Учет гсм в бюджетном учреждении в 2020 году

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2019 – 2020 годах

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О том, как корректировался путевой лист, мы писали у нас на сайте:

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены здесь.

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

  1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
  2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Правила учета ГСМ обновлены

Недавно были обновлены правила учета ГСМ, и с тех пор бухгалтеры сталкиваются с проблемами расчета нормативов и отражения находящегося в баке автомобиля бензина. В данной статье постараемся ответить на наиболее часто встречающиеся вопросы относительно учета горюче-смазочных материалов.

Правила учета ГСМ обновлены

Распоряжением Министерства транспорта от 06.04.2020 № НА-51-р были обновлены методические рекомендации по нормам расхода топлива и смазочных материалов для отдельных марок автомобилей 2008 и более поздних годов выпуска. Нормами расхода рекомендуется пользоваться не только при расчетах, но также при списании затрат на ГСМ (но это право, а не обязанность предприятий). Обновления коснулись следующих разделов:

  • «Фургоны отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года»;
  • «Легковые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года» (для Lada Granta, Lada Priora, Lada Kalina, Lada Vesta и др.);
  • «Грузовые бортовые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года»;
  • «Автобусы отечественные и стран СНГ с 2008 года».

Были также утверждены максимальные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в Севастополе и Крыму. Эти показатели необходимы для расчета себестоимости перевозок и иных видов транспортных работ, проведения расчетов с водителями ТС и пользователями, планирования потребности фирм в обеспечении ГСМ.

Правила учета ГСМ – нормативы

Компании имеют право на утверждение собственного лимита расходования топлива:

  • заимствуют сведения о расходовании ГСМ из технической документации на машину;
  • собирают комиссию и производят замеры.

Замеры расхода бензина производятся по следующей схеме (отдельно для порожнего и груженого ТС, для летних и зимних поездок, для простоя с включенным двигателем и т.д.):

  1. В пустой бак заливается бензин, фиксируется его объем.
  2. Автомобиль ездит до момента полного опорожнения бензобака.
  3. По спидометру определяется, сколько километров авто проехало до опустошения бака.
  4. Определяется, сколько топлива требуется для проезда 1 километра (число литров делится на количество километров).
  5. Составляется акт комиссии с подписями всех ее членов.

Важно! Периодически необходимо проводить сверку данных, отраженных в бухгалтерском учете, с фактическими остатками. Что касается определения норматива расходования бензина, разрешается установить базовый норматив и повышающие коэффициенты для поездок по перегруженным трассам, для поездок зимой и т.д.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Правила учета ГСМ: проводки

Бухгалтерский учет купленных горюче-смазочных материалов будет зависеть от того, каким способом их приобретали:

ОперацияДЕБЕТКРЕДИТ
Покупка ГСМ по топливным картам и талонам
Отражение денежных средства, перечисленных за карты/талоны, в качестве выданного аванса60, субсчет «авансы выданные»51
Принятие к вычету НДС с выданного аванса68, субсчет «расчеты по НДС»76
Принятие к учету горюче-смазочных материалов, отпущенных по талом или картам (на основании отчета компании-эмитента талонов или карта, либо корешков талонов от водителей).1060
Отражение НДС по ГСМ1960
Принятие к вычету НДС по ГСМ68, субсчет «расчеты по НДС»19
Восстановление НДС, принятого к вычету с перечисленного аванса7668, субсчет «расчеты по НДС»
Покупка ГСМ за наличные
Выдача денег под отчет на покупку ГСМ7150
Оприходование ГСМ на основании авансового отчета от водителя1071
Отражение НДС по приобретенным ГСМ1971
Принятие к вычету «входного» НДС по ГСМ68, субсчет «расчеты по НДС»19

Стоимость израсходованных за месяц горюче-смазочных материалов рассчитывается по путевым листам или отчетам систем контроля пробега и расхода ГСМ. Списание производится на затраты на последнее число месяца:

ОперацияДЕБЕТКРЕДИТ
Включение стоимости ГСМ в затраты (только при наличии счета-фактуры продавца)20 (26, 44)10

Правила учета ГСМ, полученного при покупке автомобиля

При покупке авто в баке обычно остается определенное количество бензина. Если объем бензина указан в договоре купли-продажи, ГСМ можно оприходовать, если нет – имеются варианты:

  • когда бензина в баке совсем мало, его не учитывают, и бухгалтер отмечает поступление и списание бензина с момента первой заправки;
  • если бак почти полностью заполнен, необходимо узнать объем топлива и оформить безвозмездное получение (это будут облагаемые налогом доходы, стоимость ГСМ проводится по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 98, при списании делают проводки по ДЕБЕТУ счета 20 (26, 44) и КРЕДИТУ 10, а также по ДЕБЕТУ 98 КРЕДИТУ 91) либо выявить излишки (они включаются в доходы и проводятся по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 91, в налоговом учете формируются доходы).

Правила учета ГСМ – учет компенсаций

Если в процессе производства используются личные автомобили сотрудников (с согласия и ведома работодателя), им без ограничений могут выплачиваться денежные компенсации. Согласно статье 188 ТК РФ, работодатель обязан выплачивать такие компенсации, а их размер должен быть оговорен в трудовом договоре или в дополнительном соглашении. Величина компенсации не ограничена, но должна быть обоснованной. Выплачиваются средства по окончании календарного месяца. Рекомендуется составить дополнительное соглашение к трудовому договору (с приложением свидетельства о регистрации ТС и копии руководства по эксплуатации), в котором были бы предусмотрены такие пункты:

  • работник должен вести учет служебных поездок в путевых листах;
  • путевые листы и документы, свидетельствующие о понесенных транспортных расходах, передаются в бухгалтерию в последний рабочий день месяца;
  • за использование машины сотрудника работодатель обязуется выплачивать компенсацию;
  • работник с … (дата) при исполнении трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль (сведения об автомобиле);
  • расчет компенсации производится по нормативу расхода топлива, указанному в руководстве по эксплуатации авто, и километражу.

