Первоначальный отчет

Первоначальный отчет

Форма АО-1. Авансовый отчёт

Авансовый отчет составляется, когда сотрудники компаний и организаций получают от бухгалтерии определенную сумму денег на расходы, связанные с их профессиональной деятельностью.

Внимание! Этот документ можно скачать с сайта КонсультантПлюс.

Чаще всего это расходование средств на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственной деятельностью компании (покупка канцелярских товаров, офисной бумаги, мебели и т. Д.). Однако, прежде чем расходовать средства, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или распоряжение от директор компании, который уточнит точную сумму и назначение первоначального взноса.

После того, как расходы произведены, сотрудник, получивший деньги, должен вернуть остаток в кассу компании или, в случае перерасхода, забрать излишек из кассы. Именно на этом этапе составляется документ под названием «Авансовый отчет».

Как подтверждать расходы

Просто вернуть остаток денег наличными своему бизнесу нельзя. Необходимо предоставить специалистам бухгалтерии документы, подтверждающие выплату зачисленных денежных средств на те цели, на которые они были предоставлены. В качестве такого доказательства, в первую очередь, имеются кассовые чеки и квитанции о покупках, квитанции, билеты на поезд, бланки и т. Д. Все вышеуказанные документы должны содержать четко читаемые данные, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день не существует единого, строго обязательного шаблона отчета, но большинство бухгалтеров, как и раньше, предпочитают использовать ранее общепринятую форму. Это и понятно: в нем вся необходимая информация, в т. ч.

    информация об организации, выдавшей деньги, сотрудник, получивший его, точная сумма денег, цель использования денег. Здесь также отражаются понесенные расходы вместе с сопроводительными подтверждающими документами. Кроме того, в отчете отображаются подписи сотрудников бухгалтерии, которые израсходовали деньги и приняли остаток, и сотрудника, на которого были зарегистрированы зарегистрированные средства.

Штамповать документ не нужно, так как это элемент внутреннего документооборота в компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как и раньше, и индивидуальные предприниматели имеют полное право не использовать штампы и штампы для подтверждения бумаг.

Документ создается в одном подлинном экземпляре и нет необходимости откладывать его завершение – по закону он должен быть оформлен максимум через три дня после израсходования денег.

Читайте также:  Как сделать бесплатную операцию в Москве

Поскольку предварительный отчет касается основных бухгалтерских записей, к его заполнению следует подходить очень осторожно и следует избегать ошибок. В тех случаях, когда этого не избежать, лучше заполнить новую форму.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важность документа, его доработка не представляет большого труда.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги, являющиеся предметом отчета.

Вначале вводится название компании и вводится ее код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным документам компании. Затем вводится номер бухгалтерского отчета и дата его составления. Слева оставлено несколько строк для утверждения директором компании: здесь, после заполнения всего отчета, директор должен будет прописать сумму, поставить свою подпись и дату утверждения документа. Далее предоставляется информация о сотруднике: структурное подразделение, к которому он принадлежит, рабочий номер, фамилия, имя, отчество, должность и назначение аванса.

Кроме того, документ содержит две таблицы.

В левой таблице бухгалтер вводит информацию о потраченных средствах, в частности, общую сумму и валюту, в которой они были выпущены (если используются единицы иностранной валюты). Ниже вводится сумма остатка или овердрафта.

Бухгалтер вводит правильную таблицу. Сюда вводится информация о бухгалтерских счетах и ​​транзакциях, в частности о субсчетах, на которые влияют деньги, и о конкретных суммах.

Под таблицей указано количество приложений к авансовому отчету (т. е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всей необходимой информации, отчета и приложенных к нему документов главный бухгалтер должен поставить галочку и в соответствующем поле (прописью и цифрами) ввести утвержденную сумму для отчета.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также информация об оставшихся или излишне потраченных денежных средствах – в соответствующие ячейки, конкретная сумма и кассовый чек, который передается. Кассир, получивший остаток или завышенные расходы, также подписывает документ.

На обратной стороне предварительного отчета вы найдете информацию обо всех приложенных к нему документах: это

    полный их список с деталями, датами выдачи, именами, точной суммой каждого расхода (выставленного и зарегистрированного) а также номер субсчета, на котором они записаны.
Читайте также:  Агентство ликвидации долгов

Поселенец должен расписаться под таблицей, которая подтвердит правильность введенных данных.

