Перераспределение обязанностей между работниками

Приказ о распределении обязанностей между руководством

Приказ о распределении обязанностей между руководством в организации – важный элемент документооборота, закрепляющий распределение ответственности заместителей руководителя, иных работников АУП.

Распределение труда АУП

Распределяющий обязанности руководства документ — конечный этап работы по оптимизации труда в управленческой структуре.

На начальной стадии такой работы пересматриваются, а при их отсутствии — разрабатываются и утверждаются должностные инструкции руководителей организации. Единой нормативной базы по написанию подобных документов в России нет. С одной стороны, это позволяет учесть специфику работы объекта руководства, а с другой – усложняет процесс написания, при фактическом отсутствии инструкционного, рекомендательного материала. Единственный документ, на который обычно опирается руководитель при разработке инструкций для подчиняющихся ему управленцев, – Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКСД).

Используются методики современных специалистов по управлению кадрами, учитываются базовые цели руководства структурными подразделениями. Определяющее значение имеют личностные особенности управленца. Они выявляются с помощью:

  • индивидуальных собеседований;
  • наблюдений;
  • собранного фактического материала о стиле руководства и результатах работы.

Кстати говоря! Делегирование ответственности, как правило, осуществляется по двум моделям, условно называемым «елочка» и «матрешка». В первом случае высший руководитель использует лишь часть прав и полномочий заместителя, а во втором имеет место множественное подчинение и полное поглощение прав руководителя низшего ранга. Выбранная модель берется за основу ЛНА.

В должностной инструкции рекомендуется разделять ответственность руководителя и вмененные в обязанность ему управленческие действия.

Грамотное распределение ответственности между руководителями невозможно без локального НА – Положения о подразделениях. В этом документе прописываются цели, задачи, объем выполняемых функций подразделения, ответственность и ФИО ответственных лиц. Четкое распределение управленческих задач и ответственности на практике позволяет избежать накладок, дублирования. Итогом проведенной работы является приказ о распределении обязанностей между руководителями.

Приказ и особенности документооборота

Отсутствие единой нормативной базы приводит к необходимости разрабатывать приказы о распределении обязанностей самостоятельно. Обычно такой документ содержит:

  • перечень исключительных прав высшего руководства;
  • полномочия заместителей, с указанием на право подписи тех или иных документов;
  • структурные подразделения, которыми руководят заместители, иные, подчиненные высшему руководству, управленцы;
  • порядок временного исполнения обязанностей руководителя в период его отсутствия.

Временное исполнение может быть прописано в тексте приказа либо в приложении к нему. Если указанный пункт в первоначальном приказе и приложениях к нему отсутствует, издается отдельный приказ всякий раз при уходе руководителя в отпуск, отсутствии по причине болезни, отъезде в командировку. Одним из важных элементов такого временного делегирования обязанностей является право подписи.

Как временное, так и постоянное распределение обязанностей, отраженное в приказе, должно быть доведено до сведения ответственных работников. В подтверждение того что с приказом они ознакомлены, руководители ставят личные подписи под документом.

Образец приказа

В качестве примера приведем образец приказа о распределении обязанностей между руководителями коммерческой фирмы.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)

«18» июля 2019 года г. Москва

О распределении обязанностей между руководителями

В целях совершенствования работы ООО «Ромашка», рациональной организации труда в структурных подразделениях и повышения его эффективности
ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить следующее распределение обязанностей:

Директор Оленев И.К. – общее непосредственное руководство деятельностью Общества, контроль исполнения задач, контроль работы заместителей.

Заместитель директора по коммерческим вопросам Петровский А.А. – заключение договоров, работа с контрагентами, контроль работы коммерческого отдела. На время отсутствия директора имеет право подписи за директора и принятия управленческих решений в интересах Общества.

Руководитель кадровой службы Кременчук Н.С. – принятие кадровых решений, касающихся численности и штатной структуры, издание приказов о приеме, увольнении, переводе, перемещении, дисциплинарных взысканиях и поощрениях, контроль работы кадровой службы.

Руководитель финансово-юридической службы Васильева С.А. – контроль показателей экономической деятельности, долгосрочное и краткосрочное планирование, разработка договоров и контроль их исполнения, контроль работы финансово-юридической службы.

2. Руководителям АУП разработать управленческую документацию, регламентирующую работу подразделений в срок до 18.08.19 г.
3. Приказ вступает в силу с момента подписания. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Директор Оленев И.К. (подпись)

С приказом ознакомлены:

Петровский А.А. (подпись)
Кременчук Н.С. (подпись)
Васильева С.А. (подпись)

Если требуется детальная разработка прав и обязанностей каждого руководителя или речь идет о крупной фирме, с разветвленной структурой руководства, сведения могут фиксироваться в отдельном приложении к приказу. В тексте приказа указывается: «Утвердить распределение обязанностей между руководителями согласно Приложению №…»

Как оформить распределение и перераспределение должностных обязанностей

Для чего нужен

Чтобы конкретизировать, какой работник за что отвечает и чем занимается, в организации должен появиться приказ о распределении функциональных обязанностей. Он не обязателен, если руководитель самостоятельно контролирует все процессы. Но в крупных организациях, где множество отделов и большая численность сотрудников, он необходим.

