Образец запроса информации или документов на 2022 и 2022 годы.
Запрос на предоставление документов
Запрос документов и информации – это вид деловой переписки, формальный запрос к юридическому лицу.
- Физическое лицо или его представитель; юридическое лицо или его представитель.
Форматирование и образцы рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов
Письма-запросы предназначены для предоставления вам дополнительной информации и документации, необходимой в реальных и деловых ситуациях. Они нацелены на:
- законодательные и исполнительные органы государственной власти, их территориальные единицы; деловые партнеры; подрядчики; материнская компания и дочерняя организация; дочерняя компания; обособленное подразделение; органы корпоративного управления; поставщики товаров, работ и услуг населению.
Справочное письмо является юридически обязательным документом, поэтому
- должны иметь все необходимые условия; в случае направления в государственные органы – оформляется в соответствии с государственными нормативными актами.
Некоторая информация не разглашается. Например, при проверке подрядчика вы не получите все необходимые документы, но их можно заменить.
Кто и по какой форме составляет
Не существует единой формы или шаблона для запроса информации в таможню, поскольку каждая ситуация индивидуальна. Его содержание будет определяться:
- Цель получения необходимой информации; Регламент, если адресатом является публичное лицо; писатель и его взгляд на ситуацию.
Кто обычно готовит заявку:
- в интересах организации его выполняет каждый уполномоченный и компетентный сотрудник от имени или в соответствии с должностной инструкцией; Частное лицо или уполномоченное им лицо.
Рекомендуемая структура содержит следующие блоки:
Необходимо, если письмо направлено партнерам, другой стороне контракта, подрядчикам. Обращение не пишется при создании обращения на сайтах государственных ведомств и ведомств.
Наиболее точно и полно изложены требования и сформулировано, какие позиции содержатся в форме заявки, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (обновлено 01.06.2019).
Образцы
Переписка с органами исполнительной власти подчиняется общим требованиям.
В случае обращения коммерческих документов образец письма с запросом документов от исполнителя будет полезен в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:
SPKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ “ФИРМА”
18 Волгоградский проспект, 18, г. Москва, 110213, тел. (321) 321-11-22; тел. / факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН / КПП 1103021120/338022002
Генеральному директору ООО «Холод»
Ул. Прохладная, 9
Уважаемый Сергей Сергеевич!
Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» закупило у вас кондиционеры марки LG модели P09EP в количестве 150 штук в период с марта по июнь 2022 года. Все расчеты произведены в полном объеме.
В результате непредвиденных обстоятельств (пожар в офисе) мы потеряли их:
Оригинал договора поставки № 123 от 23.02.2020. Акты приема-передачи №123-1, №123-2, №123-3.
Пожалуйста, помогите и подготовьте нас к дубликату утерянных документов в течение 7 рабочих дней. Пожалуйста, передайте их нашему сотруднику лично.
Заместитель директора ООО “Фирма” Р. Р. Разумов
Как оформить и кому отправить
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм написания официального заявления о выпуске документов следующий.
- Оформить на фирменном бланке организации; использовать деловой язык и стиль; ссылаться на положения закона, правовых актов, договоров, организационно-правовых документов в обосновании; указать цель запроса или обосновать ее (при необходимости); Используйте существующие шаблоны деловой переписки.
Сроки ответа
Срок ответа государственных органов на запросы регулируется Федеральным законом от 28 декабря 2017 г. № 8. Это:
- 30 дней с момента регистрации; 45 дней, если потребуется больше времени для подготовки ответа.
Заявитель должен быть уведомлен о продлении срока (с указанием причины задержки) в течение 7 дней с даты регистрации заявки (ч. 6 ст. 18 ФЗ-8).
В противном случае ответ должен быть дан в соответствии с:
- с контрактом; правила оказания государственных услуг; локальный нормативный акт данной организации.
Письмо – запрос. Примеры и бланк
Если вам нужна информация, вы обычно ее гуглите. Однако это в основном касается фактов из общих знаний, и есть данные, которые не будут предоставлены ни одной поисковой системой – информация о коммерческой деятельности учреждения. А если вам необходимы разъяснения по тем или иным вопросам в рамках партнерства организации, вам необходимо оформить специальный документ – письмо-запрос.
Что такое письменный запрос?
Письмо-запрос – это официальный тип бумаги, подпадающий под категорию корреспонденции. Обычно оформляется для получения запроса от компании:
– каталог товаров и услуг
– прайс-листы или информация о скидках и акциях
– Реквизиты завершенной транзакции (условия оплаты и доставки товара или другая актуальная информация)
– Определенные документы (справки, архивная декларация, нотариальный акт).
Заинтересованной стороной может быть не только предприниматель, но и любое другое юридическое лицо, индивидуальный предприниматель и даже физическое лицо.
Как составить письмо-запрос правильно
Поскольку сообщение может относиться к различным аспектам деятельности компании, единого стандартного шаблона не существует. Однако стоит помнить, что эта переписка является официальной, поэтому некоторые требования все же действуют. Условно можно выделить две части – вводную и основную.
Вступительный текст может начинаться в верхней части листа с указанием сначала сведений об отправителе:
– название компании
– адрес
– Контактные данные (номер телефона обязательно, электронная почта также разрешена)
– Имя человека, отправляющего сообщение, обычно появляется внизу страницы с префиксом «С уважением, …» и должно быть подписано этим человеком.
Реквизиты получателя включают название компании, должность и имя директора. Сразу используются инициалы, а основная часть начинается с уважительного обращения к имени и отчеству. Затем за абзацем следует текст, который непосредственно относится к существу запроса. Если он состоит из нескольких компонентов, они должны быть перечислены в логическом порядке.
Нюансы составления письма
Хотя отправителем является юридическая фирма, необходимо указать официального представителя, от имени которого отправляется корреспонденция. Кроме того, заявление должно быть подготовлено грамотным сотрудником, т. е. рядовой сотрудник не может отправить запрос в налоговую службу для получения информации по бухгалтерской отчетности. Хотя на практике такие документы обычно оформляются от имени руководителя организации напрямую.
Образец составления письменного запроса
Как уже было сказано выше, есть разные причины для отправки такой корреспонденции, предлагаем вам ознакомиться с наиболее распространенными вариантами:
Как лучше отправить?
Документ может быть оформлен как на обычном белом листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. В настоящее время почти все печатают его на принтере, хотя рукописный вариант не запрещен. Тогда возникает закономерный вопрос – как доставить по адресу? Самый быстрый способ – отправить его в электронном виде по электронной почте или факсу. Печатную копию можно отправить обычной почтой или курьером.
В какие сроки ждать ответа?
Ситуация зависит от нескольких факторов. Иногда отправитель вежливо просит ответа в течение определенного срока. Если такого запроса нет, ответчик должен определить срок для ответа. Неписаные правила деловой этики гласят, что ответа нужно ждать около 10-15 дней. Если этого времени недостаточно для обработки ответа (требуется больше дней для сбора необходимых данных), сообщите об этом отправителю. В некоторых случаях сроки устанавливаются законом – государственные органы и банковские учреждения не могут задерживать ответ более чем на 30 календарных дней.
Загрузка...