В последней части (отрезная часть) – квитанция от бухгалтера, которому бухгалтер предоставил документы, подтверждающие расходы. Он должен содержать

    имя, фамилия, отчество работника номер и дата отчета сумма расходов (прописью), а также количество документов, подтверждающих понесенные расходы.

Затем бухгалтер должен поставить свою подпись и дату составления документа под документом и передать эту часть сотруднику, подавшему отчет.

Образец заполнения авансового отчета в 2020 – 2021 годах

    Подготовка расширенного отчета: общие принципы Как правильно заполнить авансовый отчет Предварительные отчеты 2020-2021: где вы можете посмотреть пример и скачать бесплатную схему заливки Полученные результаты

Оформление авансового отчета: общие правила

Общие правила заполнения авансового отчета следующие:

С 30.11.2020 данный отчет составляется в количество рабочих дней, указанное в правовых актах местного работодателя, с момента:

    истечение срока, за который расходуются средства, указанного в заявлении сотрудника о выделении средств по отчету; вернуться к работе, если срок, на который были потрачены деньги, истек во время болезни или отпуска работника; возвращение сотрудника из командировки.

С 30.11.2020 требование о трехдневном сроке представления отчетности исключено Постановлением Банка России от 10.05.2020 № 5587-У. Какие еще нововведения в порядке учета наличных денежных средств операции вступили в силу, рассказали специалисты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе K + и бесплатный доступ к комментариям экспертов на постановление ЦБ от 5 октября 2020 г. № 5587-У.

Сотрудник может быть оштрафован за превышение срока.

Отчет составляется по стандартизированной форме АО-1 или по форме, принятой в организации.

Наполняется совместными усилиями сотрудника и бухгалтера. Утверждается менеджером. Документы, подтверждающие расходы сотрудника – квитанции, счета, билеты и т. Д., Являются обязательными в качестве приложений к отчету.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет можно разделить на 3 части:

    Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. В нем отражаются данные документа (его номер и дата), информация об организации и расчетном лице, выданный ему аванс, сводная информация о потраченных средствах и бухгалтерские счета, отражающие их движение и списание, как а также сведения о выдаче сотруднику излишка или получении от него неиспользованной суммы авансовых платежей. Вторая часть – это отрывная квитанция для аудита. Бухгалтер заполняет его, отрезает и возвращает бухгалтеру. Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется массово. Расчетный работник вносит данные из документов, подтверждающих расходы и размер расходов «в соответствии с отчетом». Бухгалтер записывает сумму, принятую к проводке, и счет бухгалтерского учета, к которому будет «прикреплен» расход.
Читайте также:  Нужна ли виза в тиват

Отчет подписывается сотрудником, бухгалтером и главным бухгалтером. Затем отправляется на согласование менеджеру – соответствующий штамп стоит на первой странице документа.

Авансовый отчет может быть подготовлен не только в бумажном, но и в электронном виде.

Комментарий по заполнению авансового отчета подготовлен экспертами КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и следуйте инструкциям.

Авансовые отчеты в 2020 – 2021 годах: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

В 2020 году (как и в 2019 году) изменений в составе авансовых отчетов не было – этот документ по-прежнему является обязательным. Если авансовый отчет оформляется в электронном виде, необходимо использовать электронную подпись всех сотрудников, участвующих в его заполнении (письмо Минфина от 20 августа 2015 г. № 03-03-06 / 2/48232). .

На нашем сайте вы можете найти пример и шаблон того, как заполнить авансовый отчет. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 рублей на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов нет. Покупка была совершена в тот же день, но отчет сотрудник подал на следующий день, 22 января.

Сотрудник потратил всего 18 950 руб. (покупка не облагалась НДС, так как продавец использует упрощенную систему налогообложения). Неиспользованные денежные средства в размере 1 050 рублей были возвращены кассиру сразу после сдачи отчета в бухгалтерию.

Вот пример авансового отчета для этой ситуации.

Итоги

Заполнение авансового отчета требует сотрудничества бухгалтера и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого операции отражаются в бухгалтерских книгах.

Дополнительные материалы по расчетам с ответственными лицами можно найти в статьях:

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ссылка на основную публикацию
×
×