Независимо от того, где будет выпущен приказ о распределении обязанностей — на строительном объекте, в производственной компании, в аппарате госучреждения или учебном заведении, он будет выполнять несколько задач:

  • разграничит деятельность работников;
  • уточнит лица, ответственные за определенные виды работ;
  • повысит согласованность действий и взаимодействия между структурными подразделениями или работниками одного подразделения;
  • поможет оперативно управлять производственными процессами и персоналом в различных ситуациях;
  • сделает процесс управления организацией более эффективным и контролируемым.

Форма документа

Ни один нормативный акт на федеральном уровне не утвердил образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками, хотя несколько шаблонов найти можно. Например, в 2010 году ОАО «Центр проектной продукции в строительстве» и ФГУ «ВНИИ охраны и экономики труда» представили «Руководящий документ. МДС 12-53.2010. Макеты распорядительных и регламентных документов системы управления охраной труда строительной организации». В нем имеется пример, как может выглядеть приказ о распределении должностных обязанностей по охране труда. Пользоваться им, конечно, не обязательно, но для понимания сути и структуры документа такая справка очень пригодится.

Структура

Поскольку документ о разделении полномочий составляется в свободной форме, сказать четко, какие пункты обязательно должен содержать приказ о распределении или приказ о перераспределении обязанностей между сотрудниками, сложно. Но рекомендуется придерживаться следующей структуры:

  • шапка. Здесь традиционно указывают наименование организации, ее регистрационные данные, допускается использовать ранее утвержденный фирменный бланк;
  • ниже указывают название документа, его номер, дату составления, преамбулу;
  • в распорядительной части текста перечисляют функции и полномочия должностных лиц, меры ответственности, иные детали;
  • в заключительной части достаточно подписи руководителя. О н уполномочен делегировать полномочия между подчиненными.

Распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками

Помните: когда документ подпишет начальство и он вступит в силу, ознакомьте с текстом лиц, на которых распространяются его нормы.

Как оформить перераспределение

Руководители администрации иногда решают сменить зону ответственности сотрудников, и в таком случае кадровику понадобится образец приказа о перераспределении должностных обязанностей. Его же используют, если:

  • сформировано новое подразделение, и часть функций перешла сотрудникам этого отдела;
  • один работник слишком загружен, а у другого остается свободное время;
  • появился отдельный специалист, который отвечает за конкретную часть работы;
  • работник уходит в отпуск и его функции надо поручить другому (допускается после получения письменного согласия будущего исполнителя).

Пример — о разделении полномочий и ответственности между отдельными лицами. В некоторых случаях может понадобиться внести изменения в должностные инструкции. Здесь надо учитывать, что такие изменения не должны менять саму трудовую функцию работника, поскольку это существенное условие трудового договора, и подобные поправки нужно согласовывать с сотрудником.

Издаем приказ о распределении обязанностей между сотрудниками

Суть распределения и перераспределения обязанностей

В небольших организациях, где мало подразделений и трудится один бухгалтер и один кадровик, нет смысла издавать распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками. Такой документ понадобится в случаях, когда компания крупная, у нее большой штат, в отделе кадров, бухгалтерии или ином отделе взаимодействуют по нескольку специалистов. Чтобы разделить, кто чем занимается и за какой участок работы отвечает, руководитель распределяет функции и полномочия между подчиненными. К примеру, если в бухгалтерии трудятся главбух, экономист и кассир, одному поручают ведение учета и документации, другому — планирование и отчетность, третьему — контроль за выдачей подотчетных сумм и начисление зарплаты. Таким образом, приказ о распределении функциональных обязанностей не только разграничивает деятельность работников, но и:

  • повышает согласованность действий между работниками подразделения;
  • упрощает и совершенствует процесс управления производственными процессами и персоналом.

Распределять полномочия руководитель может не только внутри одного подразделения, но и между руководителями разных отделов. Например, для выполнения требований по охране труда начальник может определить, чем занимается каждое из существующих в организации подразделений: кто проводит инструктажи, кто обеспечивает саму безопасность на разных участках, кто занимается подготовкой внутренней документации и проверкой ее соответствия законодательству. В этом случае тоже придется составить приказ о распределении обязанностей (на строительном объекте, в школе, на заводе, в офисе, иной организации).

Если в компании появляется новое подразделение и сотрудник, который будет заниматься, например, той же охраной труда, надо оформить перераспределение полномочий и часть работы от других сотрудников передать ему. К такому методу прибегают также, если:

  • работник уволился (ушел в декретный отпуск, на длительный больничный), на его место пока не нашли другого специалиста, но выполнять работу надо;
  • один сотрудник более загружен, чем другой;
  • появились иные лица, которые будут заниматься определенной деятельностью.

Как оформить распределение и перераспределение полномочий

Работник обязан выполнять трудовые функции в оговоренных трудовым договором и должностной инструкцией рамках. Если начальник распределяет (перераспределяет) полномочия, не меняя трудовой функции, ничего, кроме соответствующего распоряжения, кадровику делать не надо.

