в феврале, все равно придется ждать следующего года, чтобы положить его на хранение. Уничтожение Как уже сказано выше, уничтожать договора просто так нельзя. Сначала нужно убедиться, что действительно прошел нужный срок. Только тогда можно уничтожать этот документ. Но и данные действия зачастую могут быть опасны своими последствиями, из-за чего большинство сотрудников предпочитает совершать их только и исключительно с санкции руководства. Выглядит это так: сотрудник собирает выборку из всей документации, срок которой уже вышел или подходит к концу.

    Читайте также:  Документы для получения статуса малоимущей семьи в ярославле

    Сколько хранить договора с поставщиками

    По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к «крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам» Перечнем не установлены. Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным (муниципальным) заказчиком.Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора (п. 440 Перечня). В п. 439–451 Перечня перечислены также ряд иных видов договоров с определенными сроками хранения. Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня).При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно».

    Сколько лет хранятся договора с поставщиками

    Сроки хранения договоров по правилам бухучета и НК РФ

    Статья 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

    № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусматривает, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения должны храниться не менее пяти лет после отчетного года.

    При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации.

    Расходы на хранение договора с туристом, которые несет турфирма, в бухгалтерском учете относятся к общехозяйственным (счет 26).

    В налоговом учете также предусмотрены сроки хранения документов.

    Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также подтверждающие полученные доходы и произведенные расходы, уплаченные налоги, хранятся в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст.

    Сколько лет хранятся договора с поставщиками

    Полагаем, однако, что в отношении коммерческих организаций данная норма неприменима. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.
    1.4 Перечня). Отметим, что уничтожение договоров ранее положенного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности согласно ст. 120 НК РФ или ст. 126 НК РФ. Статья 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения.
    При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2).

    Сколько хранятся договора с поставщиками

    Дополнительные особенности

    Обычно при приеме продукции склад должен провести за свой счет проверку, определить внешнее состояние и количество предметов. Данные осмотра заносятся в соответствующие документы.


    Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

    Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

    До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

    Бланки строгой отчетности необходимо содержать в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

    Срок хранения договоров в организации

    Для ряда договоров сроки хранения установлены в и составляют 5 лет с даты истечения срока действия договора.

    Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.

      Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений.

    Документы используются в строительстве капитального

    и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами.

    Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.

    • Трудовые договоры с сотрудниками.

    Сколько лет хранятся договора с поставщиками в бюджетных учреждениях

    В то же время договор в большинстве случаев не является первичным документом, который свидетельствует о совершении хозяйственной операции.

    Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

    © ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2017. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

    Таблица сроков хранения документов в организациях в 2017 году

    С каждым днем архив данных любой организации возрастает.

    Сколько должны храниться договора с поставщиками

    НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством.

    Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

    Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

    Сколько лет хранятся договора с контрагентами

    Вопросы хранения документов регламентируются также Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень).

    На мой взгляд, он вызывает ряд вопросов по срокам хранения договоров и документов, связанных с заключением и исполнением договоров, получить однозначный ответ на которые не представляется возможным. Но не будем забегать вперед. Постараюсь дать максимум ответов, задав минимум риторических вопросов.

    Сроки хранения договоров…

    по Перечню типовых управленческих архивных документов

    При использовании Перечня 1 следует четко разграничить две категории организаций:

    • являющихся источниками комплектования государственных архивов;
    • не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

    Временные сроки хранения договоров, указанные в Перечне 1, применяются всеми организациями.

    А вот организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения.

    России от 06.10.2000. Как видим, документ содержит ссылку на конкретный Перечень, который в настоящее время утратил силу (см. приказ Федерального архивного агентства от 26.08.2010 № 63). Мнения о том, какой же перечень использовать акционерным обществам, разнятся.

    Одна из точек зрения, а именно – необходимость использования старого Перечня, высказана членом Гильдии Управляющих Документацией Натальей Храмцовской в статье «Проблемы применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов».

    Статью Натальи Храмцовской «Проблемы применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов» читайте в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 1’ 2011

    Вторая точка зрения – использование акционерным обществом нового Перечня – подтверждается ответом от 25.11.2010 на запрос в Минфин России, подготовленным сотрудником Минфина Е.В.

    Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.

    • Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

    Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

    Примеры сроков хранения по видам договоров

    Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода – 5 лет.

    В некоторых случаях будет удобней указывать дату закрытия договора и, приплюсовывая к ней 5 лет (или больше), точно определять, когда именно бумаги можно будет уничтожать. Фактически даже в самом начале организации данного вопроса особой сложностью процедура не отличается, а при длительной работе она ещё будет все больше и больше упрощаться. Когда хранение договоров в организации, срок уничтожения которых уже утвержден, будет стандартизировано, на весь процесс будет уходить считаные минуты. И вот настал год, когда можно уничтожить те или иные документы. Они изымаются из папки, перепроверяются на предмет возможной ошибки и вместе с перечнем этих бумаг, подаются на рассмотрение руководителя. Он, в свою очередь, должен ещё раз проверить, действительно ли все так, как указано в списке, так как именно начальник останется виноватым в случае проблем.
    Срок хранение договоров о поставке

    Срок хранение договоров о поставке

    Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме.

    Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.

    Передача в архив Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия.

    И только после того, как он пройдет, начинается процедура уничтожения.

    Особенности хранения

    В целом есть специальные рекомендации по тому, как именно должен выглядеть и работать архив. В идеале хранение договоров о материальной ответственности, расчетов с контрагентами, трудовых договоров и аналогичной подобной документации должно происходить в проветриваемом и сухом помещении. При этом сами бумаги располагаются на стеллажах (открытых или закрытых). Если они относятся к бланкам строгой отчетности или документам с грифом «коммерческая тайна», то должны присутствовать специальные сейфы. В принципе, никто этот момент не проверяет, ведь это именно рекомендации, соблюдать которые выгодно самому предприятию. Суть очень проста: если за саму систему хранения не штрафуют, то вот за отсутствие тех бумаг, которые обязаны быть, частенько наказывают.

  • Бесплатная консультация юриста по телефону:

    Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

    СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

    Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

    Ссылка на основную публикацию
    ×
    ×