Компенсация рассчитывается пропорционально количеству отработанных сотрудником дней, во время отпуска, командировки и т.д. выплата не производится.

В целях налогообложения компенсации за использование личного автомобиля сотрудника нормируются:

  • отдельное от выплаты компенсации возмещение стоимости топлива является сверхнормативной выплатой, которую нельзя учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо Минфина РФ от 23.08.2013 № 03-03-06/1/39239);
  • расходы на выплату компенсаций учитываются в затратах (на дату фактической выплаты сотруднику) в пределах норм, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.
Читайте также:  Где можно поменять права в новосибирске адреса

Пример учета компенсации за использование личного автомобиля

Работодатель выплатил работнику 5500 рублей за использование в производственных целях легкового автомобиля сотрудника с объемом двигателя менее 2 тыс. куб. см. Уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль можно будет только на 1200 рублей по норме. Проводки на дату выплаты компенсации:

ДЕБЕТСумма (руб.)
203000
733000
99360

(3000 р. – 1200 р.) х 20%

Правила учета ГСМ – подтверждение расходов на топливо

Формы путевого листа обязательны к применению только для профессиональных перевозчиков. Непрофильные компании вправе разрабатывать свои бланки и отражать их как приложение с образцом в учетной политике. Следует помнить о таких моментах:

  • на каждый автомобиль должен оформляться отдельный путевой лист;
  • предельный срок действия листа – 1 месяц;
  • в путевом листе отражается точный маршрут поездки и расход топлива.

Если в компании более двух транспортных средств, учитывать расходы на топливо будет проще, если вести внутреннюю отчетность. Формы отчетности, сроки составления, список ответственных лиц – все утверждается руководством в приказе. Среди полезных отчетных форм:

  1. Отчет о движении горюче-смазочных материалов, оформляемый материально ответственным за выдачу ГСМ работником на основании актов, требований, товарно-транспортных накладных, карточки учета расхода ГСМ, ведомости учета возврата талонов. В документе указываются сведения о получившем топливо сотруднике, разновидности ГСМ, единицы измерения, цель выдачи, остаток на начало/конец отчетного периода, поступление, выбытие.
  2. Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов. В документе указывается выданное всем работникам топливо. Водители предъявляют путевой лист или другой документ, итоговое количество ГСМ суммируется в конце ведомости, вместе с наименованием и маркой ГСМ, информацией об автомобиле (регистрационный номер, модель, марка), информацией о водителе (ФИО, день выдачи топлива, табельный номер), сведения о ГСМ, необходимых в период техобслуживания и ремонта ТС (на основании накладных и лимитно-заборных карт).

Законодательные акты по теме

Письмо Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875Об уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль на стоимость израсходованного бензина
Письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354О возможности применения спутниковой системы для расчета ГСМ
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78Утверждение формы путевого листа как документа

Типичные ошибки

Ошибка: Компания перешла на спутниковую систему для учета ГСМ, не отразив переход в учете.

Комментарий: Необходимо издать приказ об отмене ранее применявшихся нормативов расхода топлива и закрепить новый способ учета ГСМ. Дата издания приказа должна совпадать с датой введения системы в эксплуатацию. Нужно сделать распечатку системы с указанием расхода бензина по каждому рейсу. Ее подкалывают к путевому листу и списывают ГСМ.

Ответы на распространенные вопросы про правила учета ГСМ

Вопрос №1: Как произвести списание бензина по факту его расходования, если невозможно понять, сколько горючего осталось в баке заправленного автомобиля?

Ответ: Как правило, для этих целей фактический расход топлива определяется как количество километров по спидометру, умноженное на принятый в компании норматив.

Вопрос №2: Компания применяет нормативы расхода топлива, установленные Министерством транспорта для целей налогового учета. Можно ли применять аналогичные нормативы в бухгалтерском учете?

Ответ: Да. Одно и то же значение лимита (по нормам Минтранса или самостоятельно разработанным нормам) может быть использовано при расчете израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.

Учет горюче-смазочных материалов в бюджетных учреждениях

В соответствии с пунктом 63 Инструкции №25н счет 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы» предназначен для учета всех видов топлива, горючего и смазочных материалов: дров, угля, торфа, бензина, керосина, мазута, автола и так далее.

Под горюче-смазочными материалами (далее – ГСМ) следует понимать автомобильный бензин, дизельное топливо, керосин, газ, используемые в качестве топлива, масла, а также другие технические жидкости, используемые при эксплуатации различных транспортных средств.

ГСМ, как и все материальные запасы, принимаются к учету по фактической стоимости, порядок определения которой зависит от их способа поступления в организацию. ГСМ могут приобретаться за плату у поставщиков.

Кроме того, бюджетные организации могут получить ГСМ безвозмездно. Фактическая себестоимость ГСМ, полученных по договору дарения или безвозмездно, определяется как их текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, под которой понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате их продажи.

При безвозмездном получении ГСМ бухгалтер отражает эту операцию следующим образом:

Дебет 1 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»

Кредит 1 106 04 440 «Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг).

ГСМ могут приобретаться организациями за наличный расчет и по безналичной форме расчетов.

Организации, имеющие незначительное количество собственных или арендованных транспортных средств, как правило, приобретают ГСМ за наличный расчет, по талонам или пластиковым картам.

За наличный расчет ГСМ приобретаются на автозаправочных станциях непосредственно водителями, которые в данном случае будут являться подотчетными лицами.

Размер и срок, на который выдаются денежные средства, устанавливаются бюджетными организациями самостоятельно на основании приказа руководителя.

Наличные денежные средства на приобретение ГСМ, могут выдаваться только определенному кругу лиц – работникам организации, список которых утверждается приказом руководителя.