Читайте также:  Коап рф ознакомление с материалами административного дела

Приказ о распределении обязанностей в бухгалтерии, отделе кадров или между подразделениями всегда составляют в свободной форме, но с учетом общих правил, применяемых к структуре. Стандартный документ будет содержать:

  • шапку с наименованием организации, ее регистрационными данными;
  • название, дату составления и регистрационный номер;
  • вводную и распорядительную части — для чего издается, какие правила принимаются;
  • заключительную часть — кто контролирует исполнение поручений, кто подписал приказ.

Пример (для бухгалтерии)

Аналогичную структуру будет иметь и приказ о перераспределении обязанностей между сотрудниками: в качестве цели мероприятия тоже можно указать «для улучшения работы» или «для повышения эффективности деятельности подразделения».

В обоих случаях с приказами надо знакомить лиц, на которых они распространяются.

Если на работника придется «повесить» дополнительные обязанности, необходимо получить его письменное согласие на это. Такое же согласие надо получить, если будут вноситься изменения в должностную инструкцию. В случаях, когда планируется доплачивать за выполнение новых работ, изменить название должности, внести иные изменения существенных условий трудового договора, работодатель обязан заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору.

Инструкция: оформляем приказ о распределении обязанностей между работниками

Что такое распределение и перераспределение обязанностей

Для эффективной деятельности любого учреждения необходимо оптимальное распределение функционала между сотрудниками. Практический опыт говорит о том, что:

  • работники имеют различную нагрузку;
  • отсутствует четкое разграничение функционала как между работниками, так и подразделениями организаций.

Как следствие, отсутствует однозначный ответ на вопрос, кто и за что несет ответственность. Распоряжение о распределении обязанностей между сотрудниками или перераспределении функций на системном уровне даст возможность организации оптимально распределить задачи между сотрудниками, ликвидировать пробелы в реализации задач и предотвратить возникновение новых проблем.

Системное разделение труда позволяет обеспечить персонал работой по тем направлениям, которые соответствуют их уровню, профессиональным возможностям и навыкам. При распределении обязанностей руководитель определяет конкретные функции сотрудников и подразделений, основанные на принципах.

Принцип

Применение принципа

Разделение подразделений на одинаковые по численности группы

Штат организации включает сотрудников с идентичными профессиональными качествами, а для исполнения поручения необходимо четко определенное число работников

Ориентир на основные направления деятельности подразделения

Наиболее популярный, связан с формированием подразделений на основании общности задач, стоящих перед ними

Нахождение подразделений на разных территориях

Распределение с учетом вида производимых продуктов

Имеет место в быстро развивающихся организациях, увеличивающих перечень выпускаемых товаров. Не допускается путаница между структурами, каждая из которых представляет собой мини-организацию

Учет мнения потребителя

Используется в сферах, где клиент играет решающую роль (сфера услуг)

Перераспределение обязанностей — это изменение функционала сотрудников из-за недогруженности одних и перегруженности других. Изменяя функционал, руководитель должен быть уверен, что специалист, которому они поручены, имеет достаточно навыков для исполнения. Проводя процедуру перераспределения, нужно:

  • скорректировать должностные инструкции;
  • ознакомить с ними работников;
  • дополнительно обучить новым направлениям;
  • учесть обновление функционала в системе мотивации.

Особенности для бухгалтерии

Организация эффективной деятельности бухгалтерии относится к непростым задачам. Чтобы наладить деятельность подразделения, необходимо:

  1. Определить объем работы конкретного сотрудника.
  2. Ввести в практику отраслевые нормативы с учетом специфики деятельности учреждения.
  3. При отсутствии отраслевых норм нужно разработать их самостоятельно. Для этого понадобится осуществить замер затрат времени на конкретный процесс, используя специальные программы, секундомер, отчет работника о результатах труда и затратах времени на их достижение.
  4. После определения объемов и норм утвердить штатное расписание.
  5. Разработать должностные обязанности по конкретным направлениям работы бухгалтерии.
  6. Проводить аттестацию.

Успешно распределить функционал в бухгалтерии помогут:

  • тайм-менеджмент, то есть эффективное планирование распределения времени на выполнение объемов работ;
  • делегирование полномочий, которое является вариантом распределения ответственности и одновременно элементом мотивации;
  • мотивация работников (материальная и нематериальная);
  • регулярный контроль выполнения задач.

Специфика бухгалтерской работы предполагает наличие в штате подразделения ряда сотрудников:

  • главный бухгалтер;
  • заместитель;
  • специалист для расчета зарплаты;
  • кассир;
  • ревизор;
  • бухгалтер по работе с основными средствами.

Главный бухгалтер подчиняется руководителю учреждения и контролирует все финансовые потоки, обеспечивая рациональное использование ресурса предприятия. Другие работники бухгалтерии выполняют комплекс действий по конкретному направлению:

  • учет операций по хоздеятельности;
  • контроль документов, сверка данных;
  • отражение сведений на учетных счетах;
  • формирование отчетов.

По итогам перераспределения функций в бухгалтерии происходит:

  • снижение числа злоупотреблений;
  • перекрестный контроль работников;
  • повышение эффективности труда.

Как оформить

Перераспределение функций между работниками возможно только при наличии их письменного согласия.

