07.07.2021

Транспортная накладная

Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа

Коносамент является одним из основных учетных документов, используемых компаниями, работающими в транспортной отрасли, а также теми, кто использует транспортные средства для собственных нужд. Транспортные средства могут быть арендованы, а также личные. Разберем нюансы заполнения накладной с учетом изменений 2022 года.

Внимание! Этот документ можно скачать в программе КонсультантПлюс.

Роль документа

Коносамент должен быть оформлен индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами. Этот документ решает одновременно несколько проблем. Это связано с тем, что в нем сохраняется вся важная информация, связанная с эксплуатацией автомобиля, в том числе

его техническое состояние; пройденные километры; режим работы водителя; движения, выполняемые во время смены; расход горюче-смазочных материалов и др.

На основе всех этих данных осуществляется контроль использования транспортного средства и работы водителя, а также в бухгалтерии компании рассчитывается заработная плата водителя, механика и диспетчера.

Коносамент заполняется на различный транспорт: легковые, грузовые, а также спецтехнику, строительную технику.

Что должен иметь при себе водитель

У каждого водителя при выполнении работы необходимо иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

Водительское удостоверение (с соответствующей категорией разрешения); документы на автомобиль (если есть прицеп – его тоже нужно зарегистрировать); Сопроводительные документы на товары в пути (коносамент и др.); При необходимости – специальное разрешение на перевозку специальных грузов; Накладная.

Кто заполняет бланк

За ведение накладной обычно отвечает руководитель подразделения, бухгалтер, диспетчер или другой сотрудник (в некоторых случаях руководитель организации выдает эти документы сам).

Внимание! Водителям не должно быть разрешено заполнять накладные.

Задача водителя для правильного заполнения накладной – только подписать квитанцию о приеме и выдаче машины по окончании смены, а также отметить выполненные вывозы.

Транспортная накладная выдается водителю под расписку, а обязательным условием ее получения является подача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях коносамент может быть выдан не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, в случае перевозки на дальние расстояния).

Особенности заполнения листа

С введением новых требований в 2022 году компании должны будут заполнить существующие формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78, или разработать свои собственные. Формы, которые будет использовать организация, должны быть определены в учетной политике.

Документ должен храниться в бумажном (распечатанном) виде, информацию вводить ручкой любого темного цвета (не использовать другие пишущие средства – фломастеры, карандаши и т. Д.)

Избегайте пятен и ошибок при заполнении накладной. В случае ошибки лучше заполнить новую форму, но если это невозможно, очень тщательно исправьте неверные данные. Вы можете стереть их с помощью корректора или вычеркнуть их и ввести правильную информацию вверху (пометив ее как «верно после исправления»). Все изменения должны быть подтверждены подписью лица, которое их внесло.

После формы коносамента он должен быть подписан ответственными лицами, а также подтвержден печатью предприятия (при условии, что использование печати для подписания таких документов зафиксировано в учетной политике компании).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о том, в каком порядке вы вводите в него информацию.

Анкета заполняется ответственным лицом перед выездом автомобиля из СТО. Карточку подписывают: механик, контролирующий техническое состояние транспортного средства, врач, удостоверяющий физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный сотрудник.

Важный! В период, для которого выдается транспортное письмо, автомобиль может использоваться несколькими драйверами. В этом случае вы можете открыть несколько листов: для каждого драйвера для одного автомобиля.

Как заполнить путевой лист

Информация о завершении транспортных писем содержится в порядке № 368 министра транспорта 11 сентября 2022 года. Этот документ заменил предыдущее положение 152 от 18 сентября 2008 года.

В качестве примера мы рассмотрим транспортное письмо на легковом автомобиле (изменили равномерную форму 3). Наша форма и шаблон уже содержат новые обязательные данные с 2022 года.