Срок, на который могут выдаваться подотчетные суммы, а так же их размеры, законодательно не ограничен. Размер и срок, на который выдаются денежные средства, устанавливаются бюджетными организациями самостоятельно на основании приказа руководителя.

Получая наличные денежные средства из кассы организации на приобретение ГСМ, водитель транспортного средства, в дальнейшем обязан отчитаться по расходованию полученных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в установленные сроки, а точнее – не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Например, если приказом установлено, что суммы выдаются под отчет сроком на 1 месяц, то в течение 3 рабочих дней по истечении месяца со дня выдачи подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет по форме 0504049.

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных под отчет, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

К авансовому отчету должны быть приложены все документы, подтверждающие произведенные подотчетным лицом расходы, в частности все выданные на АЗС чеки контрольно-кассовой техники.

На чеке должны быть отражены следующие реквизиты:

– идентификационный номер организации-налогоплательщика;

– заводской номер контрольно-кассовой машины;

– порядковый номер чека;

– дата и время покупки (оказания услуги);

– стоимость покупки (услуги);

– признак фискального режима.

В чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей сфер их применения. Письмом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 28 ноября 1994 года №АО-7-272 «О решении государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам» утверждены «Технические требования к электронным контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов с населением в сфере торговли нефтепродуктами и газовым топливом». В соответствии с пунктом 35 Письма Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 28 ноября 1994 года №АО-7-272 «О решении государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам» на чеке должна содержаться следующая информация:

– заводской номер машины;

– программируемое наименование АЗС, не менее 20 символов;

– порядковый номер операции;

– дата продажи (покупки);

– время продажи (покупки);

– сумма продажи (покупки) (кроме косвенной безналичной оплаты);

– идентификатор (номер) оператора;

– номер топливораздаточной колонки;

– номер карты при безналичной оплате;

– сумма, внесенная покупателем, и сумма сдачи при наличной оплате;

– идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) предприятия (АЗС) из фискальной памяти ККТ;

– поле для отметки о номере и сумме чека коррекции, не менее 15 символов.

Предположим, что водитель легкового автомобиля Иванов Г.Н. (табельный номер 31) 7 августа получил из кассы образовательного учреждения денежные средства на приобретение ГСМ в размере 1 800 рублей.

Приказом по образовательному учреждению установлено, что выдача денежных средств на ГСМ производится еженедельно.

14 августа Иванов Г.Н. составил авансовый отчет, согласно которому он произвел в течение недели три заправки на АЗС:

Чек №00152703 от 7 августа 2006 года на сумму 720 рублей;

Чек №00765442 от 10 августа 2006 года на сумму 630 рублей;

Чек №02150016 от 12 августа 2006 года на сумму 450 рублей.

Кассовые чеки, подтверждающие произведенные расходы на ГСМ приложены к авансовому отчету.

Остатка по предыдущему авансу у Иванова Г.Н. не было. Авансовый отчет №115 от 14 августа 2006 года Иванов Г.Н. сдал вместе с оправдательными документами в бухгалтерию, подписал авансовый отчет главный бухгалтер Федорова М.Г. и утвердил руководитель организации Ивченко П.М.

На основании полученных документов бухгалтерия произвела следующие бухгалтерские записи:

Окончание примера.

Обращаем внимание читателей на одну из наиболее распространенных ошибок, допускаемых бухгалтерами, при списании приобретенных ГСМ на расходы. Довольно часто бухгалтеры списывают расходы на ГСМ лишь на основании кассовых чеков, полученных от АЗС. При списании ГСМ бухгалтер должен руководствоваться следующим. Статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что:

«Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет».

Кассовый чек представляет собой документ, свидетельствующий об оплате ГСМ, однако не может служить основанием для списания топлива на затратные счета. Первичным документом, служащим основанием для списания ГСМ является путевой лист и нормы расхода топлива.

Напоминаем, что формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление №78). Заметим, правда, что указанные унифицированные формы путевых листов обязательны к применению лишь для специализированных автотранспортных организаций, остальные хозяйствующие субъекты вправе разработать свою форму путевого листа и утвердить ее локальным актом организации. При этом следует помнить, что документ разработанный организацией самостоятельно будет признан первичным бухгалтерским документом лишь в том случае, если он содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В частности такая точка зрения по этому вопросу высказана в Письме Минфина Российской Федерации от 20 сентября 2005 года №03-03-04/1/214.

«Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р3112194-0366-03)» утверждены Минтрансом Российской Федерации 29 апреля 2003 года. Обращаем ваше внимание, что указанный документ действует до 1 января 2008 года.

Пожалуй, одной из самых распространенных форм приобретения ГСМ по безналичному расчету является приобретение ГСМ по талонам.

Для приобретения талонов на ГСМ бюджетная организация должна заключить договор с организацией, осуществляющей продажу ГСМ по талонам, перечислить этой организации авансовый платеж и получить талоны на ГСМ определенной марки. Поскольку в последнее время происходит частое изменение цен на ГСМ, их количество и цену целесообразно устанавливать не в самом договоре, а в приложениях к договору или в дополнительных соглашениях.

Здесь же хотелось бы обратить внимание читателей на Письмо Управления Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по городу Москве от 30 апреля 2004 года №29-12/29514, в котором сказано следующее:

«…автозаправочные станции при безналичной оплате за отпуск нефтепродуктов (по талонам, платежным картам) в общеустановленном порядке должны пробивать кассовые чеки (без указания суммы продажи, но с указанием марки нефтепродукта и количества литров нефтепродукта) на контрольно-кассовой технике и выдавать их покупателям.

Кассовый чек, выданный при применении контрольно-кассовой техники, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, и составляется в момент совершения операции, как того требует Федеральный закон от 21 ноября 1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Существуют различные виды талонов. В некоторых указывается марка ГСМ, их количество и стоимость, в некоторых лишь марка и количество ГСМ. То есть талоны можно подразделить на так называемые стоимостные и литровые талоны.