В этих целях руководство должно издать распорядительный документ по организации — приказ о перераспределении обязанностей. До утверждения этого документа перераспределять нагрузку не разрешено.

Приняв распорядительный документ, вносить корректировки в должностную инструкцию не обязательно.

Какие документы понадобятся

Определение перечня обязанностей сотрудника — полномочие руководителя организации. Письмо Роструда РФ от 31.10.2007 № 4412-6 подтверждает право работодателя принимать и вносить изменения в штатное расписание организации и должностные инструкции сотрудников.

Перераспределяя функционал, руководитель должен принять во внимание следующее:

  1. Внесение изменений в действующие должностные обязанности при условии, что такие изменения корректируют трудовую функцию человека, является изменением существенных условий трудового соглашения (ст. 57 ТК РФ) и проводится по правилам ст. 72 ТК РФ при наличии соглашения сторон.
  2. Изменение обязанностей без корректировки существенных условий (зарплата, режим работы и т. п.) относится к уточнению должностной инструкции и может быть осуществлено работодателем в одностороннем порядке (Апелляционное определение Волгоградского облсуда от 29.08.2014 № 33-8933/2014).

Для распределения функций руководителю понадобится издать приказ по организации и, в зависимости от вносимых изменений, оформить пакет документов.

Как оформить приказ

Распорядительный документ по перераспределению обязанностей содержит сведения о:

  • названии учреждения;
  • дате и номере документа;
  • наименовании приказа;
  • обосновании причин издания;
  • списка указаний и обязанностей;
  • должности, Ф.И.О., подписи руководителя;
  • перечне работников, которым надо ознакомиться с приказом.

Структура документа включает:

Раздел

Содержание

  • название организации,
  • название документа,
  • дата формирования,
  • номер.

Пояснение причин необходимости и актуальности разработки.

Конкретные условия перераспределения функционала между работниками, перечень функций по направлениям деятельности.

Реквизиты подписи документа

  • Ф.И.О.;
  • должность;
  • подпись начальника предприятия.

Ознакомление с документом

Перечень сотрудников с Ф.И.О. и должностями, которым надлежит ознакомиться с содержанием документа.

Приказ оформляется на бланке организации (при его наличии). Печать не ставится.

Образец приказа о распределении должностных функций

Как и сколько хранить

Приказ по распределению обязанностей относится к категории документов, связанных с общей деятельностью учреждения.

Если в организации принят бумажный документооборот, приказы подшиваются в папку, отражающую общую деятельность. При электронной системе хранения доступ к файлам должны иметь уполномоченные работники.

Секретарь хранит подобные документы организации или лицо, которое уполномочено вести в организации документооборот.

Срок хранения приказов по распределению обязанностей неограничен и является постоянным (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Как оформляется перераспределение обязанностей на другого сотрудника при болезни

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как оформляется перераспределение обязанностей на другого сотрудника при болезни». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Отдельные группы специалистов занимаются обслуживанием конкретных участков хозяйственного учёта. При таком подходе возможны 2 проблемы – злоупотребления и технические ошибки, допускаемые в связи с монотонностью служебных обязанностей.

Заболевание сотрудника может негативно отразиться на деятельности всей компании в целом. Особенно это актуально в случаях, когда болеет специалист, занимающийся очень важными направлениями, например, финансами или технологиями производства. В таких ситуациях необходимо найти временную замену отсутствующему.

Можно ли принять на данный период нового сотрудника?

Каждая из сторон (и работник, и работодатель) обязана письменно предупредить об этом другую сторону не позднее чем за 3 рабочих дня;- размер доплаты за замещение.
Вопрос 3. Какой размер доплаты устанавливается работнику за временное замещение коллеги, который получил листок нетрудоспособности? Ответ. Размер доплаты фиксируется в колдоговоре или ином внутреннем документе. Он может быть любой, поскольку в законодательстве нет статей, позволяющих точно определиться с суммами.

Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей).

В неофициальных разъяснениях представители Минздравсоцразвития России (в частности, заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Нина Ковязина) придерживаются позиции, что установление доплаты штатным заместителям за время исполнения обязанностей временно отсутствующего руководства остается на усмотрение работодателя. И. прошу за дополнительную оплату возложить на меня с 04. 04. 2018 до 15.04.2018 его обязанности секретаря в порядке совмещения должностей».

Издаем приказ о распределении обязанностей между сотрудниками

Мы ставим перед собой простую цель: бесплатно, достоверно и простым языком ответить на большинство правовых вопросов, возникающих в повседневной жизни.

Для этого потребуется согласие человека. Если стороны пришли к соглашению, то руководитель издает приказ соответствующего характера, который будет являться основанием для начисления дополнительной оплаты в последующем.

Условно все полномочия можно разделить на два больших блока:

  1. осуществление административно-хозяйственной власти в рамках самой организации.
  2. представление интересов юридического лица перед третьими лицами,

В число задач входит подписание договоров, документов и отчётности. Также может потребоваться представлять компанию в государственных органах и судах.

Перераспределение обязанностей между работниками

Согласно ст. 60.1, 282 ТК РФ оформляется временное совместительство изданием руководителем организации соответствующего приказа о приеме работника на работу (унифицированная форма приказа № Т-1) и заключением отдельного трудового договора, условия которого предусматривают, что указанная работа является совместительством.