Таким образом, лист вводится в порядке:

Номер серии и листа. Дата выпуска документа. Информация о владельце автомобиля. В случае юридических лиц, пожалуйста, укажите: имя, правовую форму, адрес, номер телефона, PSRN. Для IE – имя и фамилия, адрес корреспонденции, номер телефона, садинец. Имя организации, которая сделала документ и его адрес. КОД ОКПО. Данные о сроке действия транспортного письма: дата, месяц, год. Это период, в котором можно использовать транспортные средства в соответствии с этой каретой. Письмо передачи может быть выпущено в течение нескольких дней (с длинным маршрутом) – вы должны выбрать дату и конец рабочего периода. Информация о перевозке. Эта деталь вводится с 2022 года. Детали его заполнения ниже. Марка машины (если автомобиль зарубежен, модель может быть вписана в русской транскрипции) и другой информацией об этом (цифры и т. Д.). Выберите на контроле технического состояния автомобиля перед вождением. Эта запись была также представлена с 2022 года. Информация водителя: имя и фамилия, номер водителя, номер водительских прав, класс вождения. Введите информацию с карты регистрации, если драйвер будет лицензирован. Он также содержит информацию о медицинских экзаменах – до и после.

Кроме того, введите информацию о порядке, выпущенном для текущего изменения. На этом этапе следует отметить, что

Кто ровно выпустил заказ: структурное подразделение и название компании; адресс доставки; Час вылета из гаража (в часах и минутах); Механик и подписи водителя.

После поездки следует отметить время возврата к парковке, периодам ожидания, времена бездействия, распределения путешествий и т. Д. И вся эта информация должна быть подтверждена подписью водителя.

На правой стороне документа:

Во-первых, техническое состояние транспортного средства во время отправления: указание метра километров, сертификат способности работать с механиками и подписи водителя, бренд и топливный код; Затем, после возврата автомобиля, расход топлива указан подробно (служба топлива или топливо и смазки): сколько было выпущено в соответствии с квитанцией топлива (в литрах), сколько было в танке при выходе из семинара и возвращением, носить (нормально и фактически) и информацию с экономией или превышениями; Затем значения измерителя измерителя вводятся, и механик снова сертифицирует все время.

На обратной стороне транспортной буквы, введена информация о переходах, выполняемых во время рабочих изменений (по порядку). Это написано здесь:

Адрес, с которого автомобиль уехал; судьба; Час вылета и возвращения; Побежденный километр; Подпись водителя.

Наконец, форма заполняется бухгалтером, который вычисляет количество фактически работающих часов, а расстояние, пройденное и на этом основании оплачивает драйвер вознаграждения.

Подробнее о новых реквизитах 2022 года

Обновленные правила для завершения транспортных писем, которые также включают в себя список новых требований, изложены в применении Министерства транспортировки Российской Федерации 11 сентября 2022 г. № 368. Их срок действия с 1 января 2022 по 1 января, 2027.

Сведения о перевозке

Тип связи и тип транспорта должны быть выбраны здесь. Эта информация дана в искусстве. 4 и 5 Федерального закона 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, но Министерство транспорта отвечало на это в письменном виде от 3 марта 2022 года. № DZ-468-PG и отметил, что организация должна указать один из следующих типов в графе «Вид транспорта».

регулярная перевозка пассажиров и багажа; перевозка пассажиров и багажа по запросу; организованный транспорт для группы детей; перевозка пассажиров и багажа на такси; транспорт для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2022 года в накладной обязательно должна быть указана марка автомобиля или другого транспортного средства, а также прицепа (при наличии). Раньше достаточно было указать тип автомобиля и его модель.

Здесь также следует ввести показания одометра при выезде со стоянки и заходе на нее после окончания смены. Вводятся только полные километры.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Специалист по техническому контролю транспортного средства в штатном состоянии должен внести в лист: «Допуск на очередь разрешен» и заверить его своей подписью.

Врач на выездной карте должен не только расписаться за удовлетворительное состояние водителя, но и назначить лекарства:

Перед отъездом: «прошел медицинский осмотр перед отъездом, допущен к исполнению служебных обязанностей»; после возвращения из смены после осмотра: «медицинский осмотр автотранспортных средств завершен».