Учет талонов на ГСМ в бюджетной организации должен быть поставлен таким образом, чтобы позволял получать информацию о талонах, имеющихся в организации и выданных водителям под отчет, о марках топлива, отпускаемого по талонам, и другие данные.

Учет талонов осуществляется материально-ответственным лицом, назначаемым приказом руководителя организации.

На каждую марку ГСМ рекомендуется открывать отдельную ведомость на выдачу талонов, причем водители, получившие талоны, должны обязательно расписываться в ведомостях.

Неиспользованные талоны водители должны сдавать материально-ответственному лицу. Учет возвратных талонов целесообразно отражать в отдельной ведомости возврата талонов.

Порядок бухгалтерского учета талонов на ГСМ зависит от того, в какой момент к покупателю переходит право собственности на ГСМ, поскольку договором может быть установлено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю либо в момент передачи талонов, либо в момент фактической заправки транспортного средства топливом.

При приобретении ГСМ по талонам в случае, когда право собственности на горючее переходит к покупателю в момент передачи талонов, бухгалтерская запись будет следующего содержания:

Дебет 1 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»

Кредит 1 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В том случае, если условиями договора предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортных средств, стоимость таких талонов следует отражать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности», который предназначен для обобщения информации о наличии и движении бланков строгой отчетности, среди которых поименованы и талоны. Аналитический учет на счете 03 должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить информацию по каждому виду талонов и местам их хранения.

Как было уже отмечено ранее, списание использованного топлива производится на основании норм расхода ГСМ.

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте содержат значения базовых показателей:

– норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения;

– норм расхода топлива на работу специальных автомобилей;

– порядок применения норм и методы расчета нормируемого расхода топлива при эксплуатации;

– справочные нормативы по расходу смазочных материалов;

– значения зимних надбавок;

Данный документ предназначен для автотранспортных предприятий и организаций (независимо от форм собственности), предпринимателей и других лиц, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. Также данные нормы могут использоваться в качестве основы для расчета ведомственных норм при эксплуатации специальных и технологических автомобилей.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, утверждены Постановлением №78.

В частности, Постановлением №78 утверждены следующие формы путевых листов, которые должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Учет расходов на ГСМ в бюджетных организациях

Л. Салина

Нормы расхода топлива и смазочных материалов имеют существенное значение прежде всего для планирования расхода топлива при составлении сметы доходов и расходов бюджетной организации. Применяются они также и для расчета нормативной себестоимости продукции, работ или услуг, учета отклонений фактической и плановой себестоимости, оценки эффективности использования материальных ресурсов организации. Данные нормы служат основой при организации внутреннего контроля за расходованием ГСМ. Не секрет, что и контролирующие органы используют их в ходе проверок в бюджетных организациях.

Нормы расхода на ГСМ
В 2005 году продолжают действовать нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, установленные Руководящим документом Р3112194-0366-03[1] (далее – Руководящий документ).
Нормативный расход топлива определяется по формулам, которые приведены в Руководящем документе. Для каждого вида автотранспортного средства (легковых и грузовых автомобилей, автобусов, самосвалов, специальных и специализированных автомобилей) предназначена специальная формула расхода топлива.
Существует ряд условий, при работе в которых нормы расхода топлива могут повышаться. Например, при работе в зимнее время они могут быть увеличены от 5 до 20 % в зависимости от климатических районов страны, при работе в городах – от 5 до 25 % в зависимости от населенности (количества человек), при увеличении срока нахождения автомобиля в эксплуатации и др.

Документальное подтверждение расходов на ГСМ
Для подтверждения факта приобретения ГСМ необходимы утвержденный авансовый отчет и кассовые чеки, а также путевые листы. При отнесении ГСМ на расходы следует обратить особое внимание на наличие и оформление путевых листов, которые являются первичными документами по учету работы автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.
В соответствии с п. 3 Инструкции № 70н[2] все операции, проводимые бюджетными учреждениями, оформляются первичными документами, приведенными в Приложении № 2 к инструкции. Это приложение содержит Перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) “Унифицированная система первичной учетной документации”, в котором приведены формы путевых листов для различных видов транспорта, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 78[3] .
Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более суток (одной смены). В путевом листе обязательно проставляют его порядковый номер, дату выдачи, печать организации, которой принадлежит автомобиль. Также в нем указывают марку автомобиля, место назначения (поездки автомобиля), марку и количество горючего при выезде и возвращении, расход горючего (по норме и фактический), а также показания спидометра при выезде и возвращении в гараж. На основании данных путевых листов организация определяет количество и стоимость израсходованного топлива.
Особое внимание при заполнении путевого листа следует уделить его оборотной стороне. На практике в графах “Место отправления”, “Место назначения” встречается такая формулировка, как “работа по городу”. Во избежание споров с контролирующими органами надо указывать конкретное место: город, населенный пункт, район, улица и пр.
Могут возникнуть ситуации, когда бензин списывается по путевым листам, дата которых приходится на выходной (нерабочий) день. В соответствии с нормами ТК РФ работа в выходной день допускается. Однако следует иметь в виду, что привлечь водителя к работе в выходной день можно в случаях, предусмотренных ст. 113 ТК РФ, с его письменного согласия и по письменному распоряжению работодателя. В случаях, не предусмотренных указанной статьей, – с его письменного согласия и по письменному распоряжению работодателя с учетом мнения представительного органа работников[4] . При отсутствии заявления водителя и письменного распоряжения руководителя организации работа в выходной день, а именно списание бензина, может быть квалифицирована проверяющими органами как незаконное расходование средств.

