Расчет возмещения командировок в 2021 году

Расчет возмещения командировок в 2021 году

Как правильно оплатить командировку сотруднику

Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Для них поездки в другие города, регионы или страны – неотъемлемая часть эффективного производственного процесса.

Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, оформлении сделок и т. Д.

Когда руководство компании решает отправить сотрудника в командировку, перед бухгалтерией компании встает ряд вопросов о том, как правильно оформить, рассчитать и провести командировки. В этой статье мы подробно расскажем о командировках, их порядке и расчете.

Кстати, наш специальный калькулятор поможет быстро рассчитать сумму на поездку.

Что считается служебной командировкой

Понятие командировки расшифровывается достаточно просто: это выезд сотрудника по требованию начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо задач в течение определенного периода времени.

В этом случае на время отсутствия на постоянном рабочем месте за сотрудником компании сохраняется должность, а также средняя заработная плата.

Кроме того, организация обязана возместить все командировочные расходы.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Любой сотрудник компании, имеющий соответствующую квалификацию и опыт для выполнения задач за пределами территории компании, может быть отправлен в командировку по запросу руководства. Однако есть исключения.

Женщины, ожидающие ребенка или имеющие маленьких детей, работники до 18 лет, а также лица, ухаживающие за больными детьми или детьми-инвалидами, не могут быть отправлены в командировки.

Во всех этих случаях работа вне рабочего места может выполняться только с личного письменного согласия соответствующего работника и при отсутствии медицинских противопоказаний.

Вопрос: Куда мне подавать документы, касающиеся командировочных расходов, командировочных расходов в отпуск, денежной компенсации за аренду квартиры?
Посмотреть ответ

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Покрытие командировочных расходов прямо регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации. Чтобы соответствовать нормативным требованиям, бухгалтеры должны знать, что к ним относятся:

    Диеты, то есть расходы на питание, проезд, проживание и т. Д. Диеты оформляются заранее, на основании распоряжения руководителя, непосредственно перед отъездом сотрудника в командировку. Неважно, в какой форме будет переведен рацион – наличным или безналичным переводом на банковскую карту.

После возвращения домой работник должен уладить расходы, понесенные во время поездки, с бухгалтером вместе со всеми подтверждающими документами (квитанции, билеты и т. Д.).

В зависимости от затрат он либо получает дополнительные деньги (если предоплата, полученная в качестве диеты, была превышена), либо возвращает остаток в кассу. Выплата заработной платы работнику за дни, проведенные в командировке. В этом случае оплата командировочных дней взимается одновременно с оплатой за все остальные дни месяца и выплачивается в общем порядке в следующий расчетный день.

Оплата командировочных

Чтобы правильно рассчитать путь бухгалтера, не нужно разрабатывать какие-либо формулы и схемы, так как есть детально прописанный алгоритм работы. Сделаем это по порядку.

Во-первых, необходимо рассчитать количество дней, фактически отработанных деловым путешественником в расчетном периоде. Если сотрудник проработал в компании длительное время, расчетный период составляет год, то есть за 12 месяцев до выезда сотрудника в командировку. Если работник проработал менее года, учетным периодом считается период, начинающийся с даты приема на работу;

Читайте также:  Как расторгнуть кредитное соглашение - модель заявки

Примечание. Каждый бухгалтер должен помнить, что при расчете надбавок на командировки в расчет могут приниматься только рабочие дни.

Что касается отпускных, то календарные дни в расчет не принимаются. Кроме того, не следует учитывать время, проведенное в отпуске, больничном, отпуске и т. Д. Еще одно, что нужно сделать, чтобы правильно рассчитать зарплату в командировке, – это определить размер среднего заработка за расчетный период. Сюда входят все выплаты по системе оплаты труда компании, за вычетом выплат социальной и материальной помощи, а также отпускных и больничных, которые не нужно учитывать при расчете средней заработной платы;

Важно: бывает, что во время нахождения сотрудника в командировке руководство компании принимает решение о повышении ставок и заработной платы.

В этом случае для правильного расчета поездки не забудьте проиндексировать среднюю зарплату и путешественника. Третий момент будет заключаться в подсчете средней заработной платы в день и, в конечном итоге, суммы проезда. Это просто: заработную плату за период оплаты нужно разделить на фактически отработанные дни, включая период оплаты. Затем умножьте результат на количество дней, проведенных в командировке. Полученная сумма будет покрывать расходы на поездку.