Основной документ, регулирующий вопросы доплат за совмещение должностей на время отпуска – Трудовой кодекс РФ:

  1. ст. 149 – оплата труда в условиях, отличающихся от нормы;
  2. ст. 72.2 – замещение сотрудника;
  3. ст. 60.2 – совмещение должностей;
  4. ст. 155 – доплата за совмещение.
  5. ст. 59 – заключение срочного договора;
Читайте также:  Единая диспетчерская жкх

По разным причинам сотрудники предприятий и организаций могут отсутствовать на своем рабочем месте. Но производственный процесс от этого страдать не должен.

Сегодня трудовым законодательством предусмотрено два основных способа возложения дополнительной работы на сотрудника.

Существуют различные способы рассчитать сумму, которую придётся отдать сотруднику за дополнительную работу.

Вне зависимости от выбранного способа замещения понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.

В служебной записке о возложении обязанностей одного лица на другого на период отпуск следует обязательно уточнить следующие моменты: В компании может быть свой установленный образец служебной записки.

Вне зависимости от выбранного способа замещения понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.

В служебной записке о возложении обязанностей одного лица на другого на период отпуск следует обязательно уточнить следующие моменты: В компании может быть свой установленный образец служебной записки.

Однако увеличить объем работы, возложив на работника дополнительные обязанности, в одностороннем порядке работодатель не вправе.

Временное исполнение обязанностей: способы оформления

Доплата за совмещение должностей не была установлена. Истец обратился в суд с заявлением о взыскании денежных средств в качестве доплаты за совмещение должностей, определив размер доплаты в размере 50% от ставки инженера по технике безопасности, предусмотренной штатным расписанием организации.

В вопросе доплаты штатным заместителям некоторые работодатели ссылаются на письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 22-2-897, в котором ведомство пришло к выводу, что доплачивать в таких ситуациях не надо. Вместе с тем напомним об определении Верховного Суда от 11.03.2003 № КАС03-25, где указано, что доплата положена.

Сумма определяется по соглашению сторон с учетом объема нагрузки и удержаний из заработка. На практике совмещение компенсируется в виде надбавки к заработной плате.

Он оформляется по общим правилам в письменном виде, по одному экземпляру для каждой из сторон. Помимо обязательных условий, договор должен содержать сведения о сроках действия. В данном случае они обусловлены наступлением определенных обстоятельств, а именно – выходом основного работника. К конкретной дате срок договора не привязан. Временное отсутствие работника на своем месте может быть обусловлено причинами различного характера, например, человек уходит в очередной отпуск.

Это не полный перечень нормативных документов, что должен знать и выполнять работник. Обычно к этому списку прибавляется технологический процесс работы конкретного участка (цеха, бригады), инструкции по охране труда, пожарной безопасности, производственной санитарии, планы безопасного передвижения внутри отдельных цехов, а также другие нормативные документы.

Помните, выбор и согласование способа выполнения дополнительных обязательств возлагается на стороны обоюдно. Если согласия достигнуто не будет, но работодатель продолжает настаивать на своем, трудовые отношения могут быть прекращены по инициативе одной из сторон или обоюдному согласию.

Тут потребуется письменное согласие работника выполнять такие функции одновременно со своей основной работой. В отличие от первого пункта за это полагается дополнительное вознаграждение, размер которого устанавливается коллективным договором компании, либо по согласованию с работодателем.

Определение перечня обязанностей сотрудника — полномочие руководителя организации. Письмо Роструда РФ от 31.10.2007 № 4412-6 подтверждает право работодателя принимать и вносить изменения в штатное расписание организации и должностные инструкции сотрудников.

Согласие работника на замену временно отсутствующего является одним из условий возложения дополнительных обязанностей. По этой причине руководитель компании должен будет обсудить с человеком такой вопрос. В процессе беседы оговариваются условия компенсации и объем дополнительных обязанностей.

Секретарь хранит подобные документы организации или лицо, которое уполномочено вести в организации документооборот.

Нет конкретных требований к составлению служебки, однако при написании стоит придерживаться образца, представленного ниже.

По итогам перераспределения функций в бухгалтерии происходит:

  • снижение числа злоупотреблений;
  • перекрестный контроль работников;
  • повышение эффективности труда.

ООО «МВМ» пыталось обосновать пропуск срока на подачу кассационной жалобы тем, что генеральный директор сначала находился в длительной командировке, а затем проходил лечение за пределами региона. Но суд эти причины уважительными не посчитал.
Наиболее распространенными из них являются отсутствие по причине болезни, отпуска, прохождения сотрудником медицинского обследования.

Документы, регламентирующие обязанности

Распорядительный документ по перераспределению обязанностей содержит сведения о:

  • названии учреждения;
  • дате и номере документа;
  • наименовании приказа;
  • обосновании причин издания;
  • списка указаний и обязанностей;
  • должности, Ф.И.О., подписи руководителя;
  • перечне работников, которым надо ознакомиться с приказом.