Бюджетный учет ГСМ

Бензин и другие горюче-смазочные материалы, приобретенные для хозяйственных нужд учреждения, в соответствии с Инструкцией № 70н учитываются или в составе материальных запасов на счете 0 105 03 000 “Горюче-смазочные материалы”, или, в случае приобретения талонов на бензин, в составе денежных средств на счете 0 201 05 000 “Денежные документы”. Приобретение талонов на бензин возможно через подотчетное лицо или безналичным путем.
Необходимо сказать о правилах учета денежных документов, предусмотренных новой Инструкцией по бюджетному учету, которые регламентированы пунктами 96 – 98. На счете 201 05 000 учитываются оплаченные талоны на бензин и масла, которые хранятся в кассе учреждения. Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляется приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов, а учет операций с денежными документами – в Журнале по прочим операциям.

Пример.
В кассу учреждения были оприходованы талоны на бензин:
– оплаченные через подотчетное лицо за счет средств предпринимательской деятельности – на сумму 3 000 руб.;
– оплаченные безналичным путем за счет бюджетного финансирования – на сумму 28 000 руб.
Водителю легкового автомобиля выданы талоны на сумму 8 000 руб. На основании путевого листа определен расход бензина для хозяйственных нужд в рамках уставной деятельности на сумму 3 000 руб., в рамках предпринимательской деятельности – на сумму 5 000 руб.

В бюджетном учете указанные операции отражаются следующим образом:

Содержание операцииДебетКредитСумма, руб.
Оприходованы талоны на бензин от подотчетного лица, оплаченные за счет средств предпринимательской деятельности2 201 05 510Поступление денежных документов2 208 11 660Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих расходов3 000
Оприходованы талоны на бензин, полученные от организации, оплаченные за счет бюджетного финансирования1 201 05 510Поступление денежных документов1302 23 730Увеличение кредиторской задолженности по приобретению денежных документов28 000
Выданы талоны на бензин водителю для нужд предпринимательской деятельности2 208 11 560Увеличениедебиторской задолженности подотчетных лицпо оплате прочих расходов2 201 05 610Выбытие денежных документов3 000
Использованы талоны на бензин для нужд предпринимательской деятельности2 105 03 340Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов2 208 11 660Увеличение кредиторской задолженности по приобретению денежных документов3 000
Выданы талоны на бензин водителю для нужд основной деятельности1 208 11 560Увеличениедебиторской задолженности подотчетных лицпо оплате прочих расходов1 201 05 610Выбытие денежных документов5 000
Использованы талоны на бензин для нужд основной деятельности1 105 03 340Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов1 208 11 660Увеличение кредиторской задолженности по приобретению денежных документов5 000
На основании путевого листа списан бензин на расходы по предпринимательской деятельности2 106 04 340Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ услуг)2 105 03 440Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов3 000
На основании путевого листа списан бензин для нужд основной деятельности1 401 01 272Расходование материальных запасов1 105 03 440Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов5 000

Отследить, когда именно водитель использовал талоны, то есть залил бензин в бак, не представляется возможным. Поэтому эту проводку, по мнению автора, можно делать одновременно с проводкой на выдачу талонов.

Как видно из примера, учет расходов на ГСМ не вызывает вопросов, если на стадии получения (приходования) талонов учреждение знает, за счет каких средств приобретались талоны, и на какие цели они будут использованы.

Налоговый учет
Затраты на ГСМ в целях налогообложения прибыли относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и учитываются в составе расходов на содержание служебного автотранспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В общей части Руководящего документа говорится о том, что нормы используются при расчете нормируемого значения расхода топлива, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, осуществления расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т. д.
Однако в соответствии с гл. 25 НК РФ расходы на содержание служебного автотранспорта не относятся к нормируемым расходам, за исключением расходов на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов. Не стоит забывать, что, признавая расходы, нужно соблюдать три критерия, установленные ст. 252 НК РФ, среди которых главным является экономическая обоснованность расходов. Если расходы организации на приобретение ГСМ значительно превышают установленные Минтрансом России нормы, их экономическая обоснованность может вызвать у налоговых органов вопросы.
Дата утверждения авансового отчета будет датой признания расходов на ГСМ в целях налогообложения (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но следует помнить, что доходы могут быть уменьшены только на сумму произведенных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ), а сам по себе факт приобретения ГСМ не означает, что расходы произведены. Приобретенный бензин должен быть израсходован. Документом, который подтверждает факт и дату расхода горючего, а также производственную направленность такого расхода, является путевой лист. Поэтому правильное оформление путевого листа важно и для списания бензина в целях налогообложения.

[1] Руководящий документ Р3112194-0366-03 “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”, утв. Минтрансом РФ 29.04.03., действует до 01.01.08.
[2] Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина РФ от 26.08.04 № 70н.
[3] Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 г. N 78 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте”.
[4] Постановление Правительства РФ от 10.12.02 № 877 “Об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха отдельных категорий работников, имеющих особый характер работы”.