Довожу до вашего сведения! Не забывайте, что командировочные расходы облагаются подоходным налогом с населения (НДФЛ)!

Исключение составляют ситуации, когда суточные составляют не более 700 рублей при поездках по России и не более 2500 рублей при поездках за границу.

Особенности выплаты командировочных

В некоторых случаях бухгалтерии приходится использовать дополнительные методы расчета оплаты надбавок. Разберем их подробно.

    Доплата к средней зарплате. Иногда случается, что при расчете командировочных конечная сумма, которую получает работник в поездке, намного ниже, чем то, что он получил бы, если бы находился на рабочем месте, не уходя. В этом случае совет директоров имеет право разрешить бухгалтерии оплатить ему дополнительные командировочные расходы в размере до размера его реальной заработной платы.

Практика показывает, что в подавляющем большинстве случаев это так, поскольку менеджеры обычно не заинтересованы в ухудшении финансового положения бизнес-путешественников.

Поездки выходного дня в составе командировок. Иногда командировки составляют не несколько дней, а несколько недель, соответственно, некоторые командировочные дни приходятся на выходные. Что делать в таких ситуациях? По закону, если работник в эти дни фактически не работал, ему не нужно платить заработную плату. Но если ему все же пришлось выполнять свои служебные обязанности, то в этом случае он имеет право как минимум на двойную зарплату.

В качестве компенсации за работу в нерабочие дни согласно ТК РФ вместо двойной заработной платы работник может иметь право на дополнительный выходной день за отработанный отпуск.

Неполная занятость. Нередко сотрудник сначала работает на второй работе, прежде чем перейти на работу на полную ставку. В этой ситуации следует учитывать средний заработок работника за предыдущий календарный год, включая время, когда он работал неполный рабочий день. Понятно, что в этом случае размер среднего заработка будет меньше.

Однако существует несколько законных методов увеличения среднего заработка в пользу работника. Во-первых, коллективным договором компании предусмотрено, что расчетный период для расчета командировочных расходов учитывается с момента приема сотрудника в штат. Второй – это необходимость вовремя оставить подработку и перейти на обычную работу в организации.

Читайте также:  Могут ли лишить материнских прав, если старшая дочь бежит из дома и бродяжничает?

Как видно из приведенной выше информации, расчет зарплаты для командировок имеет свои тонкости и особенности. Чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушать права работников, важно учесть все нюансы. Как правило, опытный грамотный бухгалтер всегда своевременно знакомится со всеми новостями ТК РФ по данной теме и избегает ошибок, защищая права как сотрудника, так и организации.

Расчет командировочных: шпаргалка для бухгалтера

Бухгалтеру приходится довольно часто рассчитывать командировочные расходы. Чтобы облегчить эту задачу, мы подготовили удобную шпаргалку. Здесь вы найдете информацию о порядке расчета стоимости деловой поездки и таких нюансах, как дополнительная заработная плата, заработная плата за командировки в выходные дни и расчет суточных.

1. Определяем количество фактически отработанных в расчетном периоде дней

Расчетный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник проработал в компании менее года.

При расчете заработной платы за командировку учитываются только рабочие дни, а не календарные, как при расчете отпускных.

В расчетный период не включаются больничные, праздничные дни, в том числе неоплачиваемые, командировки, простои и т. Д. (См. Ст. 139 ТК РФ и пункт 5 Положения о порядке определения средней заработной платы работников на рабочем месте. Правительство РФ от 24.12.2007 г. № 922).

Пример:

Г-жа Петрова работает с 10 февраля 2006 года, а 25 февраля 2014 года ее отправили в командировку на 5 дней.
Всего в отчетном периоде (с февраля 2013 г. по январь 2014 г.) было 247 рабочих дней. Исключены следующие периоды: 8 рабочих дней в августе для периода отпуска по болезни и 14 рабочих дней в сентябре для периода оплачиваемого ежегодного отпуска.
Итак, 247 – 8 – 14 = 225 дней фактически отработали.

Далее вычисления в примерах округляются до двух десятичных знаков.