Это будет период нахождения замещаемого работника в отпуске, командировке, на больничном. Но имейте в виду, что «заместитель» вправе до истечения этого срока отказаться от выполнения дополнительной работы. Работодатель также может досрочно отменить замещение.

Днем увольнения будет являться дата закрытия больничного. В остальном процедура стандартна. В день увольнения на руки работнику выдается трудовая книжка и окончательный расчет. Денежные средства передаются под подпись либо перечисляются на расчетный счет. По требованию человека должны быть оформлены и другие документы, например, справка о заработной плате либо об отработанном времени.

Ответ на вопрос, вынесенный в заголовок, зависит только от системы работы компании и ее внутренней организации.

Ограничений относительно круга лиц, которые могут быть привлечены к выполнению дополнительных поручений, не существует.

Дополнительная работа на условиях совмещения на период отсутствия основного работника в связи с отпуском назначается только после получения согласия замещающего лица.

Рациональное распределение должностных обязанностей

Рациональное распределение должностных обязанностей

Из опыта ООО “СТАЛЬПРО”

Рациональное разделение труда позволяет повысить его эффективность и производительность. В свою очередь, разделение труда невозможно без его регламентации. К одним из основных регламентирующих документов в организации относятся должностные инструкции и положения о подразделениях. По мнению автора, их важность значительно возрастает в условиях экономического кризиса. Об этом и пойдет речь в данной статье.

Эффективного и производительного труда невозможно достичь без его правильного разделения между сотрудниками и подразделениями организации. Именно такое разделение позволяет расставлять персонал по рабочим местам с учетом личных способностей, профессиональных и деловых качеств, дает возможность повысить степень удовлетворенности трудом, снизить утомляемость, поднять работоспособность и трудовую отдачу работников. В свою очередь, рациональное разделение труда в организации невозможно достичь без его регламентации.

К одним из основных регламентирующих документов относятся должностные инструкции и положения о подразделениях. Всем известно, что от того, насколько правильно и грамотно они составлены, во многом зависит слаженность и продуктивность работы всей организации.

На наш взгляд, важность этих регламентирующих документов значительно возрастает в условиях экономического кризиса. Ведь в этот период в организациях зачастую происходят изменения в организационной структуре (оптимизация в новых условиях) и численности персонала (сокращение штатов), а это, в свою очередь, вызывает необходимость пересмотра должностных обязанностей работников и функций подразделений.

Словарь кадрового делопроизводства. Должностные обязанности – определенная трудовая функция соответствующего должностного лица, которую он обязан исполнять в течение рабочего времени в соответствии с заключенным трудовым договором или избранием (назначением) на должность. Должностные обязанности устанавливаются нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами организации (трудовым договором, должностной инструкцией и др.).

Предварительный анализ

Работа по анализу системы функционального разделения труда проводилась на базе ООО “СтальПро” – организации, образованной в 2003 г. и занимающейся продажей металла и изделий из него. Компания относится к предприятиям малого бизнеса.

Коротко обрисуем ситуацию, сложившуюся в организации к началу 2009 г. и объясняющую наш интерес к рассматриваемой теме.

Общая численность персонала компании составляет 70 человек. При этом, как видно на рис. 1, значительное увеличение штата сотрудников пришлось на 2008 г. Именно в этот период компания переехала в новый, более просторный офис, что позволило ей решить насущные проблемы: открыть новые направления деятельности и значительно пополнить штат.

Динамика численности персонала ООО “СтальПро”

. .*. . Численность персонала (человек)

Однако резкое увеличение численности персонала определенным образом отразилось на моральном климате организации. К началу 2009 г. в компании нередко стали возникать конфликтные ситуации между сотрудниками различных подразделений. С нашей точки зрения, это было обусловлено не только изменением в численности, но и в большей степени отсутствием ряда важных регламентирующих документов. Для улучшения рабочей обстановки было принято решение о разработке положений об отделах организации.

Кроме того, в сложившейся ситуации было важно выяснить, насколько четко сотрудники представляют свои обязанности, роль и место в организации и насколько их реальные должностные обязанности соответствуют прописанным в действующих инструкциях.

С этой целью были детально проанализированы должностные инструкции всех сотрудников ООО “СтальПро” [2] и составлена матрица распределения должностных обязанностей. Фрагмент шаблона матрицы, использованной для описания, представлен на рис. 2. По горизонтали приведены должности всех сотрудников организации, а по вертикали – их должностные обязанности.

Шаблон матрицы распределения должностных обязанностей (фрагмент)

Анализ матрицы позволил выявить следующее.

1. Должностные инструкции работников недостаточно полно и четко отражают их обязанности, права и ответственность и имеют скорее формальный, чем регламентирующий характер. Об этом свидетельствует, например, что коммерческий директор участвует в подготовке приказов, распоряжений, инструкций, но ни у кого из других руководителей нет обязанности издавать эти документы. Другой пример: начальник отдела кадров “контролирует состояние трудовой дисциплины”, тогда как исполнительный директор “отвечает за соблюдение трудовой дисциплины”. Полагаем, что должно быть наоборот.

Читайте также:  Как узнать есть вредный трудовой стаж

2. Высока частота дублирования функций у ряда сотрудников. В частности, должностные инструкции ведущего, старшего бухгалтеров и бухгалтера практически повторяют друг друга, отличаясь лишь в одном-двух пунктах.