Учет гсм в бюджетном учреждении в 2020 году

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

На балансе государственного автономного учреждения стоит транспортное средство Toyota Land Cruiser 150 Prado. Расходы по списанию ГСМ производятся за счет приносящей доход деятельности (код финансового обеспечения 2).
На момент принятия к учету в распоряжении Минтранса РФ от 14.03.2009 N АМ-23-р базовой нормы на данное транспортное средство не было. Организация самостоятельно произвела контрольные замеры расхода топлива, установила базовую норму и утвердила приказом руководителя. Впоследствии в распоряжении Минтранса РФ от 14.03.2009 N АМ-23-р появилась базовая норма на данное транспортное средство, но в связи с условиями эксплуатации автомобиля реальный расход ГСМ на данный автомобиль больше.
В Инструкции к Единому плану счетов N 157н и в приказе МФ РФ от 23.122010 N 183н “Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению отсутствуют указания на применение вышеуказанных методических рекомендаций при списании ГСМ.
При определении норм расхода горюче-смазочных материалов контрольные органы руководствуются Методическими рекомендациями “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте” (Приложение к распоряжению Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р). Согласно письму Минфина России от 13.12.2013 N 02-10-010/55111 вышеуказанные Методические рекомендации имеют рекомендательный характер и несоблюдение установленного в них порядка не влечет применения мер административной ответственности и бюджетных мер принуждения, предписаний об устранении нарушений бюджетного законодательства.
Обязательны ли к применению государственными автономными учреждениями Методические рекомендации “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте” (Приложение к распоряжению Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р) при списании ГСМ?
Должно ли было учреждение пересмотреть норму расхода ГСМ в момент включения нормы по данному автомобилю в вышеуказанные Методические рекомендации?
Вправе ли учреждение устанавливать приказом по учреждению фактическую норму расхода ГСМ на основании контрольных замеров, учитывающих условия эксплуатации автомобиля (большую, чем установлено Методическими рекомендациями)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Методические рекомендации, введенные в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р, обязательными для применения не являются, если иное не предусмотрено на уровне конкретного публично-правового образования.
Исходя из специфики использования конкретного транспортного средства, для него могут быть установлены повышенные нормы расходования ГСМ, в том числе и при простое с работающим двигателем по сравнению с установленными Методическими рекомендациями, при условии, что они должным образом обоснованы и подтверждены контрольными замерами.

Обоснование вывода:
Необходимость использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами предусмотрена п. 4 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее – Инструкция N 157н).
В части норм расходования ГСМ по общему правилу автономные учреждения в качестве базовых могут использовать нормы, предложенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее – Методические рекомендации).
С одной стороны, данные Методические рекомендации носят рекомендательный характер. Соответственно, использование автономным учреждением иных норм, не установленных Методическими рекомендациями, не может служить основанием для применения к субъекту мер административной ответственности (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 13.12.2013 N 02-10-010/55111, решение АС Амурской области от 09.09.2014 по делу N А04-6504/2013).
С другой стороны, существует практика, когда контрольно-счетные органы проверяли правильность расходования ГСМ именно в соответствии с Методическими рекомендациями и в качестве мер по исправлению нарушения предлагали их использование в дальнейшем (смотрите, например, Решение Екатеринбургской городской Думы от 12.03.2013 N 10 “Об утверждении отчета “О работе Счетной палаты Екатеринбургской городской Думы за 2012 год”, Решение Совета Буденновского муниципального района Ставропольского края от 23.03.2015 N 44/387-III “Об утверждении отчета о деятельности Контрольно-счетной палаты Буденновского муниципального района за 2014 год”).
Наряду с этим обязанность по расчету норм расходования ГСМ в соответствии с Методическими рекомендациями может быть обусловлена нормативными правовыми актами на уровне конкретного публичного правового образования*(1). Поэтому, говоря об обязательности применения автономным учреждением, подведомственным Министерству здравоохранения соответствующего публично-правового образования, Методических рекомендаций при внесении в них норм по автомобилю Toyota Land Cruiser 150 Prado, целесообразно проверить наличие соответствующего нормативного правового документа. Если такой документ есть, то при расчете норм расходования ГСМ учреждение должно пользоваться Методическими рекомендациями. То есть в данной ситуации целесообразно пересмотреть нормы согласно Методическим рекомендациям.
Вместе с тем отметим, что исходя из экономического смысла применение норм расхода ГСМ не призвано очертить рамки расхода ГСМ при эксплуатации автомобилей, а призвано упорядочить планирование, отпуск и потребление топлив, обеспечить должностных лиц учреждения информацией об эффективности (неэффективности) эксплуатации автомобилей. Так, например, превышение установленной нормы ГСМ на отдельном транспортном средстве само по себе не может служить основанием для применения к водителю мер материальной ответственности, но может служить основанием для необходимости проверить исправность автомобиля, характер и режим его эксплуатации, исключить возможность хищения ГСМ.
Если по конкретному автотранспортному средству расход ГСМ систематически превышается относительно норм, установленных Методическими рекомендациями, и причиной тому согласно проведенной проверке являются именно специфические условия использования, то будет неправильным продолжать применять соответствующие нормы, поскольку исходя из них нельзя рассчитать примерный план расхода топлива. Кроме того, фактический расход топлива будет постоянно превышать установленные нормы.
В связи с этим по итогам проведенной проверки нормы могут быть откорректированы.
Вместе с тем необходимо отметить, что п. 5 Методических рекомендаций предусмотрена возможность повышения норм расхода топлива. В частности, при использовании кондиционера на стоянке нормативный расход топлива устанавливается из расчета за один час простоя с работающим двигателем, то же на стоянке при использовании установки “климат-контроль” (независимо от времени года) за один час простоя с работающим двигателем – до 10% от базовой нормы. Также до 10% от базовой нормы за 1 час простоя с работающим двигателем повышается норма расходования ГСМ на стоянках в ожидании пассажиров.
Таким образом, на конкретный автомобиль должны быть установлены нормы расхода топлива не только во время движения, но и отдельная норма во время простоя с работающим двигателем.
В этой связи учреждению прежде всего необходимо проверить корректность применяемых норм, в том числе и наличие нормы расхода топлива при простое с работающим двигателем. Если все-таки окажется, что при простое с работающим двигателем автомобиль расходует больше топлива, чем установлено Методическими рекомендациями, то учреждение вправе своим локальным актом установить повышенные нормы. При этом расчет повышенных норм необходимо обосновать, подкрепить контрольными замерами, а также подтвердить исправность автомобиля. В противном случае отстоять свою позицию перед проверяющими органами учреждению будет весьма сложно.
В случае установления норм учреждением самостоятельно (без обращения в специализированные организации) соответствующие контрольные замеры должны быть проведены уполномоченной комиссией учреждения. При этом к работе в комиссии целесообразно привлечь специалистов в соответствующей области, работающих в учреждении (к примеру, механика). Кроме того, не исключена возможность привлечения физических лиц, не являющихся сотрудниками учреждения, в том числе на безвозмездной основе (как в случае с комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов – смотрите п. 25 Инструкции N 157н), являющихся специалистами в данной области. По итогам проведенной работы устанавливаются нормы с учетом:
– режима эксплуатации транспортного средства;
– дорожно-транспортных, климатических и иных факторов.
Кроме того, могут быть предусмотрены поправочные коэффициенты (например при эксплуатации в зимнее время, в городских условиях).
Результаты проведенных комиссией замеров (испытаний) оформляются Актом контрольного замера расхода топлива для конкретной марки (модели) автомобиля, который составляется в произвольной форме. Затем приказом руководителя на основании Акта устанавливаются нормы расхода топлива на конкретную модель транспортного средства, в том числе при простое автомобиля с работающим двигателем при использовании кондиционера, системы климат-контроль и т.п.
Таким образом, нормы расхода топлива на конкретную модель автомобиля, в том числе и при простое, могут быть установлены в автономном учреждении на основании проведенных уполномоченной комиссией учреждения замеров (испытаний). Главное при установлении соответствующих норм – это их экономическая обоснованность.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