Заполните и отправьте DIF от Extern: импортируйте данные всех сотрудников в раздел 3 одним щелчком мыши, используйте фильтры и массовые операции. Бесплатно 3 месяца.

2. Определяем заработок за расчетный период

При расчете среднего заработка учитываются все выплаты, предусмотренные в системе оплаты труда, за исключением пособия по болезни, отпускных, финансовой помощи и других социальных выплат (см. 2 и 3 Постановления об особенностях расчета средней заработной платы, исх. Правительство РФ от 24.12.2007 № 922). Подробную информацию о том, как учитывать различные бонусы, можно найти в разделе 15.

Если до или во время командировки сотрудника было введено повышение заработной платы (тарифной ставки) во всей организации (организационном подразделении), то для расчета надбавок на командировки необходимо провести оценку среднего заработка (см. 16 Положения о порядке расчета среднего заработка при командировке). 16 Постановления о порядке исчисления средней заработной платы в Российской Федерации. Правительство РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Пример:

А. А. Попова на все месяцы кроме августа и сентября – 40 000 руб. В августе начисление составило 26 086,96 руб., В сентябре – 12 000 руб. Сумма за расчетный период: (40 000 руб. × 10 месяцев) + 26 086,96 руб. + 12 000 руб. = 438 086,96 руб.

Читайте также:  Неустойка по алиментам – судебная практика состоянием на 2020 год

3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных

Заработная плата за период выплаты заработной платы делится на количество дней, фактически отработанных в течение периода выплаты заработной платы. Затем умножьте результат на количество отработанных дней во время командировки. Вознаграждение за командировку облагается НДФЛ.

Пример:

(438 086,96 / 225) × 5 = 9735,27 руб.

Доплата до оклада

Если средний заработок за командировку значительно ниже заработка, который сотрудник получил бы, если бы его не отправили в командировку, к фактическому заработку может быть добавлена ​​надбавка.

Если дополнительная заработная плата предусмотрена трудовым договором, коллективным договором или местным законодательством, она может быть вычтена из базы подоходного налога (см. Раздел 255 (25.255 Налогового кодекса). 25, арт. 255 Налогового кодекса РФ и письмом Минфина от 03.12.2010 г. № 03-03-06 / 1/756 и 14.09.2010 г. № 03-03-06 / 2/164).

Однако всегда необходимо рассчитывать надбавки на командировки исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с заработной платой, чтобы не усугублять положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.

Командировка в выходные

Если дни командировки совпадают с днями, когда в графике работника были выходные и он в эти дни не работал, выплата производится не по среднему заработку, а по выходным. Если работник в эти дни не работал, ему не платят. И если сотрудник был задействован в работе в командировке в выходной день или находился в разъездах, средний заработок за такие дни не сохраняется. Отпускные выплачиваются как минимум в двойном или равном размере, но с правом «взять отпуск» после его окончания (см. Статьи 153 и 106 Трудового кодекса РФ).

При расчете двойного вознаграждения следует учитывать действующую систему вознаграждения (см. Письма № 14-2-337 Министерства финансов от 25.12.2013 и № 14-2 / ​​3044898-4415 от 05.05). / 09/2013).

Подготовьте и отправьте расчет с нулевой премией через Extern. 3 месяца бесплатно.

Расчет суточных

Пособие назначается за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также за дни в пути, включая время, затраченное на обязательную остановку в пути (пункт 1 постановления об особенностях отправки сотрудников в командировку, утвержденный 13 октября 2008 г., № 749).

Диеты не подлежат уведомлению (см. Письма Минфина от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06 / 1/770, от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06 / 1/206).

Размер пособия определяется организацией и определяется коллективным трудовым договором или локальным нормативным актом (ст. 168 УК РФ). Затраты на выплату суточных включены без ограничений для целей налогообложения прибыли.

Диеты освобождаются от НДФЛ в следующих пределах: 700 руб. За каждый день деловой поездки внутри страны и 2500 руб. За каждый день деловой поездки за пределы страны.

Смотрите также другие шпаргалки для бухгалтера:
    Расчет среднего заработка Расчет отпуска Расчет пособия по беременности и родам
Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку новостей, и мы поможем вам разобраться в юридических требованиях, посоветуем, что делать в спорах, и научим вас, как зарабатывать больше.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ссылка на основную публикацию
×
×