С помощью анкетирования и интервьюирования сотрудников, а также на основе собственного наблюдения были составлены еще две матрицы распределения обязанностей: на основе ответов работников и на основе собственных наблюдений.

Анализ этих матриц позволил выявить следующее.

1. Несмотря на знание своих прямых обязанностей, многие сотрудники не всегда умеют отличить их от обязанностей других работников и зачастую расширяют их круг. Так, например, 22% менеджеров организации считают своей обязанностью “формирование стратегии”, а 28% – “финансовой политики организации”.

2. Довольно часто имеет место дублирование функций, особенно среди высшего руководства. Так, по наблюдениям было выявлено, что все руководители контролируют кадровую политику и работу групп продаж.

3. У некоторых сотрудников отмечено несоответствие статуса должности по штатному расписанию реально выполняемым обязанностям.

Словарь кадрового делопроизводства. Разделение труда в организации – обособление различных видов работ по технологическим, квалификационным и функциональным признакам.

Функциональное разделение труда – расчленение труда в зависимости от характера участия исполнителей в процессе производства. При этом различают основных и вспомогательных рабочих, специалистов, руководителей, технических исполнителей.

Технологическое разделение труда – разделение труда на ряд последовательно выполняемых процессов или видов работ.

На основании полученных данных был разработан план по совершенствованию системы разделения труда в ООО “СтальПро”. Он включал следующие пункты.

1. На основании анализа должностных обязанностей определить круг обязанностей сотрудников.

2. Пересмотреть существующие должностные инструкции и привести их в соответствие с реально выполняемыми обязанностями.

3. Для улучшения работы подразделений и их взаимодействия друг с другом разработать положения о подразделениях.

В ходе реализации данного плана были разработаны: обобщающая матрица распределения обязанностей, новые инструкции для следующих должностей: менеджер, экспедитор, начальник отдела продаж – и ранее отсутствующие положения о двух основных подразделениях организации: положение об отделе продаж и положение об экспедиционном отделе.

На рис. 3 представлен алгоритм составления обобщающей матрицы для конкретной должности. Как видно, он состоял из трех этапов, на каждом из которых анализировались определенные показатели из всех трех матриц.

Алгоритм составления обобщающей матрицы для конкретной должности

На первом этапе выделялись те обязанности, которые полностью совпадали во всех трех матрицах. Все они были включены в обобщающую матрицу. На втором этапе рассматривались те обязанности, которые отмечали сами сотрудники и мы в своих наблюдениях, но которые не содержались в действующих должностных инструкциях. Они также были включены в обобщающую матрицу. На третьем этапе рассматривались те обязанности, которые содержались лишь в какой-либо одной из составленных матриц. Как оказалось, такие обязанности содержались лишь в матрице, заполненной самими сотрудниками. На основе детального анализа каждого пункта обязанностей принималось решение о необходимости его включения в обобщающую матрицу. Большинство обязанностей, проанализированных на третьем этапе, в окончательный вариант – обобщающую матрицу – не вошли.

Обобщающая матрица позволила наиболее полно и точно отразить обязанности, которые выполняются работниками, занимающими ту или иную должность. Она может использоваться как самостоятельный регламентирующий документ, а также служить основой для пересмотра и составления должностных инструкций.

Пересмотр должностных инструкций

Разработка работающей должностной инструкции – это кропотливый труд, осложняющийся тем, что нормативная и методическая база создания этого документа в нашей стране практически отсутствует.

При пересмотре должностных инструкций ряда сотрудников ООО “СтальПро” использовались такие методы, как наблюдение, индивидуальное собеседование, существующие записи. Новые должностные инструкции составлялись на основе обобщающей матрицы распределения обязанностей и анализа современной литературы [1, 3, 5, 6]. Кроме того, использовались данные такого документа, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих [4], который в настоящее время является практически единственным нормативным документом, регламентирующим составление должностных инструкций [7].

При написании данного документа мы соблюдали также определенные правила.

1. Описывать обязанности, начиная предложение глаголом, обозначающим действия работника, употребленным в настоящем времени.

2. Быть точными, использовать минимальное количество слов, избегать повторов.

3. Всегда различать прямую ответственность за непосредственное исполнение задач и управленческую ответственность, состоящую в контроле, надзоре за их исполнением другими.

С учетом вышеизложенного нами были пересмотрены и составлены вновь должностные инструкции для экспедитора, менеджера и начальника отдела продаж.

Новые должностные инструкции позволили четко определить место и значение конкретной должности в структуре организации. Они содержат информацию, которая может быть реально использована в процессе управления персоналом: при подборе, при введении в должность (в период адаптации), при оценке сложности работ и формировании компенсационных пакетов, для оперативного управления, для выявления потребности в обучении и при аттестации персонала.

Разработка положений об отделах

Не менее важным локальным нормативным документом наряду с должностной инструкцией является положение о структурном подразделении. Этот документ определяет порядок создания подразделения, его структуру, задачи, права, обязанности и ответственность, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями.