27 сентября 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————
*(1) Смотрите, например, приказ Министерства социальной политики Свердловской области от 26.07.2016 N 433 “Об утверждении Порядка составления и утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности государственного бюджетного и автономного учреждения, подведомственного Министерству социальной политики Свердловской области” (Таблица 17).

Учет в бюджетном учреждении топливных карт

Федеральным государственным казенным учреждением принято решение о заправке автомобилей ГСМ по топливным картам

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет в госучреждении операций при заправке автомобилей с использованием топливных пластиковых карт;
— Энциклопедия решений. Порядок списания в госучреждении топлива при заправке автомобилей с использованием топливных пластиковых карт;
— Энциклопедия решений. Госучреждение. Счет 03 «Бланки строгой отчетности».

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При оплате нефтепродуктов на автозаправочных станциях топливными картами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов, оприходование топлива может осуществляться на основании документов, выдаваемых водителям (ответственным лицам) при заправке транспортных средств.
Наиболее оправданным представляется организация учета топливных карт с использованием забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности».

Учет расходов на приобретение топливных карт в бюджетном и автономном учреждении

По условиям договора с поставщиком нефтепродуктов право собственности на топливо переходит к учреждению в момент его выборки (заправки автомобиля). При этом топливо отпускается по розничным ценам, действующим в этот момент. На день заправки автомобиля стоимость топлива составляла 37,76 руб./л (в том числе НДС — 5,76 руб.).

  • удостоверение права на получение определенного товара (услуги) на определенную сумму, причем, как правило, безусловное;
  • из документа должно следовать, на какую сумму в денежном выражении (номинал денежного документа) можно приобрести товар (услугу) (это основной отличительный признак денежного документа);
  • при предъявлении денежного документа, как правило, предоставляется товар (услуга) на всю его номинальную стоимость, что свидетельствует о приобретении данного товара (услуги), то есть можно говорить о некоторой «одноразовости» денежного документа.

Как мы сказали выше, топливные карты этим признакам не соответствуют. Так, карта может быть заблокирована при отсутствии своевременной оплаты и топливо при ее предъявлении отпущено не будет. В результате нарушается принцип безусловности денежного документа. Кроме того, топливная карта не имеет номинала, то есть стоимости, на которую можно приобрести топливо.

Учет расходов на приобретение топливных карт в бюджетном и автономном учреждении

Как мы сказали выше, топливные карты этим признакам не соответствуют. Так, карта может быть заблокирована при отсутствии своевременной оплаты и топливо при ее предъявлении отпущено не будет. В результате нарушается принцип безусловности денежного документа. Кроме того, топливная карта не имеет номинала, то есть стоимости, на которую можно приобрести топливо.

За счет субсидии на выполнение госзадания для ведения деятельности, не облагаемой НДС, учреждение приобрело топливную карту. Ее стоимость составила 944 руб. (в том числе НДС — 144 руб.). На топливную карту перечислено 37 760 руб. (в том числе НДС — 5760 руб.). По топливной карте водителем было заправлено в автомобиль 130 л. бензина. При этом фактический расход топлива составил 95 литров. Согласно учетной политике учреждения стоимость топливных карт включается в состав расходов по приобретению топлива.

Топливные карты в бюджетном учете

Компания «Газпром-Нефть» стремится создать взаимовыгодные и удобные условия сотрудничества для корпоративных клиентов, среди которых насчитывается значительное количество государственных предприятий и учреждений. Для этого создана система, предусматривающая безналичные расчеты за ГСМ посредством топливных карт. В зависимости от потребностей и особенностей списания средств по топливным картам, клиент имеет возможность выбрать один из двух способов расчетов. Первый из них предполагает зачисление определенного объема денежных средств на «карточный счет» предприятия, которые могут использоваться для приобретения топлива — «Электронный кошелек». Вторая — установление лимита для покупки ГСМ в течение определенного периода времени.

Топливные карты в бюджетном учете учитываются на субсчете 201 05 000, оптимальным вариантом для государственных предприятий является «Электронный кошелек». Он пополняется путем перечисления денег на счет компании «Газпром-Нефть», осуществляемого на основании заключенного договора. Списание денежных средств с «кошелька» происходит после расчетов за ГСМ посредством топливной карты на АЗС.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете в 2020 году: проводки

А реалии бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов таковы, что неизбежно возникает разрыв по времени между появлением в бухгалтерии предприятия документов от топливной компании и моментом заправки служебного транспорта. Автомобили заправляются ежедневно, а отчет от поставщика ГСМ приходит на последний день месяца. Исходя из возникающих проблем практического оприходования и списания ГСМ, была разработана оптимальная схема бухгалтерских проводок и учета ГСМ по топливным картам.