Если в протоколе указано несколько водителей, для каждого из них делается отметка.

Можно ли обойтись без путевого листа?

Поскольку коносамент является одним из основных учетных документов, его использование обязательно. Если организация не заполнит этот документ, она может столкнуться с административными санкциями в виде штрафа в случае проведения выездной налоговой проверки.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат довольно длительному сроку хранения. Коносамент не исключение. После завершения и проведения всех бухгалтерских операций эти документы должны храниться в недоступном виде не менее пяти лет или в течение периода, указанного во внутренних нормативных документах организации.

О журнале учета путевых листов

С 2022 года организация имеет право хранить такие документы как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие расширенной квалифицированной подписи.

Образцы и бланки документов

В перечень включены избранные формы накладных как для юридических лиц, так и для индивидуальных предпринимателей. Все формы утверждены нормативными документами Госкомстата и Минтранса.

Помимо общего описания и порядка заполнения, формулы в форматах Word и Excel доступны для бесплатной загрузки. Бланки сгруппированы по типам транспортных средств и характеру учета.

Путевые листы

Путевые листы легковых автомобилей

Они используются для отображения данных о пробеге автомобиля, показаниях остатков и расходе топлива по маршруту. Организации используют форму № 3. Форма ПЛ-1 предназначалась для индивидуальных предпринимателей, но впоследствии была упразднена. Форма 16 используется подразделениями Министерства обороны.

Путевые листы грузовых автомобилей

Дополнительно отражаются данные о перевозимых грузах, времени работы и клиентах. Счета по форме 4-C выставляются по времени, а по форме 4-C – по частям.

Путевые листы пассажирского автотранспорта

Карта общественного автобуса. Специальная форма 6. Список автобуса. Форма 6 Накладная на автобус ИП. Форма ПА-1 Список дорожных такси. Форма 4

Путевые листы специальных автомобилей

Список дорог для спецтехники. Спецтехника формы 3. Транспортная накладная на трактор. Форма 412-АПК

Путевые листы строительной техники

Применяется для регистрации работы строительных машин и механизмов.

Прочее

Накладные индивидуального предпринимателя (ИП) на борту. Журнал накладных. Форма 8 Коносамент (B / L). Форма 1-Т

Документы по учету топлива

Документы, необходимые для отражения ГСМ в бухгалтерском учете.

Учет автотранспорта

Договоры

Договор лизинга автомобилей Автомобиль уезжает соглашение между юридическими лицами Договор аренды автомобиля между юридическим лицом Договор аренды грузовика Соглашение на бесплатное использование автомобиля Продажи автомобилей и договоренности о покупке Договор на ремонт автомобиля Перевозка автомобиля для транспортных людей Соглашение

Производственный журнал автомобилей Указ о назначении диспетчера при выдаче механических транспортных средств Указ о назначении лица, ответственного за проведение автомобильного транспорта

Регистрация

Запрос на дорожную полицию для регистрации автомобиля Приложение для чтения автомобиля Запрос на автомобиль разборка от государственной дорожной полиции Заявление о продаже автомобиля

Прочее

Закон о принятии операторов автомобилей Регистр транспортных средств Доверенность для управления транспортными средствами

Учет работы водителей

Должностные инструкции

Описание рабочей позиции водителя Спецификация водителя автобуса на рабочем месте Спецификация водителя грузовика работает Ваше описание рабочей позиции. Водитель автомобиля. Описание рабочего места Описание водителя водителя Описание рабочей позиции экспедитора

Приказы

Описание рабочей позиции водителя в автомобиле Декларация о передаче водительского автомобиля Декларация о принятии водительского автомобиля

Договоры

Договор на водители медицинские осмотры перед вождением Соглашение о существенной ответственности водителя Соглашение на работу с водителем Соглашение на работу с водителем

Журналы и инструкции

Инструкции по технике безопасности работы водителя Учебный журнал для водителей по безопасности дорожного движения Дневник медицинских экзаменов водителей перед изменением Журнал нарушений правил дорожного движения по водителям