Нормативная и методическая база создания положений также несовершенна, как это было отмечено выше в отношении должностных инструкций. Законодательством не установлены ни требования к положениям о структурных подразделениях, ни правила их разработки. В силу этого каждое предприятие самостоятельно решает, что и как должно быть отражено в этих локальных нормативных актах.

В состав ООО “СтальПро” входят два основных отдела: отдел продаж и экспедиционный отдел. Именно от их работы напрямую зависит эффективность функционирования всей организации в целом. Отсутствие у данных структурных подразделений таких важных регламентирующих документов, как положения об отделах, не может не сказываться на их работе. Поэтому было принято решение начать разработку положений о подразделениях именно с данных отделов.

Процесс составления положений состоял из нескольких этапов. На первом этапе происходил сбор необходимой информации. При этом использовались те же методы, что и при составлении должностных инструкций: наблюдение, интервьюирование, изучение существующих документов и анализ современной литературы [1, 8].

Словарь кадрового делопроизводства. Матрица (схема) функционального разделения должностных обязанностей формируется матричным способом с применением символов (индексов) для обозначения степени участия того или иного подразделения в выполнении данной функции. Принятые в схеме индексы имеют следующее значение: О – отвечает за выполнение функции, обобщает результаты, организует ее выполнение; П – представляет предложения, информацию, необходимую для выполнения данной функции; У – участвует в обсуждении и подготовке отдельных вопросов по выполнению данной функции; С – согласовывает подготовленный документ или отдельные вопросы по данной функции; Р – принимает решения (утверждает, подписывает документ).

На втором этапе был проведен тщательный анализ собранной информации, определена структура будущего документа. Мы сочли целесообразным включить в состав положений следующие разделы: “Общие положения”, “Цели”, “Задачи”, “Функции”, “Взаимодействие с другими подразделениями”, “Права”, “Ответственность”.

Третий этап заключался в написании текста положений.

И наконец, в заключение был составлен лист согласования, в котором помимо фамилий должностных лиц, утверждающих данный документ, мы посчитали необходимым указать фамилии руководителей тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение. На мой взгляд, это поможет избежать неточностей в формулировках взаимоотношений соответствующих структур, дублирования функций.

В разработанных положениях об отделах содержится полная и четкая информация о правах, обязанностях и ответственности подразделений, а также порядке их взаимодействия друг с другом. На мой взгляд, их внедрение в практику поможет разрешить большинство из возникающих в организации конфликтных ситуаций. Кроме того, их применение позволит более полно и обоснованно оценивать результаты труда всего коллектива подразделения и вклад отдельных работников, принимать решения о моральном и материальном стимулировании сотрудников.

Эффективность регламентирующих документов

Разработанные регламентирующие документы соответствуют реальным условиям конкретной организации на данном этапе ее деятельности. Подтверждением этого служит тот факт, что уже на стадии сбора информации было зарегистрировано снижение конфликтных ситуаций. Это было обусловлено проведенной в ходе интервьюирования и собеседования разъяснительной работой об обязанностях, месте и роли каждого сотрудника в организации.

В заключение отметим, что новые регламентирующие документы были одобрены как сотрудниками, так и руководством компании. В настоящее время принято решение о пересмотре должностных инструкций для остальных работников и составлении положений о других подразделениях.

Хочется надеяться, что внедрение в практику всех вновь разработанных документов станет важным инструментом как для управления персоналом, так и для эффективного функционирования компании в целом.

1. Артемов О.Ю., Архипова Н.И., Ермакова И.Н., Овчинникова Н.В. Теория и практика работы с кадрами: Учеб. пособие. М.: РГГУ, 2007. 789 с.

2. Должностные инструкции. М. (Машинопись.)

3. Должностные инструкции. Общие положения: Материалы подготовлены группой консультантов-методологов АКГ “Интерком-Аудит”. Электрон. дан. – Режим доступа: /article/dolzhnostnye-instrukcii-obshchie-polozheniya

4. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. 4-е изд., испр. М.: Омега-Л., 2007.

5. Пивень Е. Разработка должностных инструкций в крупной компании: HR-Portal [Электронный ресурс]. Электрон. дан. [2007]. Режим доступа: /node/1868.

6. Тыртова Т., Смирнова Е. Разработка должностных инструкций для ФЭС. [Электронный ресурс]. Электрон. дан. Режим доступа: /article/razrabotka-dolzhnostnyh-instrukciy-dlya-fes.

7. Управление персоналом: регламентация труда: Учеб. пособие / А.Я. Кибанов, Г.А. Мамед-Заде, Т.А. Родкина. 3-е изд., перераб. и доп. М.: Изд-во “Экзамен”, 2003. 480 с.

8. Щур Д.Л., Труханович Л.В. Положения об отделах. Положение о структурном подразделении. Кадровый менеджмент. [Электронный ресурс]. Электрон. дан. – Режим доступа: /article/polozheniya-ob-otdelah-polozhenie-o-strukturnom-podrazdelenii-polozhenie-o-strukturnom

О.Кашковская Менеджер по персоналу ООО “СтальПро”

Подписано в печать 12.10.2009 “Кадровик. Кадровое делопроизводство”, 2009, N 11

Ссылка на основную публикацию