  • лимитированные (на топливную карту вносится какое-то количество бензина, а на определенный период устанавливается предел его расходования);
  • нелимитированные (на топливную карту вносится некоторое количество литров топлива, которое впоследствии выдается владельцу карты в неограниченном литраже в пределах объема, имеющегося на карте).

Бюджетные учреждения: учет ГСМ

Обратите внимание: в бюджетных учреждениях при списании ГСМ наряду с методом по фактической стоимости единицы (при условии стабильности цен, что бывает достаточно редко) применяется скользящая оценка. То есть материалы оцениваются по стоимости запасов, имевшихся на начало месяца, и стоимости всех поступлений за текущий месяц (п. 58 Инструкции). Другими словами, топливо, списываемое в первый и последний дни месяца, может оцениваться по разной фактической стоимости, если в течение месяца поступали ГСМ по ценам, отличающимся от тех, исходя из которых рассчитан остаток на начало месяца.

Пример 1. Учреждением в июле приобретено 10 000 литров автомобильного бензина на общую сумму 150 000 руб., в том числе на сумму 40 000 руб. за наличный расчет.
Израсходовано:
— на транспортные перевозки по основной деятельности 4000 литров;
— на эксплуатацию строительной техники в рамках основной деятельности 1000 литров;
— на эксплуатацию строительной техники в приносящей доход деятельности 1000 литров.
В бюджетном учете будут сделаны записи:
Дебет 010503340 Кредит 0302022730,
Дебет 0302022830 Кредит 020101610
— 110 000 руб. — стоимость топлива, приобретенного за безналичный расчет;
Дебет 010503340 Кредит 020822660
— 40 000 руб. — стоимость топлива, приобретенного подотчетными лицами;
Дебет 140101222 (или 140101272) Кредит 110503440
— 60 000 руб. (4000 л x 15 руб.) — израсходовано ГСМ на текущие расходы по основной деятельности учреждения;
Дебет 110601310 Кредит 110503440
— 15 000 руб. — израсходовано ГСМ при осуществлении строительства по основной деятельности;
Дебет 210604340 Кредит 210503440
— 15 000 руб. — израсходовано ГСМ при осуществлении строительства по приносящей доход деятельности.

Учет в бюджетном учреждении топливных карт

05.11.2013 Сегодня почти у каждого учреждения на балансе имеются транспортные средства. Основной статьей расходов по их содержанию являются затраты на приобретение горюче-смазочных материалов. На практике все более широкое применение получает безналичная форма расчетов за ГСМ с помощью пластиковых карт. Как правильно отразить в учете операции по приобретению и расходованию ГСМ, поступивших с использованием таких карт, рассмотрим в статье.

  • В какие сроки необходимо производить списание с учета ГСМ? по топливу, приобретенному в течение месяца по топливным картам.
  • Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам производятся путем перечисления учреждением -покупателем на счет.
  • Деятельность любого предприятия не обходится без использования автотранспорта. Приобретать для него топливо за наличные не.
  • Для приобретения ГСМ по топливным картам организация должна Для признания расходов в налоговом учете организация должна.

Топливная карта учет в бюджетном учреждении

Ответ от 05.07.2020 Порядок бухгалтерского учета топливных карт в инструкциях по бухгалтерскому учету для учреждений госсектора не установлен. Следовательно, учреждение, исходя из экономического содержания операции, вправе разработать его самостоятельно и закрепить в учетной политике.

Порядок списания в госучреждении топлива при заправке автомобилей с использованием топливных пластиковых карт;- Энциклопедия решений. Госучреждение. Счет 03 «Бланки строгой отчетности». Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТСапетина Ирина Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТМиллиард Мария 1 июня 2020 г.

Учет в бюджетном учреждении топливных карт

Прочие работы, услуги» КОСГУ. Конкретный порядок учета топливных карт может быть определен в качестве элемента учетной политики учреждения. Порядок учета операций, связанных с приобретением топлива по картам, зависит от условий договора с поставщиком нефтепродуктов. Как и в случае с количественными талонами на бензин, здесь возможны два варианта: право собственности на топливо переходит к учреждению после его фактического отпуска (заправки автомобиля); право собственности на топливо переходит к учреждению после приобретения карты и перечисления на нее средств.

Конкретный порядок учета топливных карт может быть. Для приобретения ГСМ по топливным картам организация должна Для признания расходов в налоговом учете организация должна. Как правильно отразить в учете операции по приобретению и расходованию . Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам.

Учет в бюджетном учреждении топливных карт

При таком способе приобретения ГСМ расчеты с применением наличных денежных средств не производятся, они осуществляются в безналичном порядке между учреждением и поставщиком. Одним из видов безналичного расчета за ГСМ является приобретение учреждением топливных талонов. При таком способе учреждение по договору с поставщиком ГСМ оплачивает определенное количество ГСМ соответствующей марки, последний выдает учреждению талоны, которые являются основанием для заправки автомобилей на АЗС. На основании полученных от поставщика документов (накладной, счета- фактуры, акта приема- передачи и т. При этом в приходном ордере следует указать марку топлива, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях (исходя из стоимости бензина, указанной в договоре и счете на оплату). По мере необходимости талоны выдаются под отчет водителям или иному ответственному лицу. При предоставлении подотчетным лицом авансового отчета с подтверждающими документами, полученными от АЗС, отпустившей ГСМ в обмен на талон, топливо приходуется как материальный запас учреждения.

Федеральным государственным казенным учреждением принято решение о заправке автомобилей ГСМ по топливным картам. Должны ли как- то учитываться сами топливные карты? Федеральным государственным казенным учреждением принято решение о заправке автомобилей ГСМ по топливным картам. Как в таком случае ведется бухгалтерский учет поступления и списания ГСМ? Должны ли как- то учитываться сами топливные карты?

Ссылка на